Udvalget for Fællesskab - Dagsordener og referater

Beslutningstema

Udvalget for Fællesskab skal tage stilling til, om ansøgning fra Glud Museum på kommunalgaranteret lån på 7,575 mio kr til etablering af ny kombineret magasin- og museumsbygning skal oversendes til budgetforhandlingerne.

Økonomi

For at den kommunale lånegaranti ikke skal påvirke kommunens låneramme, skal Hedensted Kommune deponere et tilsvarende beløb i op til 25 år jfr. lånebekendtgørelsen § 6. Det deponerede beløb fragår kommunens likviditet opgjort efter kassekreditreglen.

Hedensted Kommune har samlet deponeringer for 23,1 mio. kr for garantier for lån optaget af idræts- og svømmehaller samt overskud på forsyningsvirksomheder.

De sidste år har der været en stor stigning i efterspørgslen af kommunale lånegarantier, hvilket betyder, at der samlet for 2021-2024 er givet kommunal lånegaranti for 799,3 mio. kr.

I alt har Hedensted Kommune givet kommunal lånegaranti for 1,8 mia. kr.

Lånet optages som en byggekredit, der ved anlægsregnskabets afslutning konverteres til et serie-, annuitets- eller indekslån med en løbetid på maksimalt 30 år.

Deponeringen på 7,575 mio. kr vil, såfremt ansøgningen godkendes, indgå i budgetlægningen for 2025.

Økonomi har ingen yderligere bemærkninger til de økonomiske aspekter.

Historik

Glud Museums ansøgning om kommunalgaranteret lån til et nyt magasin blev behandlet den 6. juni 2023, hvor det blev besluttet, at ansøgningen om kommunalgaranteret lån på 7,575 mio. kr og deponeringen på 7,575 mio. kr blev oversendt til budgetforhandlingerne for budget 2024. Ansøgningen kom ikke i betragtning ved budgetforhandlingerne for 2024.

Sagsfremstilling

Glud Museum fik i 2020 et statsligt påbud fra Slots- og Kulturstyrelsen om at bedre opbevaringen af museets cirka 30.000 museumsgenstande, så de lever op til lovkrav om klimastyring. I dag er genstandene blandt andet placeret i en utæt rød udstillingshal og i Konserveringscenter Vejle, som Glud Museum meddeler er en dyr og uhensigtsmæssig løsning.
Hvis museet ikke lever op til påbuddet, risikerer museet at miste statstilskud på 1.6 mio. kr og statsanerkendelse.

Glud Museum ønsker på den baggrund at opføre en ny magasin- og museumsbygning og ansøger om et kommunalgaranteret lån på 7.575 mio. kr. Midlerne skal dække dele af udgifterne til etablering af af nyt magasin samt fungere som egenfinansiering ved fondsansøgninger til større nationale fonde, hvor der skal ansøges om midler til den del af bygningen, der vedrører borgerrettede aktiviteter. Det samlede projekt forventes at beløbe sig til 14 -16 mio. kr.

Den nye museumsbygning skal både rumme de statsligt påkrævede magasinforhold, åbne magasiner, museumsbutik og opholds- og undervisningsfaciliteter. Glud Museum forventer, at de nye faciliteter og tilbud, vil skabe flere gæster og øget egenindtjening, særligt uden for sommersæsonen, hvor der vil kunne være aktiviteter i opvarmede lokaler. Det nye magasin på ca. 600 m2 vil kunne huse hele museets nuværende samling, samt en årlig udvidelse af samlingen med ca. 20 m3 over de næste 30 år.

Lejen af ekstern magasinplads er i dag og i fremtiden en stor udgiftspost i Glud Museums budget. Glud Museum vurderer, at etablering af eget magasin efter 5 - 7 år vil være en billigere løsning end at leje eksternt magasinplads. I årene frem til 2057 øges den årlige besparelse. Når lånet efter 30 år er betalt tilbage, forventes den årlige besparelse at være 1.310.133 kr.

Museet vil påbegynde fondsansøgningsfasen primo 2025 og forventer at påbegynde byggefasen i 2. halvår af 2026. Ny magasin- og museumsbygning forventes at kunne tages i brug i 1. halvår af 2028.

Når lånet er tilbagebetalt, vil Glud Museum fremover have udgifter til drift og vedligehold. Glud Museum varetager inden for eget budget finansiering af byggeproces, omkostninger i forbindelse med det kommunalgaranterede lån samt drift og vedligehold af det nye kombineret magasin- og museumsbygning. Museet forventer, at den sparede lejeudgift til eksternt magasin og øget egenindtjening kan finansiere omkostningerne. I de seneste regnskabsår har museet årligt hensat væsentlige beløb til museumsudvikling. Senest er der i regnskab 2023 hensat 600.000 kr, hvoraf halvdelen er reserveret til forskning. Der er derfor god økonomisk balance i den nuværende drift.

Helle Ingerslev, ny leder af Glud Museum, deltager ved punktet.

Forvaltningen indstiller,

Bilag

• BILAGBilag 1 - Ansøgning om kommunalgaranteret lån til komb. magasin- og museumsbygn. - Glud Museum
• BILAGBilag 2 - Tidsplan for byggeprojekt
• BILAGBilag 3 - Sammenligning af udgifter til at leje og eje.

Beslutningstema

Udvalget for Fællesskab skal tage stilling til Hedensted Kommunes ønsker til fremtidig organisering af Hjarnø Færgefart.

Økonomi

Ingen bemærkninger

Historik

• 25. oktober 2023; anskaffelse af ny færge og fremtidig organisering af Hjarnø Færgefart behandlet på temamøde i Kommunalbestyrelsen.
• 9. april 2024; dialogmøde mellem Udvalget for Fællesskab, repræsentanter for Hjarnø Beboerforening og bestyrelsen for Hjarnø Færgefart.

Der har over det sidste halve år været forskellige uformelle drøftelser om færgefartens fremtid, hvilket har skabt uro på Hjarnø omkring færgefarten. Med denne sag kan Udvalget for Fællesskab, på vegne af Hedensted Kommune, give en klar udmelding omkring Hedensted Kommunes indtilling til organiseringen af færgefarten og dermed skabe ro om driften i Hjarnø Færgefart.

Sagsfremstilling

Hjarnø Færgefart er en selvejende institution, hvor den øverste myndighed er bestyrelsen. Forholdet mellem Hjarnø Færgefart og Hedensted Kommune reguleres i den driftsaftale, der er indgået mellem parterne.

Driftsaftalen indeholder blandt andet bestemmelser om økonomi, ekstraordinære nedbrud, ny færge, samarbejde og information samt opløsning af den selvejende institution, § 9. stk 8.

Det fremgår af vedtægterne, at organisering af færgefarten til Hjarnø skal aftales mellem Hjarnø Beboerforening og Hedensted Kommune.

En ny organisering den selvejende virksomhed skal godkendes af Hedensted Kommunalbestyrelse og Hjarnø Beboerforenings generalforsamling.

Spørgsmålet om en ny organisering kan blive relevant den dag, beboerne på Hjarnø ikke længere kan løfte bestyrelsesopgaven, eller den dag, hvor færgen skal udskiftes eller renoveres med større økonomiske udgifter til følge. Dette er ikke tilfældet for nuværende, hvilket undersøttes af dialogen på mødet mellem parterne omkring færgefarten 9. april 2024. Derfor anbefaler forvaltningen, at den nuværende organisering fastholdes.

På dialogmødet den 9. april 2024 fremkom ønsket om et årligt statusmøde om færgefarten med videre mellem repræsentanter for Hjarnø Beboerforening, bestyrelsen for Hjarnø Færgefart og Udvalget for Fællesskab. Forvaltningen anbefaler, at Hedensted Kommune faciliterer et årligt statusmøde mellem parterne, så der sikres et anker for den gode dialog om færgefarten mellem parterne.

Teamleder Lars Oksbjerre deltager i behandling af punktet.

Lovgrundlag

·         Bekendtgørelse af lov om færgefart; LBK nr 915 af 27. august 2008

·         Vedtægter for Hjarnø Færgefart - vedlagt som bilag 1.

·         Driftsaftale mellem Hedensted Kommune og den selvejende institution Hjarnø Færgefart – vedlagt som bilag 2.

Forvaltningen indstiller,

Bilag

• BILAGBilag 1 - Vedtægt for Hjarnø Færgefart 2020
• BILAGBilag 2 - Driftsaftale i perioden 1. januar 2023 til 31. december 2027.pdf

Beslutningstema

Udvalget for Fællesskab skal tage stilling til Hedensted Centrets ansøgning om ekstraordinært tilskud.

Økonomi

Kommunalbestyrelsen godkendte den 24. april 2024 årsregnskabet for 2023 og overførsler fra 2023 til 2024. Af overførsler er der reserveret 2,5 mio. kr til ekstraordinært tilskud til svømmehaller.

Økonomi har ikke yderligere bemærkninger vedrørende de økonomiske aspekter.

Historik

Kommunalbestyrelsen besluttede den 25. november 2020 at godkende et kommunalgaranteret lån på 21,3 mio. kr og en forhøjelse af driftstilskud på 400.000 kr årligt til finansiering af afdraget. Hedensted Centret blev pålagt selv at finde driftsmæssig finansiering til den del af afdraget, der lå ud over det forhøjede driftstilskud. Den 29. juni 2022 godkendte Kommunalbestyrelsen en forhøjelse af lånerammen med 6,55 mio. kr. Hedensted Centret ønskede forhøjelse af driftstilskud til finansiering af lånet. Stillingtagen til øget driftstilskud overgik til budgetforhandlingerne for 2023, hvor det ikke blev imødekommet.

Bestyrelser og ledelse af svømmehallerne i Gudenåcenteret, Hornsyld Idrætscenter og Hedensted Centret havde den 26. juni 2023 inviteret Udvalget for Fællesskab til møde om fremtiden for svømmehallerne og svømmehallernes økonomi.

Bestyrelserne for svømmehallerne meddelte, at de på grund af større energiomkostninger, inflation samt øget gæld i forbindelse med renovering af svømmehallerne, er udfordret på deres driftsøkonomi, og de gav udtryk for, at vilkår vedrørende det nuværende kommunale tilskud ikke giver mulighed for at spare op til større renoveringer.

På baggrund af dette møde drøftede Udvalget for Fællesskab den 8. august 2023 det kommunale tilskud til svømmehaller. Og Udvalget for Fællesskab besluttede den 5. september 2023 at bruge akkumulerede midler inden for eksisterende ramme for Kultur og fritid til ekstraordinært tilskud til de tre svømmehaller.

Udvalget for Fællesskab besluttede den 5. september 2023, at give et ekstraordinært tilskud til svømmehallerne, hvor Hedensted Centret modtog et ekstraordinært tilskud på 1.066.667 kr.

Sagsfremstilling

Hedensted Centret har indsendt en ansøgning på et ekstraordinært driftstilskud, hvor de meddeler, at Hedensted Centret står i en akut økonomisk udfordring på baggrund af renoveringen af svømmehallen.

Hedensted Centret informerer, at de årlige renter og afdrag på det kommunalgaranterede lån på i alt 27,8 mio. kr, beløber sig til 1.454.397 kr. I forbindelse med godkendelsen af det kommunalgaranterede lån modtog Hedensted Centret et øget årligt driftstilskud på 400.000 kr til afdrag på lånet. Hedensted Centret meddeler, at de ikke har mulighed for at finansiere differencen.

Hedensted Centret ansøger om et ekstraordinært tilskud på 1.043.395 kr i 2024 til at dække låneudgifter i forbindelse med renovering af svømmehallen.

Efter dialog med Hedensted Centret arbejder centret på at skabe en større gennemsigtighed mellem Hedensted Centrets kommercielle og ikke-kommercielle aktiviteter. Forvaltningen anbefaler, at ansøgningen opdeles således, at der på dette møde tages stilling til halvdelen af det ansøgte beløb og videre stillingtagen til ansøgningen pågår, når arbejdet med større gennemsigtighed er afsluttet.

Den øgede gennemsigtighed er et led i arbejdet med økonomisk strategi for kultur- og fritidsområdet, der blev besluttet i forbindelse med Budget 2024.

Forvaltningen indstiller,

Bilag

• BILAGAnsøgning ekstraordinært driftstilskud_Hedensted Centret

Beslutningstema

Udvalget for Fællesskab orienteres om og skal drøfte lysanlæg ved boldbaner.

Økonomi

Der er til den løbende drift hvert år afsat 104.000 kr. Der tilføres desuden hvert år 119.000 kr til "Lysanlægspuljen", som skal bruges til ekstraordinære vedligehold.

Fra regnskabår 2023 er der overført et akkumuleret overskud på 415.090 kr til "Lysanlægspuljen".

Økonomi har ikke yderligere bemærkninger vedrørende de økonomiske aspekter.

Sagsfremstilling

Kommunalbestyrelsesmedlem Søren Vanting, Moderaterne, har ønsket at drøfte samlet overblik over stand og forventninger omkring investeringer på lysanlæg.

Der er 22 lysanlæg i kommunen, som primært er tilknyttet kommunale boldbaner.

Lysanlæggene gennemgår årligt et sikkerhedseftersyn. Ved eventuelle skader rapporterer el-installatøren dette til kommunen.

Hvis anlægget er blevet skadet eller på anden vis er gået i stykker, er praksis, at foreningerne selv kontakter en el-installatør. Såfremt reperationen overstiger 6.000 kr, skal foreningen tage kontakt til kommunen, så reperationen kan aftales.

Ved større udskiftninger af lysanlæg har det siden 2020 været praksis, at kommunen kan bidrage med 2/3 dele af den samlede projektsum, dog maksimalt med 120.000 kr eksklusiv moms.

I 2020 blev det ligeledes besluttet, at lyset på banen skal have et gennemsnit på 85 lux.

Den sidste samlede gennemgang af lysanlæggenes stand og forventet levetid blev foretaget i 2011. Forvaltningen vil i løbet af 2024 iværksætte en opdateret gennemgang. Denne gennemgang vil blive brugt som redskab til prioritering af foreningernes ønsker til udbedring af lysanlæg.

Forvaltningen indstiller,

Beslutningstema

Fagudvalgene orienteres om en ny politisk budgetopfølgning.

Økonomi

Ingen bemærkninger

Historik

Den nye politiske budgetopfølgning blev godkendt af henholdsvis Økonomiudvalget den 18. april 2024 og Kommunalbestyrelsen 24. april 2024. I den forbindelse blev det endvidere besluttet, at fagudvalgene orienteres om ny politisk budgetopfølgning på deres udvalgsmøder i maj.

Sagsfremstilling

I denne Kommunalbestyrelses periode er en række styringsdokumenter revideret, herunder kommunens økonomiske politik og finansielle strategi. Som en naturlig forlængelse heraf er tiden nu inde til at evaluere vores politiske budgetopfølgning. Senere i kommunalbestyrelsesperioden vil vi følge op med en revision af vores kasse- og regnskabsregulativ.

På den baggrund har forvaltningen indsamlet input fra kerneområderne og udarbejdet et forslag til ny politisk budgetopfølgning. Det er vigtigt at understrege, at denne ændring kun påvirker den politiske budgetopfølgning. De administrative budgetopfølgninger, der foretages otte gange årligt i kerneområderne, forbliver uændrede.

Forslaget omhandler følgende punkter:

• Tilpasning til den politiske bevillingsstruktur.
  I dag er budgetopfølgningen baseret på den administrative organisering. For at kunne foretage nødvendige bevillingskorrektioner i takt med ændringer i økonomien, foreslås det at ændre opfølgningsniveauet til at afspejle den politiske bevillingsstruktur.
• Ændringen af kadencen fra månedlige til kvartalsvise opfølgninger.
  Dette vil give et bedre overblik over kommunens samlede økonomi og være med til at sikre en mere effektiv budgetlægningsproces samt give os en bedre forståelse af de styringsmæssige udfordringer.
• Budgetopfølgningen gøres mere letlæselig ved at bruge et enklere sprog, integrere visuelle elementer og præsentere den på en mere overskuelig måde.
  Dette vil bidrage til en mere effektiv kommunikation omkring kommunens økonomi og skabe større transparens i beslutningsprocessen.

Den politiske budgetopfølgning er en økonomisk status og en prognose for årets samlede resultat rettet mod fagudvalg og kommunalbestyrelse. Hedensted Kommune har i dag politiske budgetopfølgninger otte gange årligt, der består af følgende materiale:

• en sagsfremstilling
• et bilag med indikatorer for den økonomiske status for hvert direktørområde (trafiklys)
• et bilag med uddybende forklaringer.

I løbet af efteråret 2023 og vinteren 2024 har forvaltningen i tæt samarbejde med kerneområderne gennemført en omfattende evaluering af den politiske budgetopfølgning. De vigtigste konklusioner fra evalueringen er som følger:

• Budgetopfølgningen bør afspejle den politiske bevillingsstruktur modsat den nuværende praksis, hvor budgetopfølgningen tager udgangspunkt i den administrative organisering. Dette vil give de enkelte fagudvalg et bedre overblik over deres økonomi og muliggøre løbende budgetkorrektioner.
• Der er ønske om at fastholde den månedlige budgetopfølgning på administrativt niveau.
• Det foreslås at skifte fra månedlige til kvartalsvise politiske budgetopfølgninger. Månedlige opfølgninger viser typisk kun små ændringer, mens kvartalsvise opfølgninger bedre kan vise mønstre og tendenser, hvilket giver et mere solidt grundlag for drøftelser og beslutninger.
• Der er ønske om en mere overskuelig og letforståelig budgetopfølgning.

Samtlige input fra kerneområderne er indarbejdet i nærværende forslag. Forslaget er således et produkt af en omfattende inddragelse af hele organisationen. Nedenfor beskrives de foreslåede ændringer.

Opfølgningsniveau.

Det foreslås, at budgetopfølgninger foretages på udvalgsniveau for at give udvalgene et bedre overblik over deres egne økonomier og mulighed for at foretage løbende budgetkorrektioner.

Kadencen.

Det foreslås, at der udarbejdes tre politiske budgetopfølgninger og én regnskabssag. Dette vil give et mere helhedsorienteret billede af tendenser og udviklinger i økonomien, hvilket igen vil skabe et mere solidt grundlag for drøftelser og beslutninger.

Forvaltningen har i forbindelse med evalueringen foretaget en kortlægning af andre kommuners praksis. Dette har vist, at et langt overvejende flertal af kommunerne foretager kvartalsvise opfølgninger.

Forvaltningen foreslår, at opfølgningerne falder i juni, september og november med regnskabssagen i april som hidtil. Dette vil sikre en sammenhæng mellem opfølgningerne og budgetlægningen for det kommende år. Desuden er det nødvendigt at komme et stykke ind i året for at identificere eventuelle styringsmæssige udfordringer, og det er bedst at gøre dette, når regnskabet for det foregående år er på plads. Derfor forslås det, at den første opfølgning først forelægges i juni.

Hvis der opstår ekstraordinære eller akutte økonomiske begivenheder, vil vi selvfølgelig ikke vente på den næste planlagte opfølgning. I stedet vil der straks ske en afrapportering til udvalgene.

Opfølgningens form og indhold.

Det foreslås at den nye politiske budgetopfølgning består af følgende to produkter:

• En klar og letforståelig sagsfremstilling
• Et bilag med budgetopfølgningen visualiseret via et søjlediagram og en hovedoversigt. Bemærk, at vedlagte eksempel på bilag blot er illustrativt og skal ikke betragtes som endeligt. Det er kun ment som et eksempel på det nye koncept.

Samlet set sigter forslaget mod at gøre de politiske budgetopfølgninger enklere, forbedre kommunikationen og skabe mere smidige, transparente processer.

Nevena Salihbasic og Christian S. Pedersen deltager ved punktet.

Forvaltningen indstiller,

Bilag

• BILAGBilag om forslag til ny politisk budgetopfølgning

Beslutningstema

Udvalget for Fællesskab skal drøfte kommunens bymønster.

Historik

Kommunalbestyrelsen blev på temamøde i april 2024 introduceret til kommunens bymønster, bestående af 3 centerbyer, 16 lokalbyer og 38 landsbyer.

Sagsfremstilling

På baggrund af introduktionen på temamødet vedrørende kommunens bymønster har Kommunalbestyrelsesmedlem Søren Vanting, Moderaterne, ønsket at sagen drøftes i Udvalget for Fællesskab. 

Forvaltningen indstiller,

Beslutningstema

• Orientering om slutevaluering af Kulturaftalen Kulturring Østjylland (se bilag)
• Orientering om Kapacitetsudvalget
• Orientering om Hedensted Rideklub
• Orientering om Klubhusfacilitet, Hedensted

Bilag

• BILAGSlutevaluering for Kulturaftalen Kulturring Østjylland 21-24 TSU

Beslutningstema

Invitation til Kulturpolitiske Regionstræf. Se bilag for tid og sted.

Bilag

• BILAG2024 Regionale Kulturtræf - oversigt