Det fælles landdistriktsråd - Dagsordener og referater

Beslutningstema

Godkendelse af dagsorden

Sagsfremstilling

Dagsordenen for mødet skal godkendes.

Administrationen indstiller

Beslutningstema

Godkendelse af referat fra 31. august 2023

Sagsfremstilling

Referatet fra Landdistriktsrådets møde den 31. august 2023 skal godkendes.

Administrationen indstiller

Beslutningstema

Orientering om flextrafik og markedsføringstiltag

Sagsfremstilling

Landdistriktsrådet har ønsket at høre mere om flextrafik og hvilke markedsføringstiltag der sættes i værk for at skabe opmærksomhed om muligheden.

Lederen af kørselskontoret deltager på mødet og orienterer om flextrafik.

Administrationen indstiller

Beslutningstema

Orientering om puljemidler.

Sagsfremstilling

Der orienteres om puljemidler på landdistriktsområdet:

• Midler til disposition i Vedligeholdelsespuljen: 120.987 kr.

• Midler til disposition i Kulturpuljen: Ca. 178.000 kr.

• Midler til disposition i den Lille Landdistriktspulje: 110.813 kr.

• Midler til disposition i den Store Landdistriktspulje: 135.132 kr.

• Midler til disposition i LUP-Puljen: 164.473 kr.

• Midler til disposition til borgerbudgetprocesser: 653.242 kr.

• Midler til disposition til driftsudgifter for Landdisitriktsrådet: 174.585 kr.

I alt midler til disposition i lille, store og LUP-puljer: ca. 422.000 kr.

Administrationen indstiller

Beslutningstema

Borgerbudgettering revideres på baggrund af evaluering med Udvalget for Fællesskab og Landdistriktsrådet.

Historik

Landdistriktsrådet har sammen med Udvalget for Fællesskab evalueret borgerbudget processen. Evalueringsprocesssen er foretaget med udgangspunkt i, at borgerbudget-processen skal fortsætte og skal have et fokus på den demokratiske proces. Udfyldte evalueringsskemaer af den lokale proces fra 2020-2022 fra 14 lokalråd har fungeret som grundlag for evalueringsprocessen.

Sagsfremstilling

Forvaltningen har på baggrund af fællesmødet mellem Udvalget for Fællesskab og Landdistriktsrådet lavet et oplæg til revidering af borgerbudget-processen.

Landdistriktsrådet har ønsket, at borgerbudgettet skal have et fokus på den demokratiske proces og dermed mindre på slutproduktet. På baggrund af dette ønske forslås det at borgerbudgetprocesserne:

• årligt omfatter 3-5 områder
• at lokalråd skal ansøge om at komme i betragtning til at deltage i processen
• at ansøgning skal indeholde et forslag til en procesplan med beskrivelse af de handlinger de forestiller sig i processen og på hvilket tidspunkt man ønsker at afvikle dem.
• at det i ansøgningen fremgår hvordan man kan fastholde/forankre den frivillige deltagelse i processen efterfølgende.
• at Landdistriktsrådet på baggrund af ansøgningerne udvælger 3-5 lokalområder, der vurderes at have et tilstrækkeligt fokus på den demokratiske proces - og eventuel efterfølgende forankring.

Der udvælges 1-2 repræsentanter fra Landdistriktsrådet der sammen med Landdistriktskoordinatoren er sparringspartner på processen lokalt særligt i den indledende planlægningsfase. Landdistriktsrådet og Landdistriktskoordinatorens rolle i de lokale processer skal være at styrke den demokratiske proces og formidle/synliggøre muligheden i samarbejde med lokalområdet. Ved at understøtte formidlings/kommunikationsopgaven kan det bidrage til at flere får forståelse af, hvad borgerbudget går ud på, og hvordan man kan deltage. Det understøtter synligheden af processen, og har forhåbentlig den sideeffekt at flere deltager og dermed styrker den demokratiske proces.

Det forslås at der holdes et informationsmøde i starten af november måned for alle lokalråd, der er interesserede i at deltage i borgerbudgetprocessen i 2024, hvor der sættes fokus på ovenstående ændringer, hvis de godkendes. Alle lokalråd får mulighed for at ansøge om deltagelse i borgerbudget i slutningen af november måned, hvorefter Landdistriktsrådet behandler ansøgninger på deres møde i december. Det forventes at lokalområderne kan afvikle deres borgerbudgetprocesser i løbet af 2024 jf. den procesplan lokalområderne selv har lagt i deres ansøgning.

Ydermere forslås det at ansøgningsprocessen inkl. informationsmøde gentages hvert år som en fast aktivitet i Landdistriktsrådet og skrives ind i årshjulet.

Hos Landdistriktsrådet og Udvalget for Fællesskab var der et ønske om, at de lokale fællesskaber skal understøttes og styrkes, så borgerbudgetmidlerne kan bruges i forbindelse med andre tiltag end borgerbudgetprocesser og/eller sammentænkes med denne. I nedenstående følger et oplæg til, hvad det kan være og hvordan muligheden for at opnå tilskud fra borgerbudgetmidlerne kan adskille sig fra LUP-puljerne:

• Skal fællesskabet understøttes og styrkes lokalt kræver det fokus på, at lokalsamfund og andre aktør gør noget andet end dag. Det kræver ofte, at der kommer nogen udefra og hjælper med sparring eller rådgivning til, hvordan det eksisterende fællesskab kan styrkes eller nye kan understøttes
• Formålet med processen skal være at udvikle fællesskabet ved enten at skabe nye fællesskaber eller styrke eksisterende igennem en faciliteret proces.
• For at opnå tilskud fra borgerbudgetmidlerne skal der indgå en faciliteret proces med udefrakommende procesfacilitatorerer eller have været en relevant sparring eller rådgivning, som Landdistriktsrådet vurderer sætter en ny retning for udviklingen af fællesskabet. Processen/rådgivningen/sparringen kan være faciliteret af Landdistriktsrådets medlemmer/Landdistriktskoordinatoren/andre kommunale konsulenter eller eksterne procesfacilitatorer. Eksempler på faciliterede processer der vil kunne opnå tilskud: Foreningsudvikling (målgruppe, medlemskab, organisering m.m.), lokale udviklingsprocesser/planer (BLUP), afsøgning af klynge eller netværkssamarbejde internt i lokalsamfundet og på tværs af lokalsamfund, udvikling af eksisterende fællesskaber ved afprøvning af nye tiltag/aktiviteter
• Opfyldes kriterierne for en faciliteret proces kan der indgå tilskud til lokaleleje og forplejning
• Ansøgninger behandles af Landdistriktsrådet
• Der kan ikke opnås tilskud til fysiske anlæg
• Der ansøges om tilskud ved at bruge Landdistriktsrådets ansøgningsskema til LUP-puljen
• Tilskuddet udbetales når der indsendes regnskab og kopi af udgiftsbilag

Administrationen indstiller

Bilag

• BILAGBorgerBudget proces _landdistriktsrådet.pdf

Beslutningstema

Drøftelse af oplæg til ny tilskudsordning til lokalråd med drift af hjemmeside. Herunder drøftelse af at Landdistriktsrådets hjemmeside nedlægges og i stedet oprettes som underside på Hedensted Kommunes hjemmeside.

Økonomi

Til drift af hjemmesider afsættes der årligt ca. kr. 92.000.

Historik

MinLandsby APS erklærede sig i juni måned 2023 konkurs. Forvaltningen har kontaktet kurator med henblik på at tilbagekøbe domæner og andre relevante elementer, så driften af hjemmesiderne kan fortsætte.

Sagsfremstilling

Efter MinLandsby Aps konkurs har Landdistriktsrådet udtrykt ønske om at forvaltningen udarbejdede et oplæg til hvordan Landdistriktsrådet fremadrettet kan understøtte lokalrådene med at synliggøre lokalsamfundets mange aktiviteter og foreninger.

Erfaringerne med at købe sig til driften af hjemmesidekompleks samt app hos MinLandsby har været præget af svingende serviceniveau og af at det har været vanskelig at skabe ejerskab lokalt til at påtage sig vedligeholdet/opdateringen af hjemmesiderne og app. Det er der formentlig forskellige årsager til. Nogle af årsagerne kan være at der ikke er tænkt en bæredygtig organisering ind fra starten og lokalrådsmedlemmer/frivillige der har håndteret opgaven med at opdatere hjemmesiderne er stoppet.

Forvaltningens oplæg til en ny form for tilskudsordning til lokalråd med hjemmesider tager udgangspunkt i at det skal være nemt at administrere for lokalrådene og for Landdistriktsrådet. Det årlige driftsbudget for drift af hjemmesider fordeles således ud med årligt tilskud til de lokalråd der fortsat ønsker en hjemmeside. Der vil være krav om at lokalrådene som dokumentation for at de bruger hjemmesider indsender et screenshot der bekræfter at de bruger og jævnlig opdaterer deres hjemmesider. Det kan ske i starten af hvert år i sammenhæng med udbetalingen af det fast driftstilskud på kr. 2.500 til drift af lokalrådene. Hvilken type af hjemmeside og omfanget af indhold er op til det enkelte lokalråd at beslutte.

Der er 11 lokalråd, Landdistriktsrådet betaler for driften af hjemmesiderne. Forvaltningen forventer, at flere lokalråd vil være interesseret i at komme i betragtning til at modtage et driftstilskud til hjemmeside. Fordeles de kr. 92.000, der er afsat til driften af området, på 28 lokalråd svarer det til et tilskud på ca. kr. 3.200 pr. lokalråd. Om tilskuddet modsvarer udgifterne for det enkelte lokalråd for driften af hjemmesiderne, er ikke kortlagt og vil formentlig også hænge sammen med ambitionsniveauet for det enkelte lokalråd i forhold til hjemmesidens funktioner/muligheder. Udgifterne (service, hosting og domæner) for et enkelt områder hos MinLandsby Aps er ca. kr. 2.500.

Landdistriktsrådet har ligeledes haft en hjemmeside, der er blevet serviceret hos MinLandsby Aps. Forvaltningen har flere gange hørt fra ansøgere eller andre interesserede i Landdistriktsrådet, at hjemmesiden er svær at finde. Forvaltningen forslår, at Landdistriksrådet opretter en underside på Hedensted.dk. En underside på Hedensted.dk vil styrke synligheden af Landdistriktsrådet og samle de kommunale puljemidler/udviklingsmuligheder, der er for det frivillige område.

Administrationen indstiller

Beslutningstema

Landdistriktsrådet skal tage stillingen til et oplæg til en ny tilskudsordning til mindre vedligeholdelses- og driftsopgaver i landsbyerne, der erstatter den nuværende renoveringspulje.

Historik

I starten af 2022 blev Renoveringspuljen lanceret. Renoveringspuljens principper er:

• Midler til vedligehold gives til projekter, der ved etablering er helt eller delvist finansieret af Det Fælles Landdistriktsråd.
• Der gives ikke midler til drift eller regelmæssig vedligehold
• Der kan gives midler til udfordringer som følge af akutte skader
• Ansøgningerne behandles individuelt
• Der skal være fokus på den gode ansøgning, hvor ansøger forholder sig til drift og vedligehold i fremtiden, når nye anlæg etableres.
• Der blev afsat 150.000 kr. i 2022 til formålet og ansøgninger er blevet behandlet af Det Fælles Landdistriktsråds bestyrelse.



Forsøget med renoveringspuljen skal løbe i en prøveperiode på 2 år, hvor Det Fælles Landdistriktsråd modtager og behandler henvendelser vedr. tilskud til renovering og ud fra bestyrelsens drøftelser kan der udarbejdes egentlige ansøgningskriterier samt hvad der gives tilskud til. Bestyrelsen modtager efter det første år en liste med projekter, der er givet tilskud til renovering til.

Siden etableringen af puljen i 2022 er der behandlet 4 ansøgninger for samlet kr. ca. 38.000.

Sagsfremstilling

Forvaltningen bliver løbende kontaktet af lokalråd eller Green Teams, der efterspørger tilskud til vedlighold eller drift af f.eks. grønne områder. Forvaltningen har tidligere haft en pulje, under et andet forvaltningsområde, hvor disse forespørgelser kunne behandles, men med den nye organisering og kommunale budgetbesparelser er denne pulje ikke længere eksisterende.

På baggrund af henvendelserne og den sparsomme søgning til Renoveringspuljen har formandsskabet for Landdistriktsrådet ønsket et oplæg fra forvaltningens side til, hvordan en eventuel ny tilskudsmodel for området kan se ud.

Forvaltningen foreslår, at der årligt afsættes en beløbsramme af på kr. 150.000 til en pulje til mindre vedligeholdelses- og driftsopgaver i landsbyerne. Fra puljen kan der maksimalt opnås tilskud på kr. 10.000 som lokalråd eller Green Teams - hvis de er organiseret som forening - i landsbyerne kan søge. Ansøgningerne behandles administrativt. Er der tale om beløb større end kr. 10.000 defineres det som et udviklingsprojekt med de kriterier og krav til ansøgning og behandling, som er beskrevet for disse puljer.

Puljen vil kunne give tilskud til eksempelvis materiel til vedligehold af grønne områder, vedligehold af legepladser, algebehandling, reparation af bålhytte og lignende.

Tilskuddet udbetales når der indsendes regnskab og kvitteringer for projektet på lige fod med andre ansøgere.

Administrationen indstiller

Bilag

• BILAGPrincipper for midler til vedligehold

Beslutningstema

Orientering om belægningsgraden og brugen af de padeltennisbaner Landdistriktsrådet har givet tilskud til. Stillingtagen til hvorvidt ansøgninger til kommende anlæg af padeltennisbaner kan opnå tilskud fra Landdistriktsrådet.

Historik

Landdistriktsrådet har siden 2020 ydet tilskud til etablering af 7 padeltennisbaner i Hedensted Kommune. Der er samlet givet tilskud for kr. 1.380.000 over de seneste 2 år. Landdistriktsrådet besluttede i 2020 at indføre en række kriterier for vurdering af ansøgninger om tilskud til padeltennisbaner. Formålet var at ensarte behandlingen af ansøgninger. Kriterierne er vedhæftet punktet som bilag og har været brugt i forbindelse med behandlingen af ansøgninger. Derudover besluttede Landdistriktsrådet også at et eventuelt tilskud til padeltennisbaner skulle gives under en række forudsætninger. Forudsætningerne kan også findes som bilag til dette punkt.

I november 2022 besluttede Landdistriktsrådet, på baggrund af en række henvendelse om tilskud til yderligere padeltennisbaner, at rådet ønskede at skabe sig et overblik over brugen/belægningsgraden på de baner, der allerede har opnået tilskud. Med den viden ønskede rådet at tage stilling til, om der fortsat skal gives tilskud til padeltennisbaner. Forvaltningen har kontaktet foreningerne, der har fået tilskud fra rådet, og bedt om oversigt over belægningsgraden for 2022, hvis muligt, og/eller en typisk uge.

Sagsfremstilling

Landdistriktsrådet har siden 2020 givet tilskud til etablering af padeltennisbaner i Snaptun, Juelsminde, Barrit, As, Daugård, Rask Mølle og Tørring (se bilag med oversigt over placering af padeltennisbanerne i kommunen). Tilskuddet har fungeret som medfinansiering til andre fondsansøgninger som de lokale foreningerne har stået for. Fire af stederne har det været den lokale idrætsforening, der er projektejer. Et enkelt sted har lokalrådet været involveret i etableringen. De resterende steder har andre foreningstyper end lokalrådet stået for etableringen.

Forvaltningen har fået tilbagemeldinger fra fem af de syv foreninger:

Gudeåcentreret Tørring:

Gudenåcentret har åbnet tre baner i juni måned 2023 og har derfor ikke en længere statistik for belægningsgraden. I august måned, der er den senest måned med statistik, er belægningsgraden ca. 21%, hvilket svarer til at en femtedel af den udbudte tid bookes. Tallene skal sættes i relation til:

• banens tilgængelighed fra kl. 06:00-23:00
• at banerne er nyetableret og kendskabet til banen er under opbygning

• Belægningsprocenten kan afspejle at banen er etableret i en periode, hvor folk enten er på ferie eller lige er kommet hjem fra ferie og dermed ikke nødvendigvis er startet på fritidsaktiviteter endnu.

Daugård:

I Daugård har man åbnet én bane i august 2023. Banen kan bookes fra kl. 06:00-23:00 og har en belægningsprocent i august på ca. 32 %. Tallene skal sættes i relation til

• Banens tilgængelighed fra kl. 06:00-23:00
• Banen er nyetableret og kendskabet til banen er under opbygning
• Belægningsprocenten kan afspejle at banen er etableret i en periode, hvor folk enten er på ferie eller lige er kommet hjem fra ferie og dermed ikke nødvendigvis er startet på fritidsaktiviteter endnu.

Rask Mølle:

Rask Mølle Idrætsforening har lavet et gennemsnit for belægningsgraden for 2022. Der er bookingmulighed 14 timer pr. dag 7 dage om ugen, hvilket svarer til 5.096 timer i alt om året.

I 2022 havde foreningen totalt lejet den ud 2.533 timer, hvilket svarer til omkring det halve af de mulige udlejningstimer. Bookingerne er primært fordelt mellem 15-22 i hverdage. I weekenderne er bookingstidspunkterne mere blandet over hele dagen og varierende efter årstiden.

Der er bookinger på banen hele året, men mest fra marts/april til oktober.

Barrit:

Banen i Barrit kan bookes fra kl. 06:00-23:00

Belægningsprocenten er:

1. Kvartal 2022: 16%

2. Kvartal 2022: 34%

3. Kvartal 2022: 35%

4. Kvartal 2022: 11,25%

I efteråret 2022 skyldes den lave belægningsprocent, at foreningen havde store udfordringer med internetforbindelse. Når der ikke er net kan dørene ikke åbne og lyset ikke tænde. Hvis brugerne oplever at komme til en låst og mørk bane nogle gange, så er det ikke sikkert, at de har lyst til at vende tilbage.

As:

Banerne i As er åbent 18 timer om dagen.

Ferier som Påsken er totalt optaget, hvilket foreningen mener indikerer, at de har godt fat i sommerhusgæster.

Nov - Marts er lavsæson, vejret er simpelthen for dårligt til at folk vil spille udendørs.

Belægningsprocenten for to baner i As er:

juli-september 2022: ca. 40 %

Oktober-december 2022: ca. 21 %

Januar-marts 2023: ca. 8 %

April-maj 2023: ca. 27 %

Tallene for belægningsgraden de forskellige steder kan være svære at sammenligne, da banerne bl.a. har eksisteret i forskellige perioder og har forskellige åbningstider. Tallene indikerer, at der stadig er kapacitet, der kan udnyttes de enkelte steder, men siger ikke noget om, hvor stort et pres der er på det man må formode er de mest populære tidspunkter; eftermiddage og aften. En anden ting tallene ikke fortæller noget om, er, hvordan banerne eventuelt understøtter det lokale fællesskab, har det gjort flere aktive eller påvirket bosætningen, hvilket er svært at måle på.

Indikationen af at der er ekstrakapacitet på de allerede etablerede baner kombineret med de allerede besluttede vurderingskriterier kan blive et endu bedre redskab til at behandle fremtidige ansøgninger ud fra. Vurderingskriterierne kan der indgå et særligt fokus på overvejelser omkring:

• Brugergrundlag: Fjerner man en del af brugergrundlaget fra en nærliggende padeltennisbane ved at etablere en ny?
• Afstand: Skal der være en hvis afstand mellem etablerede padeltennisbaner med tilskud fra Landdistriktsrådet? 5, 10 eller 15 km?
• Klynge- eller netværkstankegang: Er det undersøgt om et samarbejde mellem to lokalsamfund kan etableres, så man bruger de faciliteter der allerede eksisterer eller om eventuelt kommende faciliteter?
• Forankring: Hvilke aftaler er der indgået med lokalsamfundet om at bruge den kommende padeltennisbane (institutioner, virksomheder, foreninger)?

Der er etableret kommercielle baner i følgende byer i kommunen: To i Hedensted og én i Ølholm.

Administrationen indstiller

Bilag

• BILAGKriterier for vurdering af ansøgninger om tilskud til etablering af padeltennisbaner
• BILAGKriterier for tilskud til padeltennisbaner
• BILAGPadeltennisbaner - geografisk overblik.pdf

Beslutningstema

Formidling på Landdistriktsområdet

Sagsfremstilling

Er der noget særligt fra dagsordenen der skal formidles.

Administrationen indstiller

Beslutningstema

Orientering om årshjul

Sagsfremstilling

Punkter på årshjulet for september måned:

• Ordinært møde

Administrationen indstiller

Bilag

• BILAGSeptember 2023.pdf

Beslutningstema

Orientering

Sagsfremstilling

Sager til orientering:

• Orientering fra administrationen

• Orientering om ansøgninger til Kulturpuljen
  • Der er administrativ bevilliget tilskud på kr. 15.000 til Barrit og Omegns Idrætsforening
• Orientering fra Udvalget for Fællesskab
• Orientering fra Klimarådet
• Orientering fra lokalområderne

Administrationen indstiller