Byrådet skal tage stilling til etablering af lovpligtig whistleblowerordning i Hedensted Kommune.
Den foreslåede løsning indebærer køb af teknisk platforms-løsning anslået 15.000 kr. ekskl. moms til opsætningsgebyr og årligt gebyr / fee på 20.000 - 25.000 kr. ekskl. moms. Dertil kommer 1000 kr. ekskl. moms pr. indberetning til screening hos ekstern udbyder til vurdering af om omfattet af whistleblowerordning eller ej.
Som implementering af EU-direktiv er der i DK vedtaget en whistleblowerordning - forslag til lov om beskyttelse af whistleblowere vedtaget af Folketinget den 24. juni 2021.
Loven træder i kraft den 17. december 2021, hvorefter samtlige kommuner får pligt til fra denne dato at oprette en intern whistleblowerordning.
En whisteblowerordning er en ordning, hvor ansatte - og evt. andre - kan indberette til kommunen om diverse lovovertrædelser.
Ifølge EU-direktivet omfatter det overtrædelser af EU-retten inden for specifikke områder som f.eks. offentligt udbud, miljøbeskyttelse, beskyttelse af personoplysninger og statsstøttereglerne.
Derudover kan man ifølge den danske lovgivning indberette om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold både handlinger og undladelser. Der skal således være tale om forhold, hvis afdækning er i offentlighedens interesse.
Det kan eksempelvis være oplysninger om strafbare forhold, herunder overtrædelse af tavshedspligt eller bestikkelse, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, bedrageri, oplysninger om seksuel og grov chikane, grov eller gentagne overtrædelser af forvaltningsloven, offentlighedsloven og forvaltningsretlige principper.
Indbetninger om whisteblowers eget ansættelsesforhold, forhold om mobning, utilfredshed med lønforhold, mindre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, overtrædelse af alkoholpolitik mv. er ikke omfattet af ordningen, men skal i stedet indberettes gennem de normale kanaler i kommunen (MED- og tillidsmandssystem)
Det er uvist hvor mange indberetninger, der bliver, men vi forventer ca. 1 pr. 1000 medarbejdere pr. år. Der er omkring 4.000 ansatte i Hedensted Kommune.
Whistleblower (den der indberetter) er beskyttet ved indberetning til whistleblowerordning, hvis denne har rimelig grund til at antage at de indberettede oplysninger er korrekte. (Det er ikke lovligt bevidst at afgive urigtige oplysninger til en whistleblowerordning).
En whistleblower anses ikke for at have tilsidesat en lovbestemt tavshedspligt ved indbetning og ifalder i så fald ikke nogen form for ansvar, og må ikke udsættes for nogen form for repressalier, ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på indberetning. Hvis dette sker, vil der være krav på godtgørelse.
Der er visse krav til procedurer for whistleblowerordning, herunder pligt til at bekræfte modtagelse, følge op på indberetninger efter omhyggelig undersøgelse og give feedback til whistleblower indenfor 3 måneder. Man skal således kunne kommunikere med whistleblower uanset om denne måtte være anonym.
Der kan idømmes straf i form af bøde ved manglende overholdelse af forpligtelser ift. whistleblowerordning eller ved overtrædelse af tavshedspligt.
Mindst én gang årligt skal kommunen offentliggøre oplysninger om whistleblowerordningen, herunder bl.a. oplyse antallet af modtagne indberetninger og status for opfølgning.
Som eksempel på en kommune, der allerede har en frivillig whistleblowerordning henvises til Horsens Kommune
https://horsens.whistleblowernetwork.net/FrontPages/Default.aspx
På baggrund af vedtaget lovforslag, kontakt med KL og info om andre kommuners frivillige whistleblowerodninger har administrationen udarbejdet oplæg til whistleblowerordning.
Ifølge loven har kommunen pligt til at oprette en whistleblowerordning gældende fra den 17. december 2021, hvor alle Hedensted Kommunes ansatte (arbejdstagere) skal kunne indberette.
Det er op til den enkelte kommune at vurdere, om whistleblowerordningen også bør stilles til rådighed for andre end kommunens arbejdstagere.
KL har oplyst, at de forventer, at de fleste kommuner vil vælge en minimumsordning, hvor kun arbejdstagere kan indberette. Ved arbejdstager forstås, at en person i en vis periode præsterer ydelser mod vederlag for en anden efter denne anvisninger. Der skal være tale om en reel og faktisk beskæftigelse.
Det foreslåes, at det i Hedensted Kommune også vil være muligt for personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører at indberette til ordningen.
Disse vil igennem deres samarbejde med kommunen få indblik i eventuelle ulovlige forhold, som det vil være hensigtmæssigt, at de kan indberette om gennem whistleblowerordningen.
Via whistleblowerordning vil man kunne få vigtig ledelsesinfo / læring ved indberetninger også dem, der ikke måtte falde ind under whistleblowerordningen. Der lægges op til, at ordningen laves internt med køb af en teknisk platforms-løsning (se under økonomi) og hjælp til screening. Ved screening vurderes om der er tale om lovovertrædelser omfattet af den lovpligtige whistleblowerordning herunder EU-retten eller ej.
Alternativt vil man vil kunne købe en fuldstændig løsning ved ekstern udbyder, f.eks. advokater, revisor.
Der skal ved etableringen af ordningen tages stilling til, om man skal kunne indberette anonymt. Under alle omstændigheder har man pligt til sikre fortrolighed om identitet, altså at identitet udelukkende kendes af de ganske få personer i whistleblowerudvalget (se nedenfor).
Det foreslås, at whistleblower skal kunne indberette anonymt. Dette for at sikre at ingen viser tilbageholdenhed med at indberette til whistleblowerordningen, og dermed sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle ulovligheder og alvorlige uregelsmæssigheder i kommunen. De tekniske platformsløsninger kan håndtere anomyme indberetninger herunder kommunikation med whistleblower.
Det foreslås, at indberetninger udelukkende skal kunne ske skriftligt for at få den præcise registrering / dokumentation, så man ikke er i tvivl om, hvad der er sket. Desuden sikres at GDPR / databeskyttelsesregler overholdes. Ved platformsløsninger er dette den eneste kommunkationskanal.
Der lægges op til, at whistleblowerordning forankres i HR-afdelingen i et upartisk whistleblowerudvalg bestående af leder af HR, en ansat i HR samt jurist fra Borgmestersekretariat. Udvalget varetager driften af ordningen.
Endelig forslås, at der hvert år sker en afrapportering til PKØ / Økonomiudvalget om whistleblowerordningen, herunder om henvendelser og opfølgning heraf i anonymiseret form.
I bilagene findes en mere juridisk gennemgang af whisleblowerordning herunder personkreds samt notat om kontakt med KL og oplysning om andre kommuners ordninger.
Udkast til Whistleblowerordning har været fremsendt i høring i MED Hovedudvalget i perioden mandag 27. september og frem til 4. Oktober.
EU-direktiv samt lov om beskyttelse af whistleblowere
at der oprettes en whistleblowerordning i Hedensted Kommune som beskrevet ovenfor.
Indstilles godkendt.