Oplysningspligt – Børn og Familier

Dataansvarlig – Hvordan kontakter du os?

Hedensted Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager om dig og din familie.

Kontaktoplysninger:

Hedensted Kommune

Børn og Familier

Tofteskovvej 4

7130 Juelsminde

Telefon: 79 75 50 00

Sikker Digital Post: www.hedensted.dk/borgerpost/familie

Databeskyttelsesrådgiver (DBR)

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger eller dine rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen, kan du kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver:

Sikker Digital Post: www.hedensted.dk/borgerpost/dbr

Formål og lovgrundlag for behandlingen

Vi behandler personoplysninger for at kunne varetage vores opgaver på børne-, unge- og familieområdet. Det gælder blandt andet ved rådgivning, hjælp, støtte, undersøgelser og indsatser.

• Rådgivning, hjælp og støtte til børn, unge og familier jf. barnets lov, lov om social service og lov om bekæmpelse af ungdomskriminalitet
• Behandling med henblik på analyse og udvikling af service
• Behandling af oplysninger i forbindelse med modtagelse, integrationsindsatser, vejledning samt støtte og tilbud til nyankomne børn, unge og familier med flygtninge- eller genforeningsbaggrund jf. integrationsloven
• Behandling af oplysninger for at sikre korrekt sagsbehandling, overholdelse af borgerens rettigheder, sagsoplysning og tværfagligt samarbejde jf. lov om retssikkerhed og administration på det sociale område

Behandlingen sker for at overholde vores forpligtelser efter den gældende lovgivning.

Det databeskyttelsesretslige grundlag for databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e (opgave i samfundets interesse/offentlig myndighedsudøvelse). For følsomme oplysninger anvendes artikel 9, stk. 2, blandt andet litra f, suppleret af databeskyttelsesloven § 7. Eventuelle oplysninger om strafbare forhold behandles efter databeskyttelseslovens § 8. CPR-nummer behandles efter databeskyttelseslovens § 11

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige for at oplyse og behandle din sag. Det kan blandt andet være:

• Almindelige oplysninger: Navn, adresse, CPR-nummer, kontaktoplysninger, familieforhold, skole-/dagtilbudsforhold.
• Følsomme oplysninger:  Oplysninger om barnets, den unges eller familiens trivsel, helbredsoplysninger (fx fra læge, psykolog eller sygehus), oplysninger om funktionsevne og særlige behov samt i visse tilfælde oplysninger om race, etnicitet, religion, filosofisk eller politisk overbevisning, fagforeningsforhold eller seksuel orientering.
• Oplysninger om strafbare forhold: I tilfælde hvor det er nødvendigt for sagens behandling.

Vi følger princippet i databeskyttelsesforordningens artikel 5, som blandt andet lovlighed, rimelighed, gennemsigtighed, formålsbegrænsning, dataminimering og opbevaringsbegrænsning.

Hvor får vi oplysningerne fra?

Oplysningerne kan indhentes fra eller gives af:

• Dig selv, dit barn eller øvrige familiemedlemmer
• Dagtilbud, skoler, SFO og PPR/TCLT (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning/ Tværfaglig center for læring og trivsel)
• Sundhedsvæsenet (fx praktiserende læge, sygehus, sundhedspleje)
• Andre offentlige myndigheder eller samarbejdspartnere, når lovgivningen giver adgang til det eller på baggrund af samtykke.

Hvem deler vi oplysningerne med?

Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt for opgaveløsningen, eller når vi har en lovmæssig pligt til det. Modtagere kan være:

• Andre interne afdelinger i Hedensted Kommune (fx PPR/TCLT, Sundhedstjenesten, Skole/Dagtilbud)
• Andre offentlige myndigheder (fx Ankestyrelsen, Familieretshuset, Udbetaling Danmark eller Politiet)
• Eksterne databehandlere (fx leverandører af IT-systemer, som behandler data på vores vegne under instruks)

Videregivelse sker inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, herunder kravene om formålsbegrænsning og dataminimering.

I det omfang personoplysninger bliver overført til et land uden for EU/EØS (såkaldt tredjeland) sker det typisk med grundlag i EU-US Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontrakt, som du har ret til indsigt i. Hvis du har spørgsmål eller ønsker at vide mere om konkrete overførsler, herunder overførselsgrundlaget, er du altid velkommen til at kontakte os.

Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?

Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet med behandlingen og for at kunne dokumentere vores opgaveløsning.
Opbevaringstiden fastsættes efter gældende arkiv‑ og sektorlovgivning samt kommunens interne retningslinjer.

Når oplysningerne ikke længere er nødvendige, vil de blive slettet eller overført til arkiv i overensstemmelse med reglerne.

Dine rettigheder

Børn og unge samt deres forældre har efter databeskyttelsesforordningen bl.a. følgende rettigheder:

• Ret til indsigt: at få bekræftet, om vi behandler personoplysninger, og få adgang til oplysningerne   (artikel 15)
• Ret til berigtigelse: at få rettet urigtige eller ufuldstændige oplysninger (artikel 16)
• Ret til sletning og begrænsning i særlige tilfælde (artiklerne 17 og 18)
• Ret til indsigelse mod visse former for behandling (artikel 21)

Da vi på børne, unge og familieområdet typisk behandler oplysninger som led i lovbestemte offentlige opgaver, vil vi ikke altid kunne imødekomme en anmodning om sletning eller ophør af behandling. Du vil i så fald modtage en begrundet afgørelse, jf. artikel 12, stk. 3–4.

I særlige tilfælde kan oplysningspligten og retten til indsigt begrænses efter databeskyttelsesloven § 22, hvis afgørende hensyn til offentlige eller private interesser – herunder hensynet til barnet eller den unge – taler for det. En sådan begrænsning vil altid bero på en konkret vurdering, og du vil i givet fald få besked om begrundelsen, så vidt det er muligt.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte Bornogfamilier@Hedensted.dk

Vi vil behandle din anmodning efter reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 12 og 15–21.

Ønsker du at klage?

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Hedensted Kommune behandler dine personoplysninger på.

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

 www.datatilsynet.dk