Som et resultat af det aftalte serviceeftersyn af den politiske og administrative struktur skal Byrådet nu tage stilling til følgende:
- forslag til ny politisk struktur
- anbefalinger til politiske arbejdsformer
- forslag til ny administrativ organisering
- at byrådet skifter navn til kommunalbestyrelse
Den foreslåede administrative struktur indebærer en opnormering svarende til en merudgift på ca. 4-4,5 mio. kr.
Som en del af budgetforliget for 2021-24 blev det aftalt at lave et serviceeftersyn af den politiske og administrative struktur. I Budgetaftalen står følgende: ”Forligspartierne ønsker i 1. halvår 2021 at foretage et serviceeftersyn af den politiske og administrative struktur i kommunen med henblik på at vurdere, om der skal ske ændringer fra 1. januar 2022. Opgaven forankres i gruppeformandskredsen.”
Den nuværende struktur har i sin grundform været gældende siden 2014. Sigtet er, at tilpasninger af både den politiske og administrative struktur, herunder den politiske arbejdsform, skal træde i kraft samtidig med overgangen til nyt byråd i januar 2022.
Arbejdet med serviceeftersynet er sket i første halvår af 2021 med løbende involvering af både gruppeformænd, byråd samt medarbejdere og ledere.
Serviceeftersynet er gennemført, og der ligger en række forslag til politisk beslutning. Høringsperioden for kommentering af den administrative organisering sluttede den 7. juni og kan ses blandt bilagene.
Byrådet skal således tage stilling til følgende:
Som baggrund for beslutningen ses følgende bilag:
Høring af forslag til administrativ struktur:
Undervejs i arbejdet med Serviceeftersynet har der været lejlighed til at komme med forslag og input til arbejdet fra medarbejdere og ledere i organisationen. I tre omgange i processen er der blevet opfordret til at komme med indspil – først i forbindelse med fastlæggelse af undersøgelsestemaer, derefter mulighed til at kommentere foreløbige anbefalinger og sidst en formel høring i organisationen i perioden 19. maj – 7. juni 2021. Mange har benyttet sig af muligheden for at komme med indspil undervejs i hele processen – og der er indkommet mange forslag og ønsker til den fremtidige administrative organisering. En række forslag er at genfinde i det endelige forslag til fremtidig administrativ organisering – men det har ikke været muligt at imødekomme alle ønsker, da de også ind imellem har været modsatrettede.
De 20 indkomne høringsvar fra den formelle høring i perioden 19. maj – 7. juni 2021 er vedlagt som bilag til sagen.
Bemærkningerne til den administrative struktur går primært på:
- Kommentarer til processen til nu og ønsker til processen efter byrådets behandling af sagen
- Ønsker til og opmærksomhed på den fremtidige fysiske placering af de respektive afdelinger
- Finansiering af 4,5 mill. kr. til de stillingsmæssige opnormeringer der ligger i forslaget
- Opmærksomhedspunkter i forhold til den kommende organisering internt i afdelinger og på tværs af organisationen
- Nogle få forslag til ændringer af den anbefalede fremtidige administrative struktur
For yderligere uddybning henvises til de enkelte høringssvar.
Dog kommenteres i det følgende på de tre høringssvar, der primært vedrører indholdet af den foreslåede struktur. De går på tre forskellige temaer.
Et forslag går på placering af ”Ejendomsservice” i området ”Økonomi, Personale og IT” i stedet for i ”Vækst, Teknik og Fællesskab”, men placeringen er fastholdt i sidstnævnte, da det følger den politiske forankring af opgaven. Hedensted Erhverv foreslår, at de fremadrettet bør være en stabsfunktion til direktøren for ”Vækst, Teknik og Fællesskab” – dette vil blive afklaret i den videre proces med den interne organisering i dette område. Sidst peges der i et forslag på det uhensigtsmæssige i at flytte nogle af de nuværende opgaver i HR, Politik og Udvikling til andre enheder i organisationen. Andre høringssvar er dog positive i forhold til netop at samle opgaverne i andre enheder.
Høringssvarene har ikke givet anledning til ændringer i det endelige forslag til administrativ struktur – men de forslag, som går på ønsker til den videre proces om inddragelse af medarbejdere og ledere i arbejdet med organisering indenfor de enkelte områder, lokaler m.v., vil naturligvis indgå i tilrettelæggelsen af arbejdet med den nye struktur i de kommende måneder.
Hvad angår processen efter byrådets behandling af sagen på mødet den 23. juni 2021 har dette været drøftet i Hovedudvalget, hvor man på møde den 9. juni 2021 har aftalt en overordnet plan for arbejdet de kommende måneder – herunder etablering af en følgegruppe under Hovedudvalget med særlig fokus på processen for berørte medarbejdere og lokalefordeling m.v.
Processen sigter på afklaring snarest muligt for berørte medarbejdere med hensyntagen til behovet for løbende medarbejder- og lederinvolvering undervejs. Processen følger alle aftaler – nationale og lokale – som er indgået i forhold til arbejdet med organisationsændringer af denne type.
Administrationen indstiller, 14. juni 2021, pkt. 167:
Beslutning fra Udvalget for Politisk Koordination og Økonomi, 14. juni 2021, pkt. 167:
Indstilles godkendt.
En egentlig udmelding om fremtidig politisk og administrativ struktur sker efter byrådets behandling den 23. juni.
For: 27 A, F, I, K, O, V
Imod: 0
Undlader: 0
I alt: 27
Beslutning. Godkendt.