Referater - Arkiv 2022-2025

Sagsfremstilling

Anja Andersen
Claus Græsholm
Freddy Maagaard
Jakob Toftebjerg
Jørgen Mikkelsen
Karin Iversen
Kim Lunddorf
Søren Vanting

Fraværende:

Jette Søby
Bibi Dyrby Blenker

Sagsfremstilling

Den 30. januar 2025 blev der afholdt Award for idræts- og kulturlivet. Awarden blev afholdt i Juelsminde Hallerne og der deltog 550 personer.

Af kulturelle indslag var der et potpourri fra lokale kulturaktører og som noget nyt blev de nominerede præsenteret igennem video-materiale.

Ligeledes blev Mesterskabshædring for første gang afholdt under Awarden.

Indstilling

at Fritidsudvalget evaluerer Award.

Sagsfremstilling

Rask Mølle og Omegns Idrætsforening har administrativt fået bevilget 4.784 kr fra Udviklingspuljen til indkøb af 16 "nerfguns" til voksne.

Sagsfremstilling

Fritidsudvalget skal drøfte Grejbanken og tage stilling til, hvordan den skal fungere fremadrettet. Det blev besluttet på møde i Fritidsudvalget den 10. december 2024 at en endelig beslutning skal træffes på møde den 6. februar 2025.

Følgende blev fremlagt på møde den 10. december 2024:

• at Grejbanken vil kunne blive suppleret med andet udstyr fra foreningerne
• efter 3-5 år vil udstyr bevilget fra Udviklingspuljen kunne overgå til foreningen
• at Grejbanken nedlægges i sin nuværende form, og i stedet oprettes en liste over bevillinger fra Udviklingspuljen.

Grejbanken har eksisteret siden 2011. Den ejes af Hedensted Kommune, Kultur og Fritid. Indkøbene er finansieret af midler fra Fritidsudvalgets Udviklingspulje. Af praktiske hensyn er udstyret fysisk placeret hos den forening, som har fået bevillingen.

Detaljer om det forskellige grej kan læses på Hedensted Kommunes hjemmeside. Siden er opdateret i forbindelse med overgangen til Hedensted Kommunes nye hjemmeside i oktober 2024.

Nuværende retningslinjer for Grejbanken er følgende:

1. Folkeoplysende foreninger, skoler og grupper kan gratis låne grej fra Grejbanken.
2. Ved afhentning af udstyret udarbejdes en lejekontrakt mellem foreningen og låner, som skriver under på, at udstyret er intakt ved afhentning. Ved afhentning/aflevering skal udstyres tjekkes for fejl og mangler af begge parter.
3. Hvis udstyret går i stykker som følge af slidtage, er det Hedensted Kommune, Kultur og Fritid, der betaler for reparationen. Opstår der fejl og mangler pga. forkert brug, er det for brugerens regning.
4. Foreningen kan få udbetalt 140 kr pr. time, de bruger på administration af udstyret. Kun 2 foreninger har gennem tiden benyttet sig af muligheden.

Såfremt Fritidsudvalget fortsat ønsker en grejbank, skal der tages stilling til hvorvidt materiale skal stilles gratis til udlån, tidsrammen for materiale i grejbanken, udgifter ifm. slidtage og administration.

Indstilling

• at Fritidsudvalget drøfter de muligheder, der blev fremlagt på møde 10. december 2024 og træffer en beslutning.
• at såfremt beslutningen bliver at bibeholde Grejbanken skal pkt. 3 og 4 udgå.

Sagsfremstilling

Fritidsudvalget skal drøfte status på 2024 fra de folkeoplysende foreninger.

Foreningerne har gjort status på 2024 og blandt andet svaret på hvad der er gået godt, har givet udfordringer, hvordan de har arbejdet med rekruttering og fastholdelse af frivillige og evt. barrierer for at søge Udviklingspuljen.

Statusoversigten 2024 fra de folkeoplysende foreninger er fremsendt på mail til Fritidsudvalgets medlemmer med henblik på drøftelse af oversigten.

Indstilling

at besvarelserne drøftes og danner baggrund for evt. udvælgelse af indsatser og initiativer.

Sagsfremstilling

Beslutningstema

Landdistriktsrådet og Fritidsudvalget orienteres om svarene på det spørgeskema, som er sendt ud til lokalråd, kulturforeninger og folkeoplysende foreninger i Hedensted Kommune. Både råd og udvalg kommer med input til, hvilke temaer der skal italesættes på konferencen og hvem der kan gøre det. 

Historik

Landdistriktsrådet og Fritidsudvalget godkendte på respektive møder i oktober måned et samarbejdsprojekt mellem rådet og udvalget. Samarbejdsprojektet er opstået på baggrund af de udfordringer som både råd og udvalg samt forvaltning oplever i mødet med foreningslivet - nemlig at det er svært at få frivillige til at løse frivillige opgaver eller få medlemmer til foreningen eller bestyrelsen.

Frivilligheden er måske anderledes end tidligere og kræver andre kompetencer eller organiseringer i foreningslivet. Med dette som udgangspunkt ønskede både råd og udvalg at understøtte en udvikling af kommunens foreninger, så de opnår kompetencer, netværk og viden til at imødekomme de forandringer frivilligheden er under. Projektet indeholder bl.a. en konference der afvikles i april måned 2025. 

Både Landdistriktsrådet og Fritidsudvalget godkendte samarbejdsprojektet med en samlet økonomi på ca. 300.000 kr. 

Sagsfremstilling

I samarbejdsprojektet er det planlagt at sende et spørgeskema ud til lokalråd, kulturforeninger og folkeoplysende foreninger. Spørgeskema har til formål at:

•       afklare opbakningen til at deltage i en konference den 26. april fra kl. 9-15 
•       få input til hvilke udfordringer der fylder mest for foreningerne
•       få indblik om nogle af kommunens foreninger er lykkedes med at finde løsninger på det der udfordrer andre

Forvaltningen har udsendte spørgeskemaet i starten af 2025 med deadline den 19. januar 2025. 

Der er modtaget svar fra 140 foreninger. Svarene viser at der overvejende opbakning til at deltage i konferencen, hvor 62 % svarer at de ønsker at deltage til konferencen. 

Foreningerne peger derudover på at de 4 største udfordringer er:

•       47 svarer at de har udfordringer med dalende medlemstal
•       63 svarer at de har udfordringer med manglende frivillige
•       52 svarer at de mangler flere unge i bestyrelsen
•       32 svarer at de har udfordringer med ubalance mellem drift og udvikling

Foreningerne er desuden blevet spurgt, om de er lykkedes med det, der udfordrer andre. Her præsenteres en række af de udsagn på løsninger, som foreningerne har, og som andre måske kan lære noget af: 

•       Vi har øget fokus på frivillighed og belønning, som har hjulpet på det.
•       Stigende medlemstal af både børn og voksne - laver mange aktiviteter, og tager godt hånd om vores medemmer.
•       Vi synes, vi er lykkedes med at fastholde de frivillige, så de føler det er sjovt at være med, specielt de frivillige til vores festivaller.
•       Vi arbejder på udvidet samarbejde med byens øvrige foreninger, hvilket er målet i 2025.
•       Vi spørger folk. De frivillige er der som oftest, det gælder bare om at finde dem. Som formand skal man huske at uddelegere.

Forvaltningen tænker at tage kontakt til en række af foreninger for at høre, om de ville være interesseret i at præsentere deres løsninger til konferencen. Både Landdistriktsrådet og Fritidsudvalg har desuden mulighed for at komme med bud på oplægsholdere til konferencen jævnført de listede udfordringer. 

Forvaltningen sammensætter, på baggrund af de indkomne svar i spørgeskemaet samt input fra Landdistriktsrådet og Fritidsudvalget, et program til konferencen. 

Indstilling

• at orienteringen tages til efterretning.
• at Fritidsudvalg og Landdistriktsråd kommer med input til foreninger der kan præsentere løsninger på konferencen.

Sagsfremstilling

Beslutningstema

Orientering om procesplan for eftersyn af puljer og tildelingskriterier i forbindelse med budgetforligsaftalen for 2025-2028.

Historik

I budgetforliget 2025-2028 er det besluttet, at Udvalget for Fællesskab genbesøger områdets puljer og tildelingskriterier: "Udvalget for Fællesskab genbesøger de eksisterende puljer og giver området et eftersyn, med henblik på en afdækning af, om puljerne og tildelingskriterierne i tilstrækkelig grad understøtter kommunens ambitioner om forpligtende fællesskaber". 

Sagsfremstilling

Udvalget for Fællesskabet har på dets møde den 14. januar 2025 godkendt en procesplan for, hvordan eftersynet af puljerne skal foregå. I procesplanen er der indlagt mulighed for op til tre møder med de respektive formandskaber for Landdistriktsrådet og Fritidsudvalget eller fællesmøder med brugerudvalgene.

Jævnført procesplanen forventes det at der den 1. april 2025 foreligger et udkast til beslutningsoplæg til godkendelse i Udvalget for Fællesskab. Udkastet præsenteres på et temamøde for Kommunalbestyrelsen i april og hele oplægget sendes i høring i Landdistriktsrådet og i Fritidsudvalget fra den 1. maj - 18. maj 2025.

Den 3. juni behandles høringssvarene og Udvalget for Fællesskab godkender et endelig beslutningsoplæg der videresendes og behandles i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i samme måned. 

I Fritidsudvalget er formanden også medlem af Udvalget for Fællesskab. For at ensarte repræsentationen af foreningsrepræsentanter i møderne har Fritidsudvalget mulighed for at udpege en ekstra foreningsrepræsentant, der kan deltage i formandskabsmøderne. Det tager Fritidsudvalget stilling til den 6. februar 2025. 

Det første møde med formandskabet er planlagt til den 18. februar 2025. Forvaltningen har efter procesplanens godkendelse i Udvalget for Fællesskab allerede kontaktet formændene fra brugerudvalgene for at reservere dato og tid til møderne. Dagsorden til møderne udsendes efter Udvalget for Fællesskabs møde den 4. februar 2025, hvor dagsorden til formandskabsmøderne godkendes. 

Indstilling

• at orienteringen tages til efterretning.
• at Fritidsudvalget efter behov udpeger ekstra foreningsrepræsentant til deltagelse i formandskabsmøder.

Sagsfremstilling

Der skal tages stilling til ansøgning fra FOF Sydøstjylland, der søger om tilskud til indkøb af rensdyrskind og turguide-system.

Ansøgningen skal i givet fald finansieres via Fritidsudvalgets Udviklingspulje.

Der er ved mødets start et restbeløb i Udviklingspuljen i 2025 på 543.926 kr.

Hos FOF Sydøstjylland arbejder de løbende på at forbedre oplevelsen og kvaliteten af deres kurser og udendørs aktiviteter, så de bedst muligt understøtter fællesskab, læring og trivsel for deltagerne. De har identificeret et behov for at optimere de fysiske rammer for deres outdoor kurser og ture, især i forbindelse med forårs-og efterårsaktiviteterne, hvor komfort og god formidling er afgørende for en vellykket oplevelse. 

For at imødekomme dette behov ønsker de støtte til to konkrete elementer:

• 15 rensdyrskind og opbevaringsposer og -kasse: Disse skal sikre, at deltagerne kan sidde varmt og behageligt under udendørs aktiviteter, og at det bliver muligt for underviseren at udvikle forløb med mere kontakt til naturen, end de stående workshops. For deltagerne forbedrer disse både komforten, sikkerhed og motivationen for at deltage i de koldere måneder.
• Turguide-system til 15 deltagere: Et mobilt lydsystem gør det muligt for deres undervisere at formidle viden klart og tydeligt, selv på afstand og i grupper, hvor det kan være svært at høre. Dette vil styrke deltagernes oplevelse og læringsudbytte, og underviserne får større mulighed for at anvende naturen som klasseværelse, når de ikke skal være begrænset af afstand.

Målgruppen for projektet er kursister, der ønsker at deltager i FOF’s outdoor aktiviteter. De har undervisere der, fx ønsker at tilbyde guidede naturvandringer, skovbundsmeditationer og perceptionsøvelser blandt træerne. Målgruppen spænder bredt fra voksne til seniorer, med et særligt fokus på at skabe fællesskaber og fremme mental og fysisk sundhed.

Der søges om tilskud på 11.695,50 kr til rensdyrskind, poser og opbevaringskasse og 23.998 kr til turguide-system i alt 35.693,50 kr fra Udviklingspuljen.

Indstilling

at ansøgningen drøftes.

Indstilling

Underskriftsside/godkendelsesside. Udvalgets medlemmer skriver under digitalt her.

Sagsfremstilling

Fritidsudvalget skal drøfte emner til fællesmøde med Udvalget for Fællesskab den 8. april 2025.   

Der afholdes årligt to fællesmøder mellem Fritidsudvalget og Udvalget for Fællesskab. Sidste fællesmøde blev afholdt den 8. oktober 2024.

Formålet med fællesmøderne er at få en dialog og erfaringsudveksle inden for Fritidsudvalgets områder.

Indstilling

at emner til fællesmøde drøftes.

Sagsfremstilling

Fritidsudvalget skal beslutte om Løsning E Fitness fortsat skal være en godkendt folkeoplysende forening i Hedensted Kommune.

Løsning E Fitness blev godkendt folkeoplysende på møde i Fritidsudvalget den 12. december 2023.

Forud for godkendelsen af foreningen var forvaltningen på besøg og i telefonisk dialog med foreningen for at redegøre for de regler, som en folkeoplysende forening skal leve op til.

Hedensted Kommune skal føre tilsyn med, at foreninger der modtager tilskud eller anvises lokaler efter Folkeoplysningsloven, overholder de gældende regler. Da det ikke har været muligt for forvaltningen at foretage det nødvendige tilsyn, har forvaltningen indstillet at foreningen ikke længere skal være en godkendt folkeoplysende forening.

For at redegøre for forvaltningens indstilling er historikken skitseret nedenfor.

Fra juli-september 2024 er forvaltningen i løbende dialog med foreningen, da foreningen ønsker at søge om lokaletilskud for 1. halvår 2024.

Den 19. september 2024 modtager forvaltningen en mail fra 2 tidligere bestyrelsesmedlemmer. De har meddelt foreningen, at de udtræder af foreningens bestyrelse. I følge dem, har der ikke været indkaldt til generalforsamling og/eller bestyrelsesmøde efter foreningen blev oprettet. De er efter oprettelsen af foreningen flyttet fra byen, og har siden intet haft med foreningen at gøre, udover opkald fra diverse instanser, hvor de har henvist til foreningens kasserer, som er grundlægger af foreningen. De skriver, at de ikke ved, om der skal rettes henvendelse til kommunen om dette, men at de nu har gjort det, og forventer deres udtrædelse er gældende fra dags dato.

Den 24. september 2024 skriver forvaltningen til foreningen og forelægger dem ovenstående. Forvaltningen meddeler foreningen, at de for at være en godkendt folkeoplysende forening, skal afholde generalforsamling og bestyrelsesmøder ifølge deres vedtægter. Forvaltningen beder om at modtage et referat fra deres generalforsamling.

Den 1. oktober 2024 meddeler foreningen, at de forventer at have to nye bestyrelsesmedlemmer. Der vil snart blive afholdt et bestyrelsesmøde og at foreningen vil indkalde til generalforsamling til næste år inden 1. maj 2025.

Den 3. oktober 2024 påpeger forvaltningen i en mail, at den ikke har modtaget en kopi af referatet fra sidste generalforsamling. Der gøres igen opmærksom på, at en godkendt folkeoplysende forening ikke kan undlade at afholde generalforsamling. Forvaltningen skriver desuden at en godkendt folkeoplysende forening ikke kan supplere sig selv med udpegede bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsesmedlemmer skal vælges på en generalforsamling alternativt på en ekstraordinær generalforsamling. Forvaltningen kan derfor ikke ikke imødekomme deres ansøgning om lokaletilskud, da forvaltningen vurderer, at foreningen ikke lever op til kravene for en godkendt folkeoplysende forening. Forvaltningen foreslår, at foreningen følger deres vedtægter og på baggrund af dem, får deres forening demokratisk (gen)opbygget.

Den 30. oktober 2024 modtager forvaltningen en mail fra foreningen om, at foreningen har afholdt en ekstraordinær generalforsamling den 23. oktober 2024. Forvaltningen er herefter i mundtlig kontakt med foreningen, for reelt er foreningens generalforsamling ikke varslet med mindst en måned, som der står i vedtægterne. 

Forvaltningen er i dialog med foreningen i løbet af november 2024 og aftaler et møde den 11. december 2024, da Løsning E Fitness ikke har levet op til forenings vedtægter og retningslinjer for at være en godkendt folkeoplysende forening. På mødet kan foreningen give en status på forenings drift. Foreningen bedes medbringe; regnskab, budget, oversigt over holdaktiviteter og medlemslister.

Foreningen har ikke medbragt de ønskede dokumenter og foreningen bedes indsende dokumenterne senest 17. januar 2025. Ved fristen er dokumenterne ikke modtaget.

Efter dialog med foreningen modtages link til holdaktivitet og kontoudtog fra januar 2025. Foreningen har ikke udarbejdet de øvrige dokumenter.

Foreningen meddeles derefter, at forvaltningen indstiller til Fritidsudvalget, at foreningen ikke længere skal være en godkendt folkeoplysende forening.

Indstilling

at Løsning E Fitness ikke længere skal være en godkendt folkeoplysende forening i Hedensted Kommune.