Godkendelse af evaluering af handlingsplan fra 2011 for organisering af driftopgaver inden for Veje & Grønne områder
Beslutning om driftsentreprisen på klasse 1 vejene skal genudbydes eller hjemtages.
Driften af klasse 1 vejene er i dag udliciteret til HedeDanmark, og kontrakten udløber den 1. maj 2015 med option for 2 års forlængelse.
Den nuværende kontraktsum vedrørende klasse 1 vejene er 1,55 mio. kr./år.
Af hensyn til det samlede budget har opgaven dog været begrænset til ca. 1,2 mio. kr. årligt
Opgaven kan løses inden for det afsatte budget, uanset om den løses internt eller eksternt.
Den 7. november 21. november 2011 godkendte henholdsvis Teknik- & Miljøudvalget samt Økonomiudvalget en handlingsplan for "Organisering af driftsopgaver inden for Vej- og Parkdrift fra 2012", beslutningen er vedlagt som bilag.
Det blev besluttet, at handlingsplanen følges op med en evaluering af driftsorganisationens konkurrenceevne efter 2 år på følgende punkter:
Evalueres de gennemførte ændringer? Er serviceniveauet opretholdt? Er målsætningerne beskrevet i 0-2 års perioden lykkes, og hvilke erfaringer er der opnået? Har dette betydet, at der er foretaget ændringer i driften, og er der foretaget justeringer mellem opgaver i privat og offentlig regi?
Vi kan gennem vores time-sags-styring og opmåling/registrering af arbejdsopgaverne se, hvad det koster at vedligeholde et givent område eller udføre den enkelte arbejdsopgave. Dette gør os klar til konkurrenceudsatte opgaver på et hvilket som helst område
Vi foretager en vurdering ud fra parametrene økonomi og kvalitet, om der skal foretages en konkurrenceudsættelse af et bestemt område
Ændrede prioriteringer i serviceniveau kan hurtigt konsekvensvurderes og igangsættes.
Desuden blev det besluttet, at entreprisen vedrørende klasse 1 vejene blev genudbudt i 3 år, med option på 2 års forlængelse.
Administrationen og materielgården har i samarbejde gennemført en evaluering af de 4 mål:
1.
Materielgården har arbejdet systematisk med at organisere driftsopgaverne på et ensartet niveau i hele kommunen ved fra de 3 materielgårde at oprette tværgående teams, der løser "grønne og sorte opgaver" på tværs i hele kommunen. For at øge fleksibiliteten er der oprettet et mini-entreprenørhold til mindre afvandingsopgaver og andre ad-hoc opgaver. Græsklip foretages på tværs – der er lavet 2 græshold, som deler kommunen imellem sig. Rabatklipning løses med 2 nye maskinløsninger, der betyder, at der er sparet en klipper. Klipning af boldbanerne er også effektiviseret med indkøb af nye maskiner.
Til gengæld er der et tæt samarbejde med private entreprenører om større eller mere specialiserede opgaver som afvandingsopgaver, underskydning og transport af materialer mv. Arbejder på vejrabatterne med afhøvling og kanttilfyld, pasning af grusveje, gadefejning og brøndtømning mm. udføres alle af private firmaer. Private hjælper desuden med belægningsarbejder, mindre asfaltreparationer og leverance af grønne opgaver.
Snerydning i byerne samt kommunale stier og fortove varetages af materielgården, mens øvrig snerydning varetages via udbudte lastbilruter.
Det samlede serviceniveau er opretholdt både på vejområdet og på den grønne drift.
2.
I november 2014 afsluttes en opgave sammen med revisionsfirmaet BDO, hvor materielgårdens enhedspriser for mandskab og maskiner er opgjort regnskabsmæssigt korrekt. Det er således fremover muligt at komme med interne bud på konkurrence udsatte opgaver.
Der arbejdes stadig med en systematisk registrering og beskrivelse af de enkelte driftsområder.
3.
Som beskrevet under punkt 1 arbejdes der ud fra det princip, at materielgården løser frontopgaverne, hvor lokalkendskab, fleksibilitet og helhedsopfattelse er af stor vigtighed for opgavens rette løsning. Større entreprenøropgaver, specialiserede opgaver eller opgaver, der kræver særlige maskinløsninger, udbydes generelt. Dog er der investeret i specialiseret udstyr til græs- og rabatklipning, her kan dog også dokumenteres en konkurrencedygtig udførelse på både pris og kvalitet.
4.
Et tæt samarbejde mellem Materielgården og administrationen giver en hurtig og fleksibel prioritering af ressourcerne. Der kan med få beslutninger flyttes mandskab og maskiner fra et område til et andet, hvis det besluttes at fokusere på f.eks. vejafvanding, udvidelse af åbningstiden på genbrugsstationerne eller gemme 'opgaver' til stille perioder om vinteren, så det er muligt at opretholde et fornuftigt beredskab til vintervedligeholdelse.
Driften af klasse I vejene er i dag udliciteret til HedeDanmark, og kontrakten udløber den 1. maj 2015 med option for 2 års forlængelse. Kontrakten omfatter alle opgaver med græsslåning, grøfter og snerydning på cykelstierne langs disse. Det anbefales, at optionen for forlængelse ikke udnyttes, og at ansvaret for opgaven hjemtages til administrationen, og at opgaverne primært løses af materielgården.
Begrundelserne for denne anbefaling er:
Der bruges i administrationen ret store ressourcer på at kontrollere og fastholde entreprenøren på det kontraktlige kvalitetsniveau i forhold til entreprisen størrelse
Den nuværende entreprisesammensætning er ikke hensigtsmæssig og kan forventes at give en større budsum end den nuværende
Materielgården kan stort set med det eksisterende materiel opmande på græs- og rabatklipningen og således opnå en bedre maskinudnyttelse
Der kan opnås en hurtigere reaktionstid på ad hoc opgaver, der løses af eget mandskab eller lokale entreprenører
Opgaven kan løses inden for den eksisterende ramme på ca. 1.2 mio. kr. Det forventes, at ca. 300.000 kr. af disse vil tilgå eksterne lokale entreprenører
Snerydning på cykelstierne langs klasse 1 vejene er en del af entreprisen der med fordel kan medtages i det kommende udbud af lastbilruter. Lastbilruterne skal udbydes til vinteren 2015/2016 med en løbetid på 4 år.
Det samlede driftsbudget til vejene, de grønne områder, strande, vintervedligehold mm. er i 2014 ca. 41 mio. kr. Heri ikke indregnet anlægsbevillingen på 24 mio. kr til asfalt i 2014.
Heraf anvendes:
ca. 25 mio. kr. (60%) til forskellige entreprenører og rådgivere
ca. 13 mio. kr. (30%) af materielgården
ca. 3 mio. kr. (10%) til diverse forbrugsafgifter mm.
Ingen bemærkninger.
Lov om veje
| at | evaluering af handlingsplan godkendes |
| at | driftsentreprisen for klasse 1 vejene ikke genudbydes og hjemtages. |
Indstillingen tiltrådt idet det tilføjes at der skal foretages en evaluering af opgaveløsningen på klasse 1 vejene om 2 år.