Udvalget for Fritid & Fællesskab - Dagsordener og referater 2014-2017

Beslutningstema

Drøftelse af FLIS-nøgletal på udvalgets område

Sagsfremstilling

I forbindelse med kommunens indkøb af FLIS (Fælleskommunalt LedelsesInformationsSystem) blev det aftalt at gennemføre en til to årlige præsentationer i udvalgene for at give et indblik i mulighederne i FLIS.

FLIS giver på nuværende tidspunkt primært mulighed for at vurdere udvalgets opgaveløsning i et økonomisk perspektiv. FLIS-portalen er under fortsat udvikling og vil på sigt også indeholde kvalitative data, hvilket vil udbygge mulighederne for at følge op på, hvorledes udvalgets beslutninger vedrørende ressourceforbrug og aktiviteter understøtter kerneopgaven.

På dagens møde vil økonomikonsulent Morten K. Jensen og Inge B. Jensen præsentere udvalgte nøgletal på udvalgets område.

Administrationen indstiller,

Beslutningstema

Hjarnø Færgefart fremsender regnskab 2014 og budget 2016 til godkendelse.

Økonomi

Årsrapport 2014, revisionsprotokollat til årsregnskab 2014 og bestyrelsens regnskabserklæring er vedlagt som bilag.

Budget 2016 er vedlagt som bilag.

Der er i Hedensted Kommunes budgetforslag for 2016 indarbejdet 2.699.241 kr. som tilskud til Hjarnø Færgefart til dækning af de af færgefarten budgetterede udgifter, der ikke dækkes af billetindtægter, statstilskud m.v.

Der ud over er der i Hedensted Kommunas budgetforslag for Hjarnø Færgefart indarbejdet:

·         Forhøjet, generelt tilskud                           354.000 kr.

·         Tilskud til nedsættelse af godstaksterne       123.000 kr.

                                                                     477.000 kr.

således at Hedensted Kommunes samlede bidrag til Hjarnø Færgefart udgør 3.176.241 kr.

Sagsfremstilling

Hjarnø Færgefart er en selvejende institution, der drives med et årligt kommunalt tilskud. Byrådet skal godkende bestyrelsens budgetter og regnskab, j.fr. vedtægterne for Hjarnø Færgefart. En uafhængig revisor Roesgaard & partners har bistået bestyrelsen for Hjarnø Færgefart med udarbejdelsen af årsrapport, revisionsprotokollat og regnskabserklæring.

Fra ledelsesberetningen: Institutionens resultatopgørelse for 2014 udviser et underskud på 759.000 kr., og instruktionens balance pr. 31. december 2014 udviser en egenkapital på 3.860.000 kr. Resultatet før af- og nedskrivninger viser et overskud på 31.000 kr. Resultatet betragtes som tilfredsstillende.

For regnskabsår 2015 forventes et underskud på ca. 200.000 kr.

Med virkning fra 1. juli 2015 er det besluttet, at færgetaksterne for gods skal nedsættes med op til 80%, og at staten kompenserer kommunerne 100% for denne ekstraudgift. For Hedensted Kommune betyder det en kompensation på 123.000 kr. i 2016.

Oversigt over takster pr. 1. juli 2015, og forslag til takster for 2016 vedlægges.

Kompensationen for nedsættelse af godstaksterne fremgår ikke specifikt af budget 2016, men tilskuddet er indregnet i billetindtægten. Byrådet har tidligere godkendt en bevilling på 10 mio. kr. til Hjarnø Færgefart til bl.a. levetidsforlængelse af færgen. Denne pulje bruges der af hvert år:

• 2013 568.000 kr.
• 2014 453.000 kr.
• 2015 710.000 kr.
• 2016 300.000 kr. (budget)

Ultimo 2016 forventes der at være 416.479 kr. tilbage i "10 mio. kr.-puljen", hvorfor det må formodes, at puljemidlerne er brugt med udgangen af 2017.

Kommunikation

Beslutningen meddeles Hjarnø Færgefart

Lovgrundlag

Byrådet skal godkende vedtagelse af budgettet og regnskab, j.fr. vedtægter for Hjarnø Færgefart § 8, stk. 4.

Bekendtgørelse om nedsættelse af færgetakster for godstransport til og fra øer, BEK nr. 670 af 21. maj 2015, § 1 og §§ 10-12

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGForslag til takster 2016
• BILAGBudget 2016.pdf
• BILAGHjarnø Færgefart, bestyrelsens regnskabserklæring
• BILAGHjarnø Færgefart, Årsrapport 2014
• BILAGHjarnø Færgefart, Revisionprotokollat til årsregnskab 2014

Beslutningstema

Bestyrelsen for Det Fælles Landdistriktsråd anmoder om, at udvalget omprioriterer en del af puljen på 1,8 mio kr. til brug for metoden med Borgerbudgettering i årene 2015-2017

Økonomi

Forslaget kræver ikke ekstra bevilling, men tilsagn til omfordeling af landdistriktsmidler.

Økonomi har ikke yderligere bemærkninger til de økonomiske aspekter.

Sagsfremstilling

Bestyrelsen for Det Fælles Landdistriktsråd (DFL) har på udviklingsseminar den 29. august behandlet evaluering af de 7 borgerbudgetterings-processer (BB), som er gennemført i 2014/15. De deltagende lokalområder giver meget positive tilbagemeldinger om metoden til at skabe udvikling lokalt samt fortæller, at det også har fået engageret flere og andre lokale end sædvanligt. Man har også oplevet en vis “Spin off” - når projekter, som ikke vandt afstemningen, alligevel er blevet realiseret, enten via andre puljer, eller i helt privat regi. Evalueringen er vedlagt som bilag.

På baggrund af evalueringen foreslår bestyrelsen, at der fortsat reserveres midler i regi af det DFL. For at sikre alle lokalråd får tilbud om en proces forslås, at der årligt afsættes midler til 10 processer over de næste 3 år - til hver proces afsættes 50.000 kr. til fordeling efter afstemning og 2.000 kr. til afvikling af selve processen (annoncering, mobilisering, afstemning).

I alt reserveres 520.000 kr. fra landdistriktsmidlerne over de næste 3 år til formålet. Gennem lodtrækning fastsættes den rækkefølge, hvor de 30 lokalråd får tilbudt en borgerbudgetteringsproces. BB bliver således dels et fælles værktøj til lokal udvikling og innovation, dels et værktøj til udvikling af en ny fælles demokratiopfattelse.

Blandt fordelene ved BB kan nævnes

·         lokal mobilisering, bred deltagelse på tværs af lokalsamfundet

·         transparent og overskuelig proces

·         skaber tro på, at lokalområdet sammen kan ændre fremtiden (empowerment)

·         understøtter lokal innovation

·         direkte demokrati, revitaliserer demokratiet

Det vil også være med til at give erfaringer om, hvad der sker, når nogle lokalråd går i gang med 2. omgang. DFL vil udpege bestyrelsesmedlemmer, som følger den enkelte proces, og foretager løbende erfaringsopsamling, samt sikrer, at processerne “holdes på sporet”.

 
På baggrund af de overståede processer arbejder bestyrelsen pt. med opdatering af vejledningen om BorgerBudgettering.

Administrationen indstiller,

Beslutningstema

Efter en drøftelse af lokaletilskudsmodellen til hallernes øvrige lokaler beslutter udvalget sig for det videre forløb.

Genoptagelse af sag fra mødet den 31. august.

Økonomi

Der sker ikke nogen ændringer/eller besparelser på området. Det nuværende beløb inklusive årlige fremskrivninger vil stadig være til disposition.

Historik

Foreningernes brug af lokaler er i forandring fra år til år, hvorfor lokaltilskudsmodellen også bør følge udviklingen.

Genoptagelse af punktet fra mødet den 10. august.

Sagsfremstilling

Tilskudsmodellen til halsektoren er opdelt i 3 afsnit:

1. Driftstilskud
2. Lokaletilskud til foreningernes brug af hallerne og
3. Lokaletilskud til møde/-omklædningsrum.

Punkt 2 er gentænkt og udviklingstilpasset i 2014. I den forbindelse blev der givet et løfte om, at punkt 3 i løbet af 2015 også skulle gentænkes.

Administrationen indstiller, 31. august 2015, pkt. 75:

at udvalget beslutter sig for en model for lokaletilskud til møde/omklædningsrum.

Udvalget for Fritid & Fællesskab, 31. august 2015, pkt. 75:

Anbefales godkendt.

Hans Henrik Rolskov tager forbehold på grund af foreninger, som bruger kommunale klubhuse får bedre vilkår end foreninger i haller.

Allan Petersen deltog ikke i behandlingen af punktet.

Udvalget for Politisk Koordination og Økonomi, 7. september 2015, pkt. 150:

Det foreslås, at der afsættes en måned til yderligere at få belyst eventuelle spørgsmål og uklarheder således, at Udvalget for Fritid & Fællesskabs indstilling behandles i oktober måned.

Udvalget for Fritid & Fællesskab tilrettelægger processen med spørgsmål og belysning af eventuelle uklarheder.

Fraværende: Kim Hagsten Sørensen

Der har været afholdt dialogmøder de mest berørte, Juelsmindehallerne og Barrit Kultur- og Idrætscenter. Referat vedhæftet.

Øvrige centre har haft mulighed for at indgive skriftlige høringssvar samt udtrykke sig på et møde, hvor alle centre var indkaldt. Referat vedlagt. Det er kun Juelsmindehallerne og Barrit Kultur og Idrætscenter, der har betænkeligheder. Alle øvrige centre bakker positivt op omkring forslaget.

Kommunikation

De enkelte hallers bestyrelser modtager en orientering om udvalgets beslutning.

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGNy model for øvrige lokaletilskud med 5 årig udfasning
• BILAGNy model for øvrige lokaletilskud med 5 årig udfasning
• BILAGReferat fælles halmøde den 23.09.2015
• BILAGReferat 16.09.2015

Beslutningstema

Stillingtagen til mødeplan for 2016

Økonomi

Udgifter til vederlag indgår i det eksisterende budget.

Historik

Til orientering er nytårskuren i år planlagt til tirsdag den 12. januar. Da Udvalget for Teknik normalt afholder deres møder tidligt forventes mødeplanen ikke at få indflydelse på denne.

Sagsfremstilling

Mødeplanen for 2016 foreslås afholdt efter samme principper som i 2014 og 2015, så møderne foreslås afholdt på følgende datoer;

Byrådet.

Byrådets møder afholdes som udgangspunkt den sidste onsdag i måneden, dog så mødet i december afholdes den 3. onsdag i måneden og Juli måned er mødefri.
Dette betyder, at Byrådets møder i 2016 afholdes på følgende datoer:

 1. og 2. behandling af budgettet foreslås afholdt henholdsvis 21. september og 12. oktober.

Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi.

Møderne i Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi afvikles således 6 af møderne afholdes den 3. mandag i måneden og 5 af møderne den 2. mandag i måneden. Juli måned er mødefri.
Dette betyder, at møderne i 2016 foreslås afholdt på følgende datoer:

 Udvalget for Teknik.

Møderne i Udvalget for Teknik afholdes som udgangspunkt den 1. tirsdag i måneden (7 af møderne). Møderne i januar,marts og november afholdes 2. tirsdag i måneden.
Mødet i august afholdes den 3. tirsdag i måneden. Juli er mødefri. Dette betyder, at møderne i 2016 foreslås afholdt på følgende datoer:

Byrådets dialogmøder samt møderne i Udvalget for Beskæftigelse,
Udvalget for Fritid & Fællesskab, Udvalget for Social Omsorg samt Udvalget for Læring.

Møderne afholdes som udgangspunkt den 1. mandag i måneden, dog således at mødet i Januar måned afholdes 2. mandag i måneden og mødet i August den 3. mandag i måneden. Juli måned er mødefri.
Dette betyder, at møderne i 2016 afholdes på følgende tidspunkter:

Kommunikation

Mødeplanen for 2016 behandles i alle fagudvalg i oktober måned og efterfølgende i henholdsvis Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi samt Byrådet. Når mødeplanen for 2016 er godkendt, vil mødeplanen blive lagt ind i Byrådets og Kommuneledelsens mødekalender fra centralt hold og efterfølgende blive lagt ud på hjemmesiden.

Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse § 8 og 20

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGPolitiske møder - 2016.pdf

Beslutningstema

Der skal tages beslutning om udvalgets deltagelse i diverse kurser, møder mv.

Økonomi

Deltagelsen i arrangementerne er - for så vidt der er deltagerbetaling - indeholdt i budgettet.

Historik

Byrådet har den 28. januar 2014 besluttet, at såfremt der skal gives kørselsgodtgørelse til møder, konferencer, kurser mv. inden for et udvalgs arbejdsområde, skal udvalgets deltagelse have været optaget og godkendt som et punkt på udvalgets dagsorden.

Sagsfremstilling

1. Møde om strategi for LUP Puljen den 19. januar 2015
2. Møde med Grønt Råd den 3. februar 2015
3. Årligt møde med Sommerhusforeningerne den 3. marts 2015
4. Møde med Grønt Råd den 14. april 2015
5. Årligt møde med vandværkerne den 5. maj 2015
6. Årligt møde med fjernvarmeværkerne den 1. september 2015
7. Møde med Folketingets Ø-udvalg den 1. oktober 2015
8. Årligt møde med Landbrugsforum den 6. oktober 2015

Administrationen indstiller,

Beslutningstema

• Besøg hos Holbæk Kommune den 22. september - udveksling af erfaringer mv. omkring kontakt med borgerne

Beslutningstema

Der skal tages stilling til en henvendelse fra Horsens Kommune, der ønsker betaling for den del af basisudgifterne til det arkæologiske arbejde, der vedrører Hedensted Kommune.

Økonomi

Der er i museumsloven ikke hjemmel til, at et museum kan kræve betaling fra en kommune for det arkæologiske arbejde. Omvendt foreskriver museumsloven heller ikke, at det skal være gratis.

Der er ikke afsat midler i budget 2016 til en eventuel betaling til Horsens Kommune.

Sagsfremstilling

Glud Museum er det kulturhistoriske museum for Hedensted Kommune, og museet har ansvaret for perioden fra år 1660 og til i dag. Det arkæologiske arbejde med tiden forud for 1660 varetages af et museum med et arkæologisk ansvar – som er Horsens Museum.

Det arkæologiske ansvar sikrer, at Hedensted kommune som alle andre kommuner i landet lever op til museumslovens kapitel 8 om at inddrage, underrette og samarbejde med vedkommende statslige eller statsanerkendte kulturhistoriske museum om sikring af kultur- og naturarven i forbindelse med den fysiske planlægning og forberedelse af jordarbejder m.v. Det pågældende museum er forpligtet på at samarbejde med planmyndigheder, foretage arkivalsk kontrol, udarbejde udtalelser, foretage undersøgelser og udgravninger.

Før kommunalreformen i 2007 varetog VejleMuseerne det arkæologiske ansvar i Tørring-Uldum Kommune og Hedensted Kommune, mens Horsens Museum varetog ansvaret for Juelsminde Kommune. Med kommunalreformen overtog Horsens efter eget ønske ansvaret for hele Hedensted Kommune.

I forbindelse med Kulturstyrelsens ønske om ændringer i de arkæologiske museers arbejdsområder (større enheder og dermed færre arkæologiske museer) skulle de arkæologiske museer i 2012 redefinere deres ansvarsområder.

I den forbindelse ønskede Hedensted Kommune, at VejleMuseerne skulle varetage det arkæologiske ansvar for Hedensted Kommune – og VejleMuseerne var interesserede heri og argumenterede herfor over for Kulturstyrelsen.

På trods af dette ønske fastholdt Horsens Museum fortsat at ville varetage ansvaret, og Kulturstyrelsen afgjorde til sidst sagen til fordel for Horsens Museum i oktober 2013.

Horsens Kommune ønsker nu at frasige sig det arkæologiske ansvar i Hedensted Kommune, med mindre Hedensted Kommune fremadrettet er indstillet på at betale den del af basisudgifterne til det arkæologiske arbejde, der vedrører Hedensted Kommune. Beløbet er beregnet til 400.000 kr. i gennemsnit pr. år.

Samarbejdet med Horsens Kommune har fungeret godt, men kravet om betaling undrer umiddelbart, idet Horsens Kommune så sent som i sommeren 2013, hvor man måtte være bekendt med opgavens omfang og karakter, over for Kulturstyrelsen argumenterede for at beholde det arkæologiske ansvar for Hedensted Kommune, uden at der blev nævnt noget om en eventuel betaling.

I forlængelse af Horsens Kommunes henvendelse om betaling har der været dialog med Vejle Kommune og VejleMuseerne.

Der er allerede nu et samarbejde med VejleMuseerne om bl.a. forskning, konservering og opbevaring af den arkæologiske kulturarv i museumsmagasiner.

Muligheden for en udvidelse af dette samarbejde, således at VejleMuseerne fremadrettet varetager det arkæologiske ansvar i Hedensted kommune, bør undersøges, nu da Horsens kommune overvejer at afbryde samarbejdet med Hedensted kommune.

Administrationen indstiller, 5. oktober 2015, pkt. 79:

At det meddeles Horsens Kommune, at Hedensted Kommune ikke er indstillet på at betale for varetagelse af det arkæologiske ansvar.

At der optages dialog med Kulturstyrelsen og Vejle Kommune om, at VejleMuseerne varetager det arkæologiske ansvar i Hedensted Kommune, hvis Horsens Kommune frasiger sig dette ansvar fra 1. januar 2016.
 

Kommunikation

Horsens Kommune skal orienteres om udvalgets beslutning.

Lovgrundlag

Bekendtgørelse af museumsloven, LBK nr 358 af 08. april 2014, §§ 8 og 26 (Museumsloven)

Bilag

• BILAGHenvendelse fra Horsens Kommune