Udvalget for Fritid & Fællesskab - Dagsordener og referater 2014-2017

Beslutningstema

Bibliotekschef Ulla Henriksen orienterer om Hedensted Bibliotekerne.

Bilag

• BILAGDiashow Hedensted Biblioteker

Beslutningstema

Drøftelse og stillingstagen til proces for samskabelse på Byrådets temamøde den 25. februar 2015.

Økonomi

Ingen bemærkninger.

Historik

Byrådet havde den 24. september 2014 samskabelse og borgerbudgettering på dagsordnen. For at komme et skridt videre i processen har de politiske udvalg efterfølgende drøftet samskabelse. Afsættet for denne dialog er sket med baggrund i temamødet, vores erfaringer med samskabelse samt følgende spørgsmål:

Vores umiddelbare tanker om samskabelse?

- Fortæl med egne ord, hvorfor du tænker, vi ”skal” samskabe i Hedensted kommune?

- Hvad er det vigtigste samskabelse skal bidrage til?

Vores tanker om at skabe en fælles platform, når vi taler samskabelse i Hedensted Kommune?

- Herunder at invitere medarbejdere og borgere til at deltage i denne proces?

- Hvad vil det mon give os?

- Eventuelle opmærksomhedspunkter ved en sådan proces? 

Hvordan sikrer vi en proces, hvor vi som politikere bliver klogere på os selv og de nye politikerroller, som samskabelse vil ”kalde på”? 

Sagsfremstilling

Med afsæt i tilbagemeldingerne fra de øvrige politiske udvalg, og deres behov for og ønske om en bred dialog om samskabelse i Byrådet, drøfter Udvalget for Fritid og Fælleskab rammerne for et temamøde i februar. Fokus skal være på, at skabe en fælles platform for samskabelse: Det kan ske via konkretes cases, hvor vi har erfaringer og læring med samskabelse. Cases som vi analyserer i fællesskab, så vi dermed sammen får talt forståelse af samskabelse, roller, eventuelle dilemmaer,  læring m.m.

Efter temamødet i februar vurderer Byrådet, om der skal nedsættes en temagruppe, som arbejder videre med borgerbudgettering, samt drøfter videre proces med samskabelse.

For kort at opridse essensen i udvalgenes drøftelser kan fremhæves, at der gennemgående er en nysgerrighed og stor interesse i at arbejde med samskabelse. Dette både i forhold til Borgerdeltagelse, Medborgerskab og frivillighed samt Hverdagsdemokrati. Samskabelse tænkes altså bredt dvs. ikke ”kun” i forhold til frivillighed. Borgerbudgettering nævnes af flere som meget interessant, og at det kunne være spændende at prøve det.  Tanker om at afsætte en del af budgettet til borgerbudgettering. 

Hvorfor samskabelse?

Når der tales om, hvorfor vi skal samskabe, er tilbagemeldingerne, at samskabelse skal bidrage til trivsel og velfærd i kommunen. Flere fremhæver, at følelsen af at være en del af fællesskabet er central, det giver livsværdi. Herudover øger vi demokratioplevelsen ved at give ansvaret tilbage til borgerne. Og når vi i fællesskab med borgerne samskaber, vil vi opleve, at nye ideer opstår – vi bliver klogere sammen. Herudover nævnes også, at vi er pressede på økonomien, så samskabelsen, og det at gøre ting på nye måder i fællesskab, er nødvendigt for velfærden.

Opmærksomhedspunkter ved samskabelse

Når vi taler samskabelse, er det vigtigt at have en dialog, inden der overhovedet slås nogle streger. Borgerne skal ”ind”, før der sættes for mange streger.  

Samtidig er der nogle opmærksomhedspunkter i forhold frivillighed, når frivillighed kommer for tæt på kerneopgaverne. Her kan fagpersonalet føle sig ”truet”. Den fagprofessionelle viden er central for kerneopgaveløsningen, og sammen med frivilligheden kan vi skabe en unik velfærd. Der er forskellige tilgange til behovet for ”rammer” for frivillighed, hvor nogle fremhæver behov for rammer, mens andre fremhæver, at vi netop ikke skal have for faste rammer.

Det er vigtigt, at ideerne og initiativerne spirer nedefra, at borgerne også selv kommer med tanker om samskabelse – det skal ikke altid komme fra kommunen. Vi skal åbne og lade os forstyrre.

Roller

Vi skal arbejde med medarbejdernes mindset, og hvordan vi i vores opgaveløsning skal tænke sammenskabelsen ind. Politikerne skal støtte medarbejderne i denne tænkning, og dermed give muligheder for mere samskabelse med borgerne.

Fælles platform

Flere efterlyser mere dialog om samskabelse. Oplevelsen er, at det er godt at tale sammen om samskabelse, hvad er det for noget, hvad er vores erfaringer med det, og hvordan kan vi tænke samskabelse endnu mere. Det gør, at vi får en fælles platform at tale ud fra, et fælles ståsted, som gør, at vi kan samskabe endnu mere. Og som politikere kan man blive ambassadør for samskabelse.  

Temadag for Byrådet

I mange af udvalgene var der en oplevelse af, at det vil være godt med en fælles dialog i Byrådet om samskabelse, og hvordan vi kan komme videre af denne vej. Det blev fremhævet, at det vil være fint, hvis nogle af de eksempler, vi allerede har med samskabelse, blev præsenteret, og eventuelt analyseret. Hvad gjorde vi? Vores roller? Borgerens oplevelse? Opmærksomhedspunkter? Det kunne skabe en mere fælles forståelse af samskabelse.

Herudover gav flere af udvalgene udtryk for, at det vil være fint efterfølgende at have en dialog i hvert enkelt udvalg, hvor fokus er på, hvordan det enkelte udvalg konkret kan arbejde med og understøtte samskabelsen på sit kerneområde.

Der er ligeledes en interesse i at arbejde videre med borgerbudgettering. For at understøtte fokus på samarbejde på tværs af kerneområderne,  kunne en idé være, at der nedsættes en temagruppe efter temamødet i februar, som har til opgave at arbejde videre med samskabelse og borgerbudgettering. Hermed sikres forankring, samarbejde og gejst på tværs.

Kommunikation

Ingen bemærkninger.

Lovgrundlag

Ingen bemærkninger.

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGOpsamling af udvalgenes dialog om Samskabelse til Udvalget for Fritid og Fællesskab

Beslutningstema

Udvalget for Fritid og Fællesskab skal beslutte,

• om kontrakten med Midttrafik om rabatruter skal opsiges, og ruterne hjemtages, og  dermed udbydes som lukkede skolebusruter af Hedensted Kommune med start fra  køreplanskift august 2015.

Økonomi

Hedensted Kommune betaler i den nuværende kontrakt, der omfatter både rabat- og lokalruter:

Det foreslås at hjemtage rabatruter svarende til 4.412 timer. Der vil således være 6.872 timer tilbage i kontrakt med Midttrafik.  

I forhold til tidligere erfaringer med kørselsudbud kan et bud på timepris være 685 kr. pr. time. Såfremt det forudsættes, at udbuddet resulterer i en timepris på 685 kr. pr. time, vil de samlede udgifter kunne beregnes som:

Såfremt den nye udbudspris ender på 685 kr. pr. time, vil det medføre en besparelse på i alt 887.000 kr.

Ved et udbud kendes den endelige pris i sagens natur ikke, og et udbud kan i yderste konsekvens ende med en højere pris end i dag. Når udbuddets endelige resultat er kendt, skal sagen genoptages med henblik på de bevillingsmæssige forhold.

Økonomi har ikke yderligere bemærkninger til de økonomiske aspekter.

Historik

De busser, der kører i kontrakt for Midttrafik i Hedensted Kommune, var udbudt af det daværende Vejle Amts Trafikselskab i 2006 – VAT´s 7. udbud. Kontrakten løb til 2014, men er blevet forlænget til 2017.

Hedensted Kommune har i 2014 udbudt 5 lukkede skolebusruter i tidligere Juelsminde Kommune. Dette udbud gav en timepris på 560 kr. De to øvrige tilbud var på henholdsvis 647 kr. og 850 kr. pr. time.

Lokal- og rabatruter i den øvrige del af Hedensted Kommune er i kontrakt med Midttrafik med en gennemsnitlig timepris på 846 kr.

Sagsfremstilling

I Hedensted Kommunes kontrakt med Midttrafik er der 2 typer ruter; lokal- og rabatruter.

Lokalruter betyder, at Midttrafik udarbejder køreplanerne, trykker dem og lægger dem på Rejseplanen.dk. Derud over udbyder Midttrafik ruterne, opkræver indtægter og administrerer kontrakten med busvognmanden.

Rabatruter betyder, at kommunen selv udarbejder køreplaner, trykker dem og lægger dem på nettet. Rabatruter er ikke på Rejseplanen.dk. Midttrafiks opgave i forbindelse med rabatruter er alene at udbyde ruterne, opkræve indtægter og administrere kontrakten med busvognmanden.

Midttrafiks køreplaner løber for 1 køreplan-år ad gangen, og kan principielt ikke ændres i perioden, da køreplanen foreligger i en trykt udgave, ligesom der er opsat stoppestedstavler med køreplanen. Hedensted Kommunes egne køreplaner for rabatruterne ligger kun på kommunens og skolernes hjemmesider, og kan således tilrettes det aktuelle behov med meget kort varsel.

For rabatruterne i Hedensted Kommune er der tale om ruter, hvor Byrådet har besluttet at indføre gratiskørsel fra 18. januar 2015.

Fra 18. januar 2015 skal Midttrafik således ikke længere opkræve indtægter for rabatruterne. Hedensted Kommune udarbejder og offentliggør i forvejen køreplanerne – Midttrafiks opgaver i forbindelse med rabatruter i Hedensted Kommune er således yderst begrænset.

Ved det seneste udbud – på de 5 lukkede skolebusruter – opnåede Hedensted Kommune en meget lav timepris. En af grundene til den lave timepris er, at Hedensted Kommune ikke har stillet krav om busalder. I Hedensted Kommunes udbud af lukkede skolebusruter har entreprenørerne kunne byde ind med 15 til 20 år gamle busser. Busser der er fuldt afskrevet.

Selvom busserne er af ældre dato, overholder de selvfølgelig gældende lovgivning til bl.a. sikkerhed og EURO-norm. EURO-norm siger populært noget om, hvor meget en bus må forurene og ikke mindst, hvor mange partikler der må udledes.

Af Midttrafiks Miljøstrategi fremgår det, at busser, der kører i, og til/fra byer med færre end 10.000 indbyggere, skal opfylde EURO IV. Kommunerne har mulighed for at forlange EURO III, hvis bussernes kørselsomfang er lavere end 1.200 køreplantimer pr. bus per år. Alle rabatruter kører under 1.000 timer pr. år.

EURO III gælder fra 1. januar 2000. Midttrafiks Miljøstrategi betyder således, at der i et Midttrafik udbud ikke kan bydes med busser, der er sat i drift før år 2000.

Når ruterne i VAT´s 7. udbud skal genudbydes af Midttrafik med køreplanstart august 2017, vil udbuddet ikke alene omhandle ruterne i Hedensted Kommune, men også en del rabat- og lokalruter i Horsens Kommune samt nogle regionale ruter. Ved at udbyde flere ruter samtidig kan der typisk opnås en synergieffekt med en mere effektiv udnyttelse af busserne og dermed en lavere pris.

Hvis Hedensted Kommune hjemtager rabatruterne, skal Midttrafik stadig administrere lokalruterne, hvor der er større belægning end på rabatruterne. På disse ruter indføres Rejsekort, og ruterne er på Rejseplanen.dk.

Kommunikation

Sagen videresendes til Udvalget for Politisk Koordination og Økonomi, og hvis rabatruterne hjemtages, underrettes Midttrafik.

Lovgrundlag

Lov om trafikselskaber

Administrationen indstiller,

Beslutningstema

Udvalget for Fritid og Fællesskab skal beslutte, om rute 694 skal ændre status fra rabatrute til lokalrute og dermed fortsætte med betaling.

Økonomi

Rute 694 skulle ikke være medtaget i de rabatruter, hvor der indføres gratiskørsel, da indtægterne på ruten er højere end udgiften til at installere rejsekort. 

Forslaget vil således ikke medføre merudgifter, og indtægten vil indgå i indtægtsregnskabet ved Midttrafik.

Eventuelle merudgifter kan indenfor rammen.

Økonomi har ikke yderligere bemærkninger til de økonomiske aspekter.

Historik

Byrådet besluttede den 26. marts 2014, at der ikke skal installeres rejsekortudstyr på rabatruter, og der ikke skal opkræves billetindtægt for disse ruter fra 18. januar 2015.

Samtidig blev det besluttet at åbne de lukkede skolebusruter for øvrige passagerer. Dette blev muligt på grund af en ændring af lov om trafikselskaber. Ruter, der alene er oprettet til skolebørnsbefordring i henhold til folkeskoleloven, kan åbnes for øvrige passagerer, hvis der ikke opkræves betaling. 

Rabatruterne og de lukkede skolebusruter bliver dermed sidestillet.

Sagsfremstilling

Rute 694 betjener ikke udelukkende folkeskoler, men har et ruteforløb, der kan sidestilles med lokalruter som f.eks. 209, 696 og 704. Lokalruter vil fortsat ligge under Midttrafik, og der installeres Rejsekort.

Da rute 694 ikke udelukkende betjener folkeskoler, og således ikke opfylder kriterierne for at være rabatrute i Hedensted Kommune terminologi, indstilles det, at rute 694 fra 18. januar 2015 ændrer status til lokalrute, og at der installeres rejsekort.

Kommunikation

Sagen videresendes til Udvalget for Politisk Koordination og Økonomi.

Midttrafik underrettes.

Lovgrundlag

Lov om trafikselskaber

Administrationen indstiller,

Beslutningstema

Udvalget drøfter mulighederne og beslutter den fremtidige form.

Økonomi

Ingen bemærkninger.

Historik

Der er vedhæftet oversigt over, hvordan LUP Puljen for 2014 er uddelt - alle midler er udbetalt, nogle ansøgere har fået afslag på grund af manglende midler i puljen. De er anbefalet at genfremsende deres ansøgning i 2015.

Sagsfremstilling

I lighed med 2014 har byrådet afsat 1,8 mio kr. til LUP puljen for 2015.

I 2014 blev puljen administreret af bestyrelsen for LAG Hedensted. LAG Hedensted er under afvikling, og senest med udgangen af juni afsluttes alle aktiviteter her.

Udvalget skal drøfte, hvordan man fremover skal administrere puljen.

Der er 2 oplagte muligheder:

1. at udvalget selv udarbejder strategi, behandler ansøgninger og administrerer puljen

2. at udvalget videregiver opgaven til Bestyrelsen for Det Fælles Landdistriktsråd, som udarbejder strategi til godkendelse i udvalget og efterfølgende behandler ansøgninger og administrerer puljen

Den 22. oktober afholdt bestyrelserne for LAG Hedensted og Det Fælles Landdistriktsråd bestyrelsesmøde, og anbefalingerne herfra ses herunder:

Bestyrelsen for LAG Hedensted diskuterede dette på sidste møde og foreslog, at det fremover bliver bestyrelsen for Det Fælles Landdistriktsråd, som administrer puljen. Efterfølgende drøftede bestyrelsen for Det Fælles Landdistriktsråd det samme. De vil gerne påtage sig opgaven med at udarbejde forslag til strategi for puljen og behandling af ansøgningerne - eventuelt suppleret med repræsentanter fra erhvervslivet.

Kommunikation

Ingen bemærkninger.

Lovgrundlag

Ingen bemærkninger.

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGLUP Pulje status

Beslutningstema

Stillingtagen til mødeplan for 2015.

Økonomi

Udgifter til vederlag indgår i det eksisterende budget.

Historik

Ingen bemærkninger.

Sagsfremstilling

Mødeplanen for 2015 foreslås afholdt efter samme principper som i 2014 således at møderne afholdes på følgende datoer;

Byrådet.

Byrådets møder afholdes som udgangspunkt den sidste onsdag i måneden, dog således at mødet i december afholdes 3. onsdag i måneden. Juli måned er mødefri. Det betyder at Byrådets ordinære møder afholdes på følgende datoer; 

1. og 2. behandling af budgettet foreslås afholdt henholdsvis 16. september og 7. oktober 2015.

Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi.

Møderne afholdes som udgangspunkt den 3. mandag i måneden, dog således at møderne i marts, maj, september og november afholdes 2. mandag i måneden og mødet i december den 1. mandag i måneden. Juli måned er mødefri. Det betyder at møderne i 2015 afholdes på følgende datoer;

Byrådets dialogmøder samt møder i Udvalget for Beskæftigelse, Udvalget for Fritid & Fællesskab, Udvalget for Social Omsorg og Udvalget for Læring.

Møderne afholdes som udgangspunkt 1. mandag i måneden dog således at møderne i januar, april og august afholdes 2. mandag i måneden og mødet for december afholdes mandag 30. november. Juli måned er mødefri. Det betyder at møderne i 2015 afholdes på følgende datoer;

Udvalget for Teknik.

Møderne afholdes som udgangspunkt 1. tirsdag i måneden, dog således at møderne i januar, april og august måned afholdes 2. tirsdag i måneden. Juli måned er mødefri. Det betyder at møderne i 2015 afholdes på følgende datoer;

Kommunikation

Mødekalenderen meldes ud i organisationen, lægges på hjemmesiden og mødedatoerne indsættes i Byrådets og Kommuneledelsens kalender.

Lovgrundlag

Lov om Kommunernes Styrelse § 8 og 20

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAG1. udkast Politiske møder - 2015.pdf