Udvalget for Fritid & Fællesskab - Dagsordener og referater 2014-2017

Beslutningstema

Der skal tages stilling til nedenstående proces omkring gentænkning af §18-midlernes anvendelse.

Økonomi

Tildelte tilskud de sidste 5 år:

• 2015: 1.243.860 kr.
• 2014: 1.269.090 kr.
• 2013: 859.130 kr.
• 2012: 941.060 kr.
• 2011: 923.850 kr.

Historik

Da ansvaret for §18 midlernes budget er flyttet fra Social- og Sundhedsudvalget til Udvalget for Fritid & Fællesskab, er det tiden at gentænke fordelingen af midlerne.

Sagsfremstilling

Det foreslås, at der nedsættes en temagruppe bestående af et repræsentativ udsnit af de sociale foreninger, som har mulighed for at søge §18-midler. Udsnittet udvælges på baggrund af nedenstående tabel, som er en kategorisering af de foreninger, som i 2015 har søgt om §18-midler. Kategorierne svarer til dem, som Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold arbejder med i forbindelse med kommunernes årlige indberetninger.

Forslag til sammensætning af temagruppen kan ses i bilag 1.

Proces:

Møde 1: Onsdag den 17. juni kl. 19-21 i frivillighuset i Hedensted

• Oplæg: Hvordan ser det ud i dag?
• Oplæg: Benchmarking med Horsens, Vejle og Ikast-Brande kommuner
• Debat i grupper: Fordele/ulemper ved den proces vi har i dag

Møde 2: Tirsdag den 12. august kl. 19-21 i frivillighuset i Hedensted

Temagruppen kommer med anbefalinger til den fremtidige proces, kriterier og prioriteringer, og de endelige beslutninger tages af Udvalget for Fritid & Fællesskab, når temagruppens anbefalinger forelægger.

Kommunikation

Beslutningen meddeles til processens implicerede parter.

Lovgrundlag

Bekendtgørelse af lov om social service, LBK nr. 150 af 16. februar 2015, § 18.

Administrationen indstiller,

Beslutningstema

Udvalget for Fritid & Fællesskab beslutter igangsætning af projektet

Økonomi

Ingen bemærkninger.

Sagsfremstilling

Projektet lokalområdekontaktordningen er opstået på baggrund af et ønske om at styrke kommunikationen og samarbejdet mellem lokalområderne i kommunen og Fritid & Fællesskab. Tankerne om lokalområdekontakten blev for alvor sat i gang, da strategien om at styrke samskabelsen mellem borgeren og Hedensted kommune blev introduceret for derved at opnå synergi i opgaveløsningen både hos Hedensted Kommune og i forhold til borgernes egne initiativer og projekter.

I Fritid & Fællesskab har vi daglig kontakt til borgerne. Mange gange meget sporadisk og nogle gange på bagkant af et projekt. Formålet med projektet er at styrke kommunikationen mellem Fritid & Fællesskab og borgerne i lokalområderne, skabe en mere effektiv kommunikation og bedre processer for kommunikationen.

Vi ønsker, at Fritid & Fællesskab bliver set som en sparringspartner, der tidligt i processen er med til at guide, skabe kontakt til de rette og bane vejen for de lokale initiativer, aktiviteter og projekter. Vi ønsker ikke at blive set som en stopklods, der bremser projekterne med krav om diverse tilladelser, dispensationer mv. Ved at få kendskab til initiativerne så tidligt i processen som muligt, åbner det også mulighed for, at andre projekter både kommunale og lokale kunne spille sammen, og derved opnå en synergi i opgaveløsningen.

Kommunikation, vidensdeling og samskabelse er nøgleordene i projektet. Selvom rollen som lokalområdekontakt kommer oven i medarbejdernes opgaver, vil tiden blive givet igen, idet den viden, der vil blive opbygget omkring lokalområderne, vil betyde en mere glidende proces, hvor eventuelle modstridende interesser håndteres så tidligt som muligt i processen og ikke først, når løbet er kørt. En mere effektiv kommunikation med lokalområderne kan være med til at skabe et større lokalt engagement, da borgerne ser deres idéer blive til virkelighed, og processen for at få et projekt gennem det kommunale system føles effektiv og oplysende. Projektet bygger videre på det arbejde, der allerede er lagt i oprettelsen af lokalråd i forbindelse med kommunesammenlægningen i 2007, og den fortsatte dialog med lokalrådene i lokalområderne. Oprettelsen af lokalområdekontakter vil opkvalificere kommunikationen, og udbygge vidensniveauet om lokalområderne, samt gøre den lettere tilgængelig for Fritid og Fællesskab og for ildsjælene i lokalområderne, der ønsker det.

Projektet skal være med til at skabe mere viden lokalt og et bedre samarbejde med lokalområderne om planer og aktiviteter lokalt. Lokalområdekontakterne skal være administrationen og lokalområdernes indgang til viden og samarbejde. Lokalområdekontakterne samler viden og formidler kontakter begge veje. Alle lokalområdekontakter indgår i en samarbejdsgruppe, hvor man deler viden (fagligt og lokalt) og sparrer med hinanden om eventuelle udfordringer mm.

Kommunikation

Projektet kommunikeres ud til lokalområderne gennem lokalråd og andre lokale samarbejdsfora. Der afholdes et indledende besøg i alle lokalområder for at skabe kontakter og samle lokal viden.

Internt kommunikeres til alle medarbejdere via personalemøder og mail.

Administrationen indstiller,

Beslutningstema

Der skal tages stilling til ansøgning om kommunegaranteret lån til energibesparende projekter i Rårup Hallen

Økonomi

Jf. lånebekendtgørelsen kan en kommune meddele garanti for lån optaget til finansiering af udgifter til energibesparende foranstaltninger i selvejende institutioner m.v., uden at det påvirker kommunens låneramme. Lånebeløbet må ikke overstige de faktiske udgifter til de energibesparende foranstaltninger

Rårup Hallen ønsker at optage et lån på 350.000 kr. i Kommunekredit. Energibesparelsen er beregnet til en besparelse for hallen på driftsudgifterne. Tilbagebetalingstiden anslås til at være 7½ år.

Økonomi har ikke yderligere bemærkninger til de økonomiske aspekter.

Historik

Der er foretaget en gennemgang af de selvejende hallers nærliggende muligheder for energibesparende foranstaltninger samt en beregning af foranstaltningernes tilbagebetalingstid. Arbejdet er afsluttet og sammenfattet i et samarbejde mellem Intern Byg og Kultur og Fritid.

Sagsfremstilling

I forbindelse med en analyse af potentielle energibesparelser i Rårup Hallen peges på besparelser ved at udskifte eksisterende lysstotrør i hallen til LED lysstofrør samt løsning af på kulde og fugt under halgulvet ved at etablere klimaskærm og efterisolering af ydervægge.

Ansøgning og tilbud på foranstaltningerne er vedhæftet som bilag.

Kommunikation

Bestyrelsen for Rårup Hallen meddeles byrådets beslutning.

Lovgrundlag

Bekendtgørelse om kommunernes lånoptagning og meddelelse af garantier m.v. § 2 nr. 6

Administrationen indstiller,

Beslutningstema

Der skal tages stilling til, om foreliggende anlægsbevilling på 1.580.000 kr. benævnt "Analyse og akutpulje påhalområdet" skal søges frigjort til stimulering energibesparende tiltag i de selvejende haller.

Økonomi

Anlægssummen kan fordeles til de selvejende haller efter denne sagsfremstillings fordelingmodel og nævnte principper og betingelser.

Finansieringen anvises i beløb afsat til "Analyse og akutpulje på halområdet"

Økonomi har ikke yderligere bemærkninger til de økonomiske aspekter.

Historik

I et samarbejde mellem Kommunale Bygninger og Kultur & Fritid er der analyseret på energibesparelser i de selvejende haller. Det er en del af projektet "Nyt liv i gamle haller". I den forbindelse findes en anlægssum på resterende 1.580.000 kr.

Sagsfremstilling

Efter at analysearbejdet i de selvejende haller er afsluttet, er der udarbejdet en rapport, der anbefaler energibesparelser i de selvejende haller. Nogle haller er allerede gået igang med energibesparelsesforanstaltninger, andre er afventende. Det konkluderes dog, at energibesparelserne i sektoren er både virksomheds- og samfundsmæssig positivt orienteret. Anlægssummen foreslås fordelt efter følgende fordelingsnøgle:

Betingelser:

1. Et center kan kun komme i betragtning, hvis centrets bestyrelse igangsætter et energibesparende initiativ på baggrund af rapportens anbefalinger.
2. Et center kan ligeledes komme i betragtning, hvis centrets bestyrelse har igangsat eller allerede udført et energibesparende initiativ på baggrund af rapportens anbefalinger. I de tilfælde, hvor der er optaget lån til initiativet, skal beløbstildelingen anvendes til et ekstraordinært afdrag på lånet.
3. Initiativer, der kan opnå tildeling efter beskrevne fordelingsnøgle, skal være afsluttet senest 30. juni 2016

Kommunikation

De selvejende haller får meddelelse om fordelingsmuligheden, hvis byrådet beslutter, at anlægssummen kan anvendes til formålet.

Administrationen indstiller,

Beslutningstema

Der orienteres om overførsel af uforbrugte driftsbevillinger fra 2014 til 2015 på udvalgets område.

Historik

Byrådet nedsatte i 2014 en temagruppe, der skulle lave et servicetjek på spillereglerne for overførsler.

Resultatet af temagruppens arbejde blev en forstærket fokus på udvalgenes og Byrådets involvering i drøftelser af overførselsbeløbenes årsag og efterfølgende anvendelse. Med de nye retningslinjer, der har virkning fra regnskabsår 2015, får de stående udvalg efter 2. og 3. kvartal en rapportering, hvor der redegøres for de budgetenheder, der forventes af have større budgetafvigelser og orienteres om de drøftelser, der har været om udmøntning af budgettet og disponering af forventet overførselsbeløb.

Da der i løbet af 2014 har været flere drøftelser af det modsætningsvise forhold i behovet for reduktioner i budget 2015 samtidig med opsparede budgetbeløb, har Byrådet endvidere aftalt, at der fremover afholdes en økonomidag for Byrådet i juni måned, hvor fokus vil være på kobling af regnskabsresultat for sidste år, forventninger for indeværende år (herunder forventede overførsler) og budgetudsigter for efterfølgende år. Hensigten er således at skabe sammenhæng mellem eventuelle budgetudfordringer og aktuelle økonomiske muligheder.

På byrådsmøde den 29. april 2015 godkendtes overførsler af uforbrugte driftsbevillinger fra 2014 til 2015 på i alt 96,627 mio. kr. for alle udvalg.

Sagsfremstilling

I vedlagte Bilag 1 – som også indgik i byrådets behandling den 29. april 2015 - er der for en række udvalgte poster for alle udvalgene (f.eks. som følge af overførselsbeløbets størrelse eller ændrede forudsætninger) anført uddybende bemærkninger.

På de enkelte udvalgsmøder i juni 2015 vil der blive givet en yderligere orientering om de væsentligste forklaringer overfor det pågældende udvalg.

Der kan endvidere indgå yderligere bilag til det enkelte udvalgsmøde. 

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGBilag 1 Overførsler fra 2014 til 2015 for udvalgte poster.pdf

Beslutningstema

Der skal tages beslutning om eventuel deltagelse i nedenstående møde.

Økonomi

Deltagelsen er - for så vidt der er deltagerbetaling - indeholdt i budgettet.

Historik

Byrådet har den 28. januar 2014 besluttet, at såfremt der skal gives kørselsgodtgørelse til temamøder/konferencer inden for et udvalgs arbejdsområde, skal udvalgets deltagelse have været optaget og godkendt som et punkt på udvalgets dagsorden.

Sagsfremstilling

1. Politisk dialogmøde om Aarhus Europæisk Kulturhovedstad 2017
   Sekretariatet for Fonden Aarhus 2017 inviterer til møde for dels at informere om projektets udvikling og væsentlige milepæle og dels at give politikerne en mulighed for at give input og stille de spørgsmål, der trænger sig på. Mødet er målrettet borgmestere, kulturudvalgsformænd som øvrige interesserede byrådsmedlemmer samt medlemmer af regionsrådet i Region Midtjylland. Tilmelding skal ske senest den 8. juni.
2. Inspirationskonference om turismesamarbejde i Business Region Aarhus

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGInvitation til Politisk Dialogmøde Aarhus 2017
• BILAGIndbydelse til Inspirationskonference Turismesamarbejde

Beslutningstema

Opfølgning fra månedsmøderne - Budget 2015 - Hvordan forventes regnskab 2015 at holde i forhold til budgettet?

Bilag

• BILAGMånedsopfølgning april 2015 til byrådet.pdf

Beslutningstema

Opstart af budgetlægning 2016-2019.

Sagsfremstilling

Sagsfremstilling vil blive eftersendt til udvalget torsdag den 28. maj 2015.

Beslutningstema

Første drøftelse i udvalgene af forslag til anlægsprojekter til investeringsoversigten i budgetforslag 2016-2019.

Sagsfremstilling

I medfør af budgettidsplanen skal udvalgene i udvalgsmøderne i juni 2015 have en første drøftelse af forslag til anlægsprojekter til investeringsoversigten i budgetforslag 2016-2019. Drøftelsen i udvalgene skal tage afsæt i de kriterier og indsatsområder, som Byrådet har drøftet i sit temamøde den 29. april 2015, jævnfør den proces for anlæg, som Udvalget for Politisk Koordination og Økonomi godkendte den 19. januar 2015.

Byrådet skal på budgetseminaret i august 2015 prioritere mellem anlægsprojekterne indenfor den ledige anlægsramme i 2016. Med udgangspunkt i investeringsoversigten i Budget 2015-2018 kan der opgøres følgende anlægsramme til den forestående anlægsproces:

Kriterier/indsatsområder

På temamødet den 29. april blev der på grundlag af drøftelser i de politiske grupper aftalt at nedenstående kriterier kunne lægges til grund for nye anlægsprojekter:

• Understøtter kerneopgaven/bevægelsen
• Bidrager til at reducere nettodriftsudgifter eller til udvikling/innovation
• Inddrager lokalsamfundet
• Branding af kommunen
• Nødvendigt vedligehold/renovering af kapitalapparat
• Energibesparende (kan lånefinansieres)

ligesom der blev peget på følgende indsatsområder/opmærksomhedspunkter:

a. Logistik/tilgængelighed i den decentrale kommune

b. Fokus på kommunens handelsbyer og deres bidrag til vækst

c. Pulje reserveret til samskabelse

Udvalgsmødet i juni 2015

Administrationen fremlægger på mødet en overordnet anlægsstatus på området, herunder eventuelle behov for påkrævet vedligeholdelse af eksisterende anlæg.

Udvalget orienteres endvidere om aktuelle udviklingstendenser på kerneområdet, herunder om den ønskede transformation mod bæredygtig velfærd forudsætter anlægsinvesteringer.

På grundlag af anlægsstatus og udviklingstendenser indenfor kerneopgaven drøfter udvalget, hvorvidt der er behov for nye anlæg og om disse anlægsprojekter imødekommer kriterierne og/eller indsatsområderne.

Udvalgets overvejelser på anlæg præsenteres på byrådets økonomidag den 24. juni 2015.  

Kommunikation

Byrådet informeres om udvalgets drøftelser på økonomidagen den 24. juni 2015.

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGAnlægsønsker til Fritid og Fællesskab

Beslutningstema

• Opsætning af transportable konstruktioner, f.eks. telte til byfester og lignende kræver en ansøgning om byggetilladelse. Der er imidlertid vedtaget en ændring af byggeloven som betyder, at reglerne om byggetilladelse ved opsætning og brug af transportable konstruktioner forenkles for ejere og brugere.
  Ændringen af byggeloven indebærer blandt andet, at der indføres en frivillig certificeringsordning for transportable konstruktioner. En transportabel konstruktion, der certificeres, kan opstilles uden, at der skal indhentes byggetilladelse, hver gang konstruktionen opstilles. Certificeringsordningen omfatter også telte.
  Teltsæsonen er nu i gang, og der er lang kø ved certificeringsbureauerne, hvorfor telte nu bliver byggesagsbehandlet. Det forventes, at byggetilladelser og byggesagsgebyrer i den forbindelse blot finder sted i en overgangsperiode.
  Hvis ansøger er i tvivl om, hvilke krav bygningsreglementet stiller til den pågældende konstruktion, kan kommunens byggesagsafdeling vejlede om reglerne.

Beslutningstema

Orientering om møde i temagruppen om flygtninge i Hedensted kommune.

Bilag

• BILAGReferat fra temagruppemøde den 27 maj.pdf
• BILAGModtagne kvoteflygtninge maj 2015.pdf
• BILAGGeografi fordeling 1. juni 2015.pdf
• BILAGFordeling af tilbud i integrationsenheden maj.pdf
• BILAGLovbestemmelser relevante ift.pdf
• BILAGNotat vedr. udvikling i antal elever med behov for tosprogsundervisning.pdf
• BILAGFremskrivning januar - dec 2015.pdf

Beslutningstema

Der orienteres om udvalgets bidrag til opnåelse af råderum på 100 mio. kr. i 2016 samt udvalgets bidrag til Geninvesteringspuljen.

Økonomi

Fremgår under Sagsfremstilling.

Sagsfremstilling

Reduktion og tilpasning

I forbindelse med udarbejdelse af Budget 2015 var der behov for at reducere og tilpasse driftsudgifterne for 2015 med i alt 37,6 mio. kr. for at skabe det ønskede råderum på 100 mio. kr. til anlæg og kasseopbygning. For at opnå råderummet på 100 mio. kr. i overslagsårene 2016-2018 blev der opgjort et behov for Reduktion og tilpasning udover de 37,6 mio. kr. på yderligere ca. 8,2 mio. kr. for 2016, ca. 19,2 mio. kr. for 2017 og ca. 28,6 mio. kr. for 2018.

De yderligere ca. 8,2 mio. kr. for 2016 blev fordelt således pr. udvalg:

·         Udvalget for Læring                                                   2.732.000 kr.

·         Udvalget for Beskæftigelse                                          1.866.600 kr.

·         Udvalget for Social Omsorg                                         2.243.800 kr.

·         Udvalget for Fritid & Fællesskab                                      261.000 kr.

·         Udvalget for Teknik                                                      182.400 kr.

·         Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi                     959.800 kr.

I alt                                                                                       8.245.600 kr.

Økonomiaftalen mellem KL og regeringen vil fastlægge, om finansieringstilskuddet til kommunerne videreføres i 2016. Såfremt dette ikke bliver tilfældet, vil der skulle foretages yderligere budgetreduktioner på op til 32 mio. kr. for at fastholde råderummet på 100 mio. kr.  

Geninvesteringspuljen

Geninvesteringspuljen på 1 pct. af budgettet til serviceudgifter blev introduceret i budgetforslag 2014-2017 med virkning fra budgetår 2015. Hensigten med Geninvesteringspuljen er at give Byrådet mulighed for at geninvestere en lille del af de ca. 1,7 mia. kr., som hvert år anvendes til velfærd. Geninvesteringen sker ved at finde ud af, hvad man ”helst vil holde op med” for at investere i det man ”helst vil”, når der er fokus på at skabe Bæredygtig Velfærd gennem vækst og innovation.

I forbindelse med Aftale om Budget 2015-2018 mellem byrådets partier besluttedes ikke at oprette Geninvesteringspuljen i 2015, da dette år ses som et overgangsår indtil kerneopgavetænkningen er endelig på plads.

Udvalget for Polisk Koordination & Økonomi har på mødet den 19. januar 2015 bekræftet, at Geninvesteringspuljen i 2016 fastholdes.

Bidrag til Geninvesteringspuljen blev i Budget 2015 fordelt således pr. udvalg:

·         Udvalget for Læring                                                     5.797.000 kr.

·         Udvalget for Beskæftigelse                                            3.961.000 kr.

·         Udvalget for Social Omsorg                                           4.762.000 kr.

·         Udvalget for Fritid & Fællesskab                                        554.000 kr.

·         Udvalget for Teknik                                                        388.000 kr.

·         Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi                   2.038.000 kr.

I alt                                                                                       17.500.000 kr.

Notat om formål m.v. med Geninvesteringspuljen vedlægges som bilag.

Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse § 37 om udarbejdelse af forslag til kommunens årsbudget.

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGBeskrivelse af geninvesteringspuljen - B2016.pdf