Udvalget for Politisk Koordination og Økonomi - Dagsordener og referater 2018-2021

Beslutningstema

Orientering om Controller Teamets resultater i 2017

Økonomi

Fremgår af sagsfremstilling

Sagsfremstilling

Udvalget for Politisk Koordination og Økonomi godkendte i møde den 19. oktober 2015, at der etableres et Controller Team i PKØ Løn & Økonomi for en 3-årig periode. Formålet med Controller Teamet er at sikre, at kommunen oppebærer de refusioner og indtægter, som kommunen er berettiget til.

Området for mellemkommunale betalinger og hjemtagelse af refusioner er indrammet af komplicerede regelsæt og hyppige lovændringer, og der er således risiko for, at kommunen på grund af utilsigtede fejl kan miste penge, som kommunen formelt har krav på.

Controller Teamet består af 2 normeringer, hvoraf den ene er en fast stilling og den anden er en midlertidig stilling, der ophører ved udløbet af den 3-årige periode, og hvor lønudgifterne i projektperioden finansieres af de ekstra indtægter, som teamet hjemtager til kommunen.

I forbindelse med oprettelsen af et Controller Team blev udvalget stillet i udsigt, at der som minimum kunne garanteres en årlig økonomisk gevinst på 1 mio. kr., hvoraf ca. 500.000 finansierer den midlertidige stilling. Det fremgik endvidere, at udvalget ville få en årlig redegørelse over teamets resultater.

Udvalget fik en midtvejsstatus i løbet af det første år i møde den 13. juni 2016 og fik en redegørelse for regnskabsår 2016 i møde den 6. februar 2017.

Kommunens kassebeholdning blev som følge af Controller Teamets arbejde forbedret med 9,85 mio. kr. i 2016. Disse indtægter var ikke budgetteret og midlerne indgik derfor som en ekstraordinær forøgelse af likviditeten i 2016. Byrådet besluttede i møde den 26. april 2017 at disse nye midler skulle indgå i en styrkelse af kommunens indsats på by- og boligudvikling samt udvikling af midlertidige botilbud for handicappede borgere.

For 2017 er der opgjort en uforudset styrkelse af likviditeten med 2,2 mio. kr., svarende til den forøgelse af vedblivende indtægter teamet har opnået efter vedtagelsen af budget 2017, jfr. nedenstående opgørelse:

Herudover har Controller Teamet fået efterset og korrigeret en række oplysninger om kommunale forhold i CPR-systemet, der har en økonomisk effekt på 700.000 kr., og som bliver berigtiget via kommunens Generelle Tilskud fra staten fra 2019 og frem.

Endvidere har teamet i det forløbne år gennemgået Jobcentrets opgørelser vedrørende grundtilskud til alle flygtninge i kommunen og har konstateret at alle er opgjort korrekt og dermed uden behov for efterfølgende berigtigelser. Desuden har Controller Teamet vejledt Jobcenteret i, hvordan de med lister fra FLIS nemmere kan påse, at de har hjemtaget alle tilskud.

Controller Teamet vil i 2018 fortsætte eftersynet af det korrekte grundlag for refusioner og indtægter for historiske år, men vil også efterse grundlaget for korrekt hjemtagelse af refusioner for flygtningebørn.

Herudover vil der blive gennemført et servicetjek af alle mellemkommunale refusionstyper med henblik på at imødegå fejlagtig udbetaling af refusion til andre kommuner på grund af manglende lovhjemmel.

Endelig vil teamet fortsætte med at rådgive organisationen om refusionsberettigede forhold, herunder om korrekt kontering for ikke at belaste servicerammen utilsigtet.

Det er teamets erfaring, at det især er følgende tre forhold, der forårsager hovedparten af berigtigelserne:

-      Udbetaling Danmark foretager en fejlregistrering af bevillingskommune

-      Nye principafgørelser, der muliggør korrektion af tidligere afregningsgrundlag

-      Mellemkommunale betalinger, hvor Controller Teamet afdækker refusionsborgere fra andre kommuner via en tæt sporing af betalingsstrømmene

Berigtigelserne har i begrænset omfang været foranlediget af interne forhold, men hvor dette har været tilfældet, forebygges der fremadrettet via en tilpasning af arbejdsgangene.

Økonomichef Søren D. Carlsen deltager i sagens behandling

Administrationen indstiller,

Beslutningstema

Godkendelse af tidsplan for budgetarbejdet i 2018.

Sagsfremstilling

Med baggrund i erfaringerne fra budgetarbejdet de senere år er der udarbejdet vedlagte oplæg til procedure og tidsplan for budgetarbejdet m.v. i 2018.

I lighed med de seneste par år vil budgetarbejdet have fokus på driftssiden frem mod sommer, medens budgettering af anlæg først påbegyndes i august. Ligeledes fastholdes Økonomidag for Byrådet i juni, hvor fokus vil være på kobling af regnskabsresultatet for 2017, forventninger for 2018 og budgetudsigter for 2019 og frem, samt fastholdes Budgetseminar for Byrådet i slutningen af august.

Som følge af et nyt sammensat Byråd foreslås afholdelse af ekstraordinært temamøde den 14. marts 2018, hvor der fra kl. 13 til kl. 15 vil ske en indføring i budgettets opbygning og begreber samt kommunens økonomistyring (primært rettet mod nye byrådsmedlemmer, men alle er velkomne), og fra kl. 15 til kl. 17 vil der blive givet en aktuel status på kommunens økonomiske situation, herunder forudsætningerne for Budget 2018 og frem.

Økonomichef Søren D. Carlsen deltager i sagens behandling

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGBudgetprocedure 2019 og tidsplan for budgetarbejdet mv i 2018

Beslutningstema

Udpegning af nyt medlem til Fredningsnævn Midtjylland Øst.

Økonomi

Ingen bemærkninger.

Historik

På det konstituerende møde 6. December blev Jan Tidemand (F) udpeget som kommunens repræsentant og Mette Borg (F) blev udpeget som suppleant.

Sagsfremstilling

På det konstituerende møde i Byrådet 6. december 2017 blev Jan Tidemand (F) udpeget som kommunens repræsentant i Fredningsnævnet. Mette Borg (F) blev udpeget som suppleant.

Jurister i Dansk Naturfredningsforening har efterfølgende orienteret Jan Tidemand om, at han vil være inhabil i en række af sager, hvorefter han har valgt at trække sig fra posten.
SF indstiller istedet Mads-Peder Winther Søby til posten. Mette Borg ønskes fortsat som suppleant.

Kommunikation

Beslutning meddeles Fredningsnævnet for Midtjylland Øst.

SF indstiller

Bilag

• BILAGDagsordenspunkt: F: Fredningsnævn Midtjylland Øst

Beslutningstema

Stillingtagen til retningslinier for Byrådets ønsker spørgetid i perioden 2018-2021

Økonomi

Ingen umiddelbare bemærkninger.

Historik

Byrådet har i tidligere perioder haft  spørgetid for borgere/grundejere i Hedensted Kommune.

Sagsfremstilling

Det nye Byråd skal forholde sig til vedhæftede udkast til retningslinier for spørgetid i den nye Byrådsperiode i forbindelse med Byrådets møder.

Vedhæftede oplæg til rammer for spørgetid er stort set identisk med de tidligere rammer. De eneste 2 ændringer i forhold til tidligere udkast er følgende;

• Afsnit 3  indeholder ny mailadresse spørgsmålet skal indsendes til.
• Afsnit 4 er justeret således at eventuelle spørgsmål kun annonceres på hjemmesiden og ikke i avisen.

Kommunikation

Afhængig af Byrådets beslutning lægges rammer for spørgetid på Hedensted Kommunes hjemmeside.

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGByrådets spørgetid 2018-2021.pdf
• BILAGByrådets sspørgetid 2014-2017

Beslutningstema

Sammensætning af Bevillingsnævnet i perioden 2018-2021

Økonomi

Udgifterne afholdes indenfor den samlede ramme

Historik

Der har i perioden 2014-2017 været nedsat et Bevillingsnævn i Hedensted Kommune. Bevillingsnævet bestod af 5 politikere, en repræsentant fra Politiet samt en brancherepræsentant.

Sagsfremstilling

Byrådet kan nedsætte et Bevillingsnævn til at træffe afgørelser, der efter Restaurationsloven er henlagt til Byrådet.

Bevillingsnævnet består af en repræsentant for politiet valgt af politidirektøren, et sagkyndigt medlem og indtil 6 andre medlemmer. Personer, der ikke er medlemmer af Byrådet, kan være medlem af et Bevillingsnævn.

Alkoholbevilling gives og fornys af Byrådet/Bevillingsnævnet efter forhandling med politiet. Bevillingen gælder til et forretningssted og for et tidsrum af 8 år., men kan, når omstændigheder taler herfor, gives for et tidsrum af 4 eller 2 år. Bevillingen kan i øvrigt begrænses og betinges af vilkår.

I Hedensted Kommune er der ca. 60 steder der er givet alkoholbevilling.

En del af møderne i Bevillingsnævnet er erstattet af forenklede sagsgange via mailkorrespondance.

Kommunikation

Brancheorganisationer og politiet skal informeres om Bevillingsnævnets sammensætning. Kommunens hjemmeside opdateres.

Lovgrundlag

Lov om restaurationsvirksomhed og alkoholbevilling m.v.

Administrationen indstiller,

Beslutningstema

Byrådet skal tage stilling til ansøgning om anlægsbevilling på 6,5 mio. kr. i 2018 og 2019 til anlæg af cykelsti mellem Stenderup og Bjerre

Økonomi

Anlægsbevilling og rådighedsbeløb på i alt 6,5 mio. kr foreslås finansieret af pulje til Cykelsti Stenderup-Bjerrre med 5,0 mio. kr i 2018 og i 2019 med 1,5 mio. kr af Cykelstipulje til prioritering.

Økonomi har ikke yderligere bemærkninger til de økonomiske aspekter.

Sagsfremstilling

I budgetaftalen for 2018 er det besluttet, at der skal anlægges en cykelsti mellem Stenderup og Bjerre. I den afsatte anlægssum var der forudsat et tilskud fra Vejdirektoratets cykelstipulje på 40 %. Der blev imidlertid givet afslag på dette tilskud, og cykelstien skal derfor betales fuldt af kommunen. Der er nu i stedet lavet et tilpasset projekt, der overslagsmæssigt kan gennemføres for 6,5 mio. kr i 2018-19.

Der foreslås i 2018 anlagt en dobbeltrettet cykelsti i den sydlige side af Stenderupvej mellem Bjerrevej og byporten ind til Stenderup. Cykelstien anlægges med en bredde på 2,5 m samt en skillerabat imellem kørebane og sti på 1,5 m. Der vil ud for Stenderupvej nr. 14 og 16 være nogle pladsmæssige udfordringer, da begge huse ligger meget tæt på vejen. Der laves her en mindre forskydning af vejen samt en smallere cykelsti på 2 m på denne strækning. Alternativt kan det ene af husene opkøbes og nedrives af nedrivningspuljen. Huset er til salg og i dårlig stand.

I 2019 vil der blive gennemført en trafiksanering i Stenderup ved anlæg af '2minus1 vej' på: Stationsvej fra Hedenstedvej til Lystrupvej, Lystrupvej fra Ørnstrupvej til Stationsvej, Stenderupvej fra Ørnstrupvej til byzonetavlen ’Stenderup’, se det vedlagte kortbilag. Der vil desuden blive udført opfølgende slidlagsarbejder på cykelstien.

Der er undersøgt alternative løsningsforslag til en dobbeltrettet cykelsti på strækningen.

• Der etableres 2 minus 1 vej på Stenderupvej mellem Ørnstrupvej og Bjerrevej. Den fremtidige vejbredde bliver 6,5 m inkl. 1,5 m cykelbane i hver side. Økonomisk overslag for etablering af en 2 minus 1 vej inklusiv arealerhvervelse og sideudvidelse af vejen er ca. 2,0 mio. kr. Da der er en del arbejdsrelateret kørsel på strækningen specielt om morgenen vurderes dette imidlertid ikke som en god løsning, når målet med cykelstien er særligt at tilgodese skolekørsel for 5-7 klasse.
• Anlæg af 2 enkeltrettede cykelstier langs Stenderupvej kræver, at vej/cykelsti udvides med op til 4,3 m i hver side. Dette betyder, at der så skal opkøbes 8 ejendomme på strækningen. Der er derfor ikke beregnet økonomisk overslag for denne løsning.

 I forbindelse med projektet er det nødvendigt at foretage nogle arealerhvervelser hos de tilgrænsende lodsejere. Derfor anbefales det, at disse arealer overtages ved hjælp ekspropriation. Såfremt der opnås en frivillig aftale om erhvervsoverdragelse, kan dette træde i stedet for.

Kommunikation

Der indledes dialog med de berørte lodsejere om cykelstiens placering og jordkøb mm.

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGDobbeltrettet cykelsti

Beslutningstema

Drøftelse af arealreservationer og mulighederne i kystnærhedszonen og prioritering heraf.

Økonomi

Ingen bemærkninger

Historik

Byrådet har i maj 2017 drøftet placering af nye sommerhusområder og fremsendt 3 forslag om nye områder til Erhvervsstyrelsen; Et areal ved Pøt Strandby, et ved Klakring, og et ved Sønderby Savværk jvf. vedlagte kort

Sagsfremstilling

Erhvervsstyrelsen er nu i gang med at behandle de mange forslag fra alle landets kommuner om at få del i puljen på 1.000 sommerhuse. Forinden Erhvervsstyrelsen tager stilling til fordeling af kvoten, ønskes en prioritering af de 3 ønsker.

Området ved Klakring er i forvejen udlagt til beboelse.

Administrationen indstiller,

Bilag

• BILAGSommerhuse ved Klakring
• BILAGKortbilag arealreservation
• BILAGKort med angivelse af de 3 områder

Beslutningstema

Seniorrådet fremsender udkast til nye vedtægter til godkendelse.

Sagsfremstilling

I forbindelse med valg til nyt seniorråd er vedtægterne for seniorrådet gennemgået, og det nye seniorråd fremsender forslag til nye vedtægter.

Der er foretaget tekstmæssig korrektur, præciseringer og opdateringer i vedtægterne.

Administrationens mener ikke, at der er foretaget indholdsmæssige ændringer, der har politisk betydning.

Administrationen indstiller, 5. februar 2018, pkt. 12:

at udvalget anbefaler de nye vedtægter for Seniorrådet godkendes af Byrådet.

Udvalget for Social Omsorg, 5. februar 2018, pkt. 12:

Indstilling godkendt.

Kommunikation

Udkast til vedtægtsændringer indstilles til godkendelse i Byrådet.

Bilag

• BILAGSeniorrådets vedtægt 2018_

Beslutningstema

• Brev fra Kommunernes Landsforening vedrørende overenskomstforhandlingerne
• Orientering om rapport/undersøgelse vedrørende chikane, trusler og hærværk mod kommunalbestyrelse- og regionsrådsmedlemmer.

Bilag

• BILAGBrev til kommunalbestyrelsesmedlemmer.pdf
• BILAGSpørgeskemaundersøgelse_Afrapportering_ENDELIG.PDF
• BILAGPressemeddelelse om trusler chikane hærværk og vold endelig.docx