Stillingtagen til et oplæg fra administrationen omkring borgerforslagsordning på baggrund af tidligere forslag fra medlem af Økonomiudvalget Rune Mikkelsen.
Nedenstående skitsering af mulighederne for borgerforslagsordning viser at håndtering af en sådan ordning er en ny administrativ opgave, der kun delvist kan automatiseres. Screening af forslag og kommunikation til forslagsstillere via hjemmesiden vil i høj grad være en manuel opgave. Hvor stort timeforbruget vil være er vanskeligt at estimere, da det i meget høj grad vil afhænge af antallet af forslag, og hvor mange stemmer de enkelte forslag samler.
Hvis der tages udgangspunkt i, at der indkommer 10 borgerforslag om året, vil det skønnede ressourceforbrug være ca. 150-200 timer årligt svarende til en måneds arbejde for en medarbejder. Hertil kommer udgifter til eventuelle systemløsninger. Administration vurderer således, at der for en 2 årig forsøgsperiode vil være en udgift på ca. 300.000 kr. til digital løsning samt administrativ support. Dette skal der findes finansiering til.
På mødet i Økonomiudvalget den 9. oktober 2023 blev der behandlet et forslag fra Rune Mikkelsen om indførelse af en ordning med borgerforslag i Hedensted Kommune som et forsøgsprojekt. Det blev på mødet besluttet, at administrationen skulle udarbejde et oplæg om emnet og mulige løsninger.
Hensigten med det stillede forslag er, at borgere i Hedensted Kommune skal kunne indsende borgerforslag. Hvis et borgerforslag opnår mindst 400 underskrifter inden for en tidsfrist på foreksempel 6 måneder, skal det behandles af Kommunalbestyrelsen, som eventuelt kan vælge at sende forslaget til behandling i udvalg. Der er i forslaget lagt op til, at indsendelse af og afstemning om borgerforslag skal ske digitalt med anvendelse af MitID via kommunens hjemmeside.
På baggrund af beslutningen i Økonomiudvalget har administrationen undersøgt, hvorledes en forsøgsordning med borgerforslag vil kunne udformes og understøttes teknisk. Det er endvidere vurderet, hvad det vil kræve administrativt at understøtte en sådan ordning og hvilke erfaringer der er fra andre kommuner, som har indført lignende ordninger. Endvidere belyses, hvorledes en ordning med borgerforslag skal vurderes på baggrund af de eksisterende muligheder for at have en aktiv dialog med kommunens politikere.
Intentionen med en forsøgsordning med borgerforslag er at gøre det muligt for borgerne at komme direkte i tale med det politiske niveau og få behandlet forslag, som der ikke i forvejen har været politisk fokus på. En ordning med borgerforslag bør derfor anskues i sammenhæng med de eksisterende muligheder, der i dag findes for at komme i dialog med politikerne i kommunalbestyrelsen og få sager taget op.
De nuværende muligheder for dialog med Kommunalbestyrelsen tager afsæt i, at Kommunalbestyrelsen lægger vægt på dialog og samarbejde med alle borgere i Hedensted Kommune. Denne dialog finder for det første sted på det konkrete plan i en række forskellige situationer, foreksempel i forbindelse med by- eller boligudviklingsprojekter, ved udvikling af ændrede eller nye servicetilbud, med foreninger på kultur- og fritidsområdet og med kommunens virksomheder på erhvervsområdet.
For det andet retter borgere og virksomheder ofte henvendelse til Kommunalbestyrelsen, de enkelte medlemmer af Kommunalbestyrelsen og den kommunale organisation. Disse henvendelser kan ske på flere forskellige måder, hvilket skaber mulighed for at sikre en så fleksibel, direkte og grundig dialog som muligt.
Borgerhenvendelser til kommunalbestyrelsesmedlemmer.
Henvendelser kan først og fremmest ske til de enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmer. På Hedensted Kommunes hjemmeside findes kontaktoplysninger på alle kommunalbestyrelsesmedlemmer. Det er derfor let for borgere og virksomheder at komme i direkte kontakt med Kommunalbestyrelsens medlemmer, og på den måde få svar på spørgsmål, komme med forslag, aftale et tidspunkt for dialog eller få hjælp til at videresende henvendelsen til administrationen.
I mange tilfælde vil disse henvendelser naturligt rettes til formanden for det fagudvalg, der har med det konkrete område at gøre. Alt afhængigt af henvendelsens karakter kan henvendelsen resultere i et umiddelbart svar, et møde med formanden eller eventuelt hele udvalget, ligesom der ofte vil ske en yderligere dialog med medarbejdere i den kommunale organisation.
Borgerhenvendelser til borgmesteren.
Desuden kan alle borgere og virksomheder rette henvendelse til borgmesteren. Hvis det handler om konkrete spørgsmål, vil den kommunale organisation ofte bidrage med oplysninger i forbindelse med svaret. I andre situationer vil borgmesteren typisk involvere formanden for det eller de relevante udvalg i svaret eller det videre forløb.
Endeligt kan borgere og virksomheder rette henvendelse til den samlede Kommunalbestyrelse i form af spørgsmål, der har en lidt mere formel karakter. Der er derfor beskrevet en procedure, hvor der forud for møderne i kommunalbestyrelsen kan indsendes spørgsmål i kommunalbestyrelsens spørgetid.
Spørgsmål til Kommunalbestyrelsens spørgetid.
Spørgsmål til Kommunalbestyrelsens spørgetid kan stilles af enhver borger eller grundejer i Hedensted Kommune, og skal have en afsender. Anonyme spørgsmål besvares ikke. Indkomne spørgsmål til Kommunalbestyrelsen annonceres på Hedensted Kommunes hjemmeside, og pressen inviteres til at overvære behandlingen af ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsens spørgetid”.
Det er naturligvis op til borgerne selv at afgøre hvilken af henvendelsesformerne de vil anvende. Administrationen rådgiver dog også, såfremt det vurderes, at en anden henvendelsesform er mere egnet. Når der er behov for dialog og bredere belysning af et emne, vil det typisk være en fordel at bruge en af de førstnævnte henvendelsesformer, da svaret på et ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsens spørgetid” ofte vil være kort og uden dialogmulighed.
Forslag til håndtering af ordning med borgerforslag.
Nedenfor gives administrationens forslag til, hvorledes en borgerforslagsordning kan håndteres, herunder nævnes en række opmærksomhedspunkter i forhold til ordningen. På baggrund af det stillede forslag er det blevet undersøgt, hvorledes en ordning med borgerforslag vil kunne håndteres administrativt og teknisk.
I forhold til en administrativ håndtering af en ordning med borgerforslag, forudsættes det, at indsendelse af borgerforslag og indsamling af underskrifter som udgangspunkt sker digitalt via kommunens hjemmeside. Her etableres en teknisk løsning, hvor alle borgere med anvendelse af MitID kan indsende et borgerforslag, der efterfølgende bliver publiceret på hjemmesiden. Herefter vil det igen ved anvendelse af MitID være muligt at stemme på aktive borgerforslag. Anvendelsen af MitID skal sikre, at det kun er borgere med bopæl i kommunen, der kan fremsætte og stemme på forslag, ligesom det skal sikre, at man kun kan stemme én gang på hvert forslag.
For borgere, der er fritaget for digital selvbetjening, vil kommunen skulle stille et alternativ til rådighed. Andre kommuner med lignende ordninger giver typisk mulighed for indsendelse af nye forslag og støtte til fremlagte forslag via mail, papirblanket eller personligt fremmøde i Borgerservice.
Tekniske løsninger.
Der findes forskellige tekniske løsninger til understøttelse af ordninger med borgerforslag, der i varierende grad giver teknisk understøttelse af den administrative håndtering af processen.
Der findes således særlige systemer til håndtering af borgerinddragelse, der også giver mulighed for at arbejde med borgerforslag.
Men med en årlig udgift på 50.000 til 150.000 kr samt en forventelig yderligere udgift og et ressourceforbrug til implementering anses det som værende skudt over målet i forhold til det mere specifikke ønske om håndtering af borgerforslag – eventuelt som forsøgsordning.
En ordning med borgerforslag vil derfor forventeligt skulle håndteres med andre mindre automatiske løsninger. Dette ville mest hensigtsmæssigt kunne ske i forbindelse med lancering af ny hjemmeside i 3. eller 4. kvartal 2024. Det ville gøre det muligt at undersøge, om denne funktionalitet kan tilkøbes som en del af den nye hjemmesideløsning. Det vil dog medføre en yderligere udgift til både drift og implementering, som der skal findes midler til.
Administrative, manuelle procedurer.
Uanset valg af teknisk løsning vil der dog være behov for en række manuelle administrative procedurer til håndtering af en ordning om borgerforslag.
Der vil således skulle ske en screening af de indkomne forslag ud fra en række kriterier, der med udgangspunkt i andre kommuners ordninger kunne være følgende:
Denne screening vil være en manuel proces uanset valg af teknisk løsning.
Efter gennemført screening vil forslaget kunne publiceres på hjemmesiden, og indsenderen skal have besked om, at forslaget er sat til afstemning. Hvis et forslag afvises, gives også besked om dette til indsenderen med en begrundelse for afslaget.
De mere avancerede tekniske løsninger til håndtering af borgerforslag vil automatisk kunne håndtere selve afstemningen, mens de billigere og enklere løsninger vil gøre, at der løbende skal holdes øje med, om hvert forslag har fået det nødvendige antal stemmer inden for tidsfristen, og de indkomne stemmer vil skulle journaliseres.
Hvis et forslag ikke opnår tilstrækkelig opbakning, skal det fjernes eller flyttes til en liste over udløbne forslag med henblik på, at man som forslagsstiller kan se, om et forslag allerede har været behandlet og derfor ikke kan stilles igen.
For forslag, der opnår det tilstrækkelige antal stemmer, skal det tjekkes, at stemmeafgiverne opfylder kriterierne til bopæl og eventuel alder samt, at de samme ikke har stemt flere gange. I hvor høj grad det kan ske automatisk er afhængig af den valgte tekniske løsning.
Det skal herefter kommunikeres på hjemmesiden og til forslagsstilleren, at forslaget har opnået tilstrækkeligt antal stemmer og kommer til behandling i Kommunalbestyrelsen.
Erfaringer med borgerforslag.
Inden der træffes beslutning om indførelse af en ordning med borgerforslag, kan det være nyttigt at se på de eksisterende erfaringer med den slags ordninger.
En række andre kommuner har etableret ordninger med borgerforslag. Her gælder det typisk, at et borgerforslag skal samle støtte fra ca. 0,8-1 procent af kommunens borgere inden for en periode på 6 måneder for at det kommer til politisk behandling. Det svarer nogenlunde til modellen opridset i det aktuelle forslag, når der omregnes til ud fra indbyggertallet i Hedensted Kommune.
Erfaringerne fra andre kommuner er, at det er ganske få forslag, hvis overhovedet nogen, som kommer i nærheden af at opnå det nødvendige antal stemmer for at komme til politisk behandling. I de få tilfælde hvor forslag har opnået tilstrækkeligt antal stemmer har der typisk været tale om indvendinger mod besparelser i forbindelse med budgetprocesser.
En del af forklaringen på, at så få forslag opnår opbakning skal formentlig søges i, at ordninger med borgerforslag er forholdsvist formelle, hvor borgerne selv formulerer det forslag, der sættes til afstemning. Ofte tager forslag afsæt i et specifikt eller lokalt ønske, der har svært ved at samle bredere opbakning, og det kan være vanskeligt for den enkelte borger at formulere et forslag i en form, der kan få bred opbakning.
Administrationens anbefalinger.
Som det fremgår af ovenstående, medfører en ordning med borgerforslag en ny administrativ opgave, der kun til en vis grad vil kunne automatiseres. Hele delen omkring screening af forslag og kommunikation til forslagsstillere via hjemmesiden vil i høj grad være en manuel opgave. Hvor stort timeforbruget vil være er vanskeligt at estimere, da det i meget høj grad vil afhænge af antallet af forslag og hvor mange stemmer de enkelte forslag samler.
Hvis der tages udgangspunkt i, at der indkommer 10 borgerforslag om året, vil det skønnede ressourceforbrug være ca. 150-200 timer svarende til en måneds arbejde for en administrativ medarbejder.
På baggrund af disse erfaringer og sammenholdt med det administrative ressourceforbrug til at understøtte en ordning med borgerforslag, kan det overvejes at kigge på alternative mere dialogbaserede løsninger med udgangspunkt i de eksisterende muligheder for dialog med Kommunalbestyrelsen.
Det kunne således i stedet overvejes at:
• udvide modellen for spørgsmål til Kommunalbestyrelsen med en mulighed for at stille forslag.
• der kunne indføres en form for træffetid med udvalgene, hvor borgere kunne fremlægge forslag.
Begge disse løsninger vil kræve færre administrative ressourcer og har samtidig den fordel, at de faktisk vil give bedre tilgængelighed for borgerne, der vil kunne komme i dialog med politikerne uden først at skulle samle underskrifter. Sammenlignet med en ordning med borgerforslag vil det give mere fokus på den gode dialog mellem borgere og politikere, og det vil opleves mindre bureaukratisk for borgerne at komme med input til politikerne. Det ville således være godt i tråd med sigtepunktet om smidige og effektive processer i Kommunalbestyrelsens strategi og kommunens værdier ved at have fokus på at nå resultater gennem dialog og samarbejde med borgere og virksomheder.
| at | der tages stilling til, om der skal indføres nye dialogmuligheder mellem borgere og politikere herunder; |
1. om der med afsæt i den nuværende gode dialog mellem borgere og politikkere, skal indføres mulighed for at komme med forslag via udvidelse af kommunalbestyrelsens spørgetid eller ved indførelse af træffetid for udvalg.
2. om der i forbindelse med ny hjemmeside skal afprøves en digital løsning i en 2 årig periode. I så fald skal der afsættes 300.000 kr til en digital løsning, samt administrativ support, og anvises finansiering til dette.
Økonomiudvalget ønskede en uddybning af udgifterne og beregningerne bag en digital løsning, jf. punkt 2, med henblik på fornyet sagsbehandling i økonomiudvalget. Der ønskes en belysning af en ny digital løsning set i sammenhæng med en ny hjemmeside, som planlægges i 2024.