Dagsordener og referater

Beslutningstema

Kommunalbestyrelsen skal tage stilling til Revisionsberetning nr. 31 - Delberetning for regnskabsåret 2022.

Historik

Revisionsberetningen er modtaget fra BDO 13. februar 2023, og er 14. februar 2023 fremsendt på mail til kommunalbestyrelsens medlemmer.

Lov om Kommuners styrelse § 42 b "Kommunalbestyrelsens formand sørger for, at revisionens beretninger, jf. § 42, stk. 4, udsendes til kommunalbestyrelsens medlemmer senest 7 dage efter modtagelsen".

Sagsfremstilling

BDO har fremsendt revisionsberetning nr. 31 til kommunalbestyrelsens behandling. Revisionsberetning nr. 31 omhandler delberetning for regnskabsår 2022 for den løbende revision indtil 1. december 2022.

Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold med videre er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til BDO's tiltrædelsesberetning nr. 29 af 1. januar 2022. Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i beretningen. BDO gør opmærksom på, at revisionen af regnskabsåret 2022 først er afsluttet, når BDO har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom.

Af afsnit 2.2.1 fremgår, at den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning om Servicelovens (SEL) § 42 og § 100:

"Hjælp til dækning af tabt arbejdsfortjeneste m.v. i forbindelse med forsørgelse af børn med nedsat funktionsevne (§ 42) og Merudgifter vedrørende voksne med nedsat funktionsevne (§ 100).

I henhold til Servicelovens § 42 kan der ydes hjælp til dækning af tabt arbejdsfortjeneste ved pasning af børn med nedsat funktionsevne, ligesom man i henhold til SEL § 100 har ret til at få dækket merudgifter ved en betydelig og varig nedsat fysisk og psykisk funktionsevne.

Vores revision af et udvalg af sager på disse områder har vist en række fejltyper, som hovedsageligt sker i forbindelse med bevillingen af ydelsen. Det er vores opfattelse, at der skal ske en opstramning af sagsbehandlingen på området, og at manglerne skal udbedres overfor de berørte borgere og iagttages fremadrettet."

I afsnit 2.2.1 omtales opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger herunder bemærkninger om § 42 og § 100.

Forvaltningens bemærkninger til ny revisionsbemærkning omhandlende § 42:

De anmærkninger, som BDO har fundet i de udtrukne sager, er der sket opfølgning på og forvaltningen har igangsat en handleplan med flere forskellige tiltag:

• Når den administrative medarbejder modtager bevillingsskrivelsen for at sætte bevillingen til udbetaling, tjekker den administrative medarbejder ligeledes, om der er taget stilling til sparede udgifter. Hvis der ikke er taget stilling til dette, tager den administrative medarbejder kontakt til rådgiveren med henblik på, at der foretages vurdering af sparede udgifter, inden bevillingen sættes i gang.

• Der afholdes fælles kursusdag 16. marts 2023 med undervisning af ekstern konsulent. Faglig koordinator, sekretariatet og teamleder deltager, og der vil være særligt fokus på beregninger af timesatser, ATP, pension og sparede udgifter.
• Ledelsestilsynsskemaet opdateres efter afholdt kursus.
• Sekretariatet er i 2023 startet i et ERFA netværk bestående af de ansvarlige for beregninger af ydelser efter § 41 og 42 i andre kommuner. Dette for at sikre at Børn og Familier altid er opdateret på den nyeste lovgivning, principafgørelser m.v.
• Alle nuværende aktive § 42 sager gennemgås inden september 2023 i forhold til beregning af timesats, pension og ferietillæg.
• Ledelsestilsynet skærpes, således at der føres ledelsestilsyn på alle nye § 42 sager 1 gang pr. måned i 2023 som ekstra ledelsestilsyn, foruden det etablerede ledelsestilsyn hvor 4 tilfældige § 42 sager udtrækkes pr. kvartal.
• Ledelsestilsynet udvides, således at teamleder og faglig koordinator sammen foretager det skærpede ledelsestilsyn i 2023.

Forvaltningens bemærkninger til ny revisionsbemærkning omhandlende § 100:

• Ved gennemgang af samtlige 86 § 100 sager i Voksenhandicap i februar 2023 fremgår det, at 68 sager er fulgt op og afgjort i 2022. De resterende 18 sager er i gang eller i gangsat februar 2023 med fokus på snarest mulig afgørelse. Alle borgere har herefter fået en opfølgning på deres sag indenfor 12 måneder, siden seneste handleplan blev iværksat.

• Fremadrettet vil alle § 100 sager få faste rådgivere, med en forventning fra ledelsen, om årlig opfølgning. Da der har været udskiftning blandt medarbejdere vil der fortsat fremadrettet være kontinuerlig fokus på faglig udvikling og sparring i teamet.

• Forvaltningen er i dialog med øvrige kerneområder for at afdække mulighed for støtte til boligindskud og tilskud til husleje. Behovet skyldes, at borgere, som ikke er afklaret i forhold til beskæftigelse, ikke har råd til at komme i længerevarende botilbud, da huslejen er for høj og deres indtægtsgrundlag for lille. Derfor har merudgiftsbestemmelsen været brugt i konkret sag.

• For at understøtte at opfølgningerne sker i henhold til aftalen, vil der fremadrettet kvartalvis udføres stikprøvekontroller på 10 % af § 100 sagerne. Ved disse stikprøver udarbejdes der notat i borgers journal, så det er tydeligt, hvilke sager der har været tilsyn i. Ledelsen i Voksenhandicap anvender allerede Power Bi, som understøttende styringsværktøj. Power BI vil kunne anvendes til understøttelse i § 100 sagerne, ift. rapport på om sagerne er fulgt op rettidigt. Udvikling af denne rapport påbegyndes marts 2023.

• Som en del af den årlige Audit i myndighed vil der i 2023 være fokus på § 100 sagerne.

Forvaltningen indstiller, 20. marts 2023, pkt. 49:

At Revisionsberetning nr. 31 - Delberetning for regnskabsåret 2022 samt forvaltningens bemærkninger hertil godkendes.

Beslutning fra Økonomiudvalget 2022-2025, 20. marts 2023, pkt. 49:

Indstilles godkendt.

Kommunikation

Beslutning meddeles tilsynsmyndigheden og BDO.

Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse § 42 om revision af kommunernes økonomiske forvaltning.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Søren Vanting. Som suppleant deltog Claus Sørensen.

Bilag

• BILAGRevisionsberetning nr. 31 - Delberetning for regnskabsåret 2022