Dagsordener og referater

Beslutningstema

Stillingtagen til revideret oplæg fra administrationen omkring borgerforslagsordning på baggrund af forslag fra medlem af Økonomiudvalget Rune Mikkelsen.

Økonomi

I forbindelse med anskaffelse af ny hjemmesideløsning i 2024 undersøges muligheden for et tilkøb af modul til håndtering af borgerforslag. Dette medfører ekstraudgifter til systemanskaffelse og løbende drift.

Endvidere vil der være et administrativt ressourceforbrug til understøttelse af en forsøgsordning med borgerforslag.

Udgifterne er ved en toårig forsøgsordning anslået til:

• Systemudgifter: 63.000 kr
• Administrativt ressourceforbrug: 120 t (svarende til ca. 47.000 kr)

Finansiering til en toårig forsøgsordning anvises i løbet af 2024, mens de varige driftsudgifter indarbejdes i det tekniske budgetgrundlag vedrørende budget 2025 og budgetoverslagsårene 2026-2028.

Økonomi har ikke yderligere bemærkninger vedrørende de økonomiske aspekter.

Historik

På mødet i Økonomiudvalget den 9. oktober 2023 blev der behandlet et forslag fra Rune Mikkelsen om indførelse af en ordning med borgerforslag i Hedensted Kommune som et forsøgsprojekt. Det blev på mødet besluttet, at administrationen skulle udarbejde et oplæg om emnet og mulige løsninger.

Til mødet i Økonomiudvalget den 20. november 2023 havde administrationen udarbejdet et oplæg om en forsøgsordning med Borgerforslag og mulige løsninger til håndtering af ordningen. På baggrund af drøftelsen af oplægget ønskede Økonomiudvalget en uddybning af udgifterne og beregningerne bag en digital løsning med henblik på fornyet sagsbehandling i Økonomiudvalget. Endvidere ønskedes en belysning af en digital løsning set i sammenhæng med den nye hjemmeside, som planlægges i 2024.

På mødet i Økonomiudvalget den 11. december 2023 behandledes et uddybende oplæg fra administrationen. På den baggrund besluttede Økonomiudvalget at indstille til Kommunalbestyrelsen, at der etableres en toårig forsøgsordning, idet det i forbindelse med udvikling af ny hjemmeside til lancering i 3. kvartal 2024 undersøges, om der kan tilkøbes funktionalitet til teknisk understøttelse af en ordning med borgerforslag. Alternativt etableres ordningen med en mere manuel blanketbaseret løsning. Endvidere indstillede Økonomiudvalget, at finansiering til forsøgsordningen anvises i løbet af 2024, mens de varige driftsudgifter indarbejdes i det tekniske budgetgrundlag vedrørende budget 2025 og budgetoverslagsårene 2026-2028.

På mødet i Kommunalbestyrelsen den 20. december 2023 behandledes indstillingen fra Økonomiudvalget. Her blev det besluttet, at sagen sendes til fornyet behandling i Økonomiudvalget med henblik på en revidering af de formelle rammer for ordningen i forhold til aldersgrænse, antal stemmer og muligheden for, at forslag kan genfremsættes i en ny byrådsperiode.

Sagsfremstilling

Hensigten med det stillede forslag er, at borgere i Hedensted Kommune skal kunne indsende borgerforslag. Hvis et borgerforslag opnår et vist antal underskrifter inden for en fastsat tidsfrist, skal det behandles af Kommunalbestyrelsen, som eventuelt kan vælge at sende forslaget til behandling i udvalg. Der er i forslaget lagt op til, at indsendelse af og afstemning om borgerforslag skal ske digitalt med anvendelse af MitID via kommunens hjemmeside. Borgere der er fritaget for digital selvbetjening, skal tilbydes et alternativ.

Forslag til rammer for borgerforslagsordning.

Såfremt det besluttes at indføre en forsøgsordning med borgerforslag, foreslår administrationen på baggrund af erfaringer fra andre kommuner og den forudgående politiske behandling i Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse følgende formelle rammer for ordningen:

• Borgere med bopæl i Hedensted Kommune, og som er fyldt 15 år, kan stille forslag og stemme på dem. Aldersgrænsen på 15 år er begrundet i, at samme aldersgrænse gælder for obligatorisk Digital Post, hvilket gør det muligt at sende kvitteringer og dermed sikrer en ensartet administrativ behandling.
• Forslag er aktive i 6 måneder.
• Forslag skal samle 200 stemmer for at komme til behandling i Kommunalbestyrelsen. Den halverede grænse muliggør, at også mindre lokalsamfund vil kunne samles om en sag, der kan komme til behandling.
• Forslag screenes efter følgende retningslinjer:
  • Forslaget skal omhandle noget, som Kommunalbestyrelsen kan træffe beslutning om og må ikke være i modstrid med dansk lovgivning.
  • Det må ikke være et forslag, som Kommunalbestyrelsen allerede har behandlet som borgerforslag og truffet beslutning om i samme byrådsperiode.
  • Det må ikke tidligere have været stillet som borgerforslag i samme byrådsperiode.
  • Det må ikke være injurierende eller indeholde fortrolige eller personfølsomme oplysninger.
  • Det må ikke omhandle enkeltpersoner.

Administrativ understøttelse.

Der er i sagsfremstillingen til Økonomiudvalget den 11. december 2023 detaljeret gjort rede for de administrative opgaver i forbindelse med en ordning med borgerforslag. I hovedpunkter består den administrative opgave i tre hoveddele:

1. Modtagelse af nye forslag. Screening af nye forslag ud fra de fastsatte kriterier og publicering af forslaget på hjemmesiden.
2. Stemmeopgørelse. Overvågning af aktive borgerforslag og opgørelse af stemmetal samt journalisering af stemmer.
3. Fremlæggelse af forslag. Såfremt et borgerforslag har opnået det fornødne antal stemmer skal det forberedes til forelæggelse Kommunalbestyrelsen.

Teknisk understøttelse.

Administrationen har undersøgt forskellige tekniske løsninger til håndtering af en ordning med borgerforslag.

På baggrund af den tidligere beslutning i Økonomiudvalget den 11. december 2023 foreslås det, at den tekniske understøttelse sker ved, at det i forbindelse med udviklingen af ny hjemmeside til lancering i 3. kvartal 2024 undersøges, om det er muligt at tilkøbe modul til håndtering af borgerforslag. Såfremt den valgte leverandør ikke kan tilbyde sådan en løsning implementeres i stedet en mere manuel blanketbaseret løsning.

Forvaltningen indstiller, 19. februar 2024, pkt. 37:

At der tages stilling til:

• Om der skal indføres en forsøgsordning med borgerforslag med udgangspunkt i den tidligere besluttede tekniske understøttelse og finansiering af en toårig forsøgsordning.
• De reviderede formelle rammer for ordningen

Beslutning fra Økonomiudvalget 2022-2025, 19. februar 2024, pkt. 37:

Økonomiudvalget tiltrådte forvaltningens indstilling.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Steen Christensen (A). Som suppleant deltog Helle Obenhausen Mortensen (A).