Dagsordener og referater

Beslutningstema

Stillingtagen til forslag til ny politisk Budgetopfølgning som omhandler følgende punkter;

• Tilpasning til den politiske bevillingsstruktur
• Ændringen af kadancen fra månedlige til kvartalsvise opfølgninger
• Budgetopfølgningen gøres mere letlæselig

Sagsfremstilling

I denne Kommunalbestyrelses periode er en række styringsdokumenter revideret, herunder kommunens økonomiske politik og finansielle strategi. Som en naturlig forlængelse heraf er tiden nu inde til at evaluere vores politiske budgetopfølgning. Senere i kommunalbestyrelsesperioden vil vi følge op med en revision af vores kasse- og regnskabsregulativ.

På den baggrund har forvaltningen indsamlet input fra kerneområderne og udarbejdet et forslag til ny politisk budgetopfølgning. Det er vigtigt at understrege, at denne ændring kun påvirker den politiske budgetopfølgning. De administrative budgetopfølgninger, der foretages otte gange årligt i kerneområderne, forbliver uændrede.

Forslaget omhandler følgende punkter:

• Tilpasning til den politiske bevillingsstruktur.
  I dag er budgetopfølgningen baseret på den administrative organisering. For at kunne foretage nødvendige bevillingskorrektioner i takt med ændringer i økonomien, foreslås det at ændre opfølgningsniveauet til at afspejle den politiske bevillingsstruktur.
• Ændringen af kadencen fra månedlige til kvartalsvise opfølgninger.
  Dette vil give et bedre overblik over kommunens samlede økonomi og være med til at sikre en mere effektiv budgetlægningsproces samt give os en bedre forståelse af de styringsmæssige udfordringer.
• Budgetopfølgningen gøres mere letlæselig ved at bruge et enklere sprog, integrere visuelle elementer og præsentere den på en mere overskuelig måde.
  Dette vil bidrage til en mere effektiv kommunikation omkring kommunens økonomi og skabe større transparens i beslutningsprocessen.

Den politiske budgetopfølgning er en økonomisk status og en prognose for årets samlede resultat rettet mod fagudvalg og kommunalbestyrelse. Hedensted Kommune har i dag politiske budgetopfølgninger otte gange årligt, der består af følgende materiale:

• en sagsfremstilling
• et bilag med indikatorer for den økonomiske status for hvert direktørområde (trafiklys)
• et bilag med uddybende forklaringer.

I løbet af efteråret 2023 og vinteren 2024 har forvaltningen i tæt samarbejde med kerneområderne gennemført en omfattende evaluering af den politiske budgetopfølgning. De vigtigste konklusioner fra evalueringen er som følger:

• Budgetopfølgningen bør afspejle den politiske bevillingsstruktur modsat den nuværende praksis, hvor budgetopfølgningen tager udgangspunkt i den administrative organisering. Dette vil give de enkelte fagudvalg et bedre overblik over deres økonomi og muliggøre løbende budgetkorrektioner.
• Der er ønske om at fastholde den månedlige budgetopfølgning på administrativt niveau.
• Det foreslås at skifte fra månedlige til kvartalsvise politiske budgetopfølgninger. Månedlige opfølgninger viser typisk kun små ændringer, mens kvartalsvise opfølgninger bedre kan vise mønstre og tendenser, hvilket giver et mere solidt grundlag for drøftelser og beslutninger.
• Der er ønske om en mere overskuelig og letforståelig budgetopfølgning.

Samtlige input fra kerneområderne er indarbejdet i nærværende forslag. Forslaget er således et produkt af en omfattende inddragelse af hele organisationen. Nedenfor beskrives de foreslåede ændringer.

Opfølgningsniveau.

Det foreslås, at budgetopfølgninger foretages på udvalgsniveau for at give udvalgene et bedre overblik over deres egne økonomier og mulighed for at foretage løbende budgetkorrektioner.

Kadencen.

Det foreslås, at der udarbejdes tre politiske budgetopfølgning og én regnskabssag. Dette vil give et mere helhedsorienteret billede af tendenser og udviklinger i økonomien, hvilket igen vil skabe et mere solidt grundlag for drøftelser og beslutninger.

Forvaltningen har i forbindelse med evalueringen foretaget en kortlægning af andre kommuners praksis. Dette har vist, at et langt overvejende flertal af kommunerne foretager kvartalsvise opfølgninger.

Forvaltningen foreslår, at opfølgningerne falder i juni, september og november med regnskabssagen i april som hidtil. Dette vil sikre en sammenhæng mellem opfølgningerne og budgetlægningen for det kommende år. Desuden er det nødvendigt at komme et stykke ind i året for at identificere eventuelle styringsmæssige udfordringer, og det er bedst at gøre dette, når regnskabet for det foregående år er på plads. Derfor forslås det, at den første opfølgning først forelægges i juni.

Hvis der opstår ekstraordinære eller akutte økonomiske begivenheder, vil vi selvfølgelig ikke vente på den næste planlagte opfølgning. I stedet vil der straks ske en afrapportering til udvalgene.

Opfølgningens form og indhold.

Det foreslås at den nye politiske budgetopfølgning består af følgende to produkter:

• En klar og letforståelig sagsfremstilling
• Et bilag med budgetopfølgningen visualiseret via et søjlediagram og en hovedoversigt. Bemærk, at vedlagte eksempel på bilag blot er illustrativt og skal ikke betragtes som endeligt. Det er kun ment som et eksempel på det nye koncept.

Samlet set sigter forslaget mod at gøre de politiske budgetopfølgninger enklere, forbedre kommunikationen og skabe mere smidige, transparente processer.

Forvaltningen indstiller, 18. april 2024, pkt. 76:

At Økonomiudvalget godkender forslaget til ny politisk budgetopfølgning, det vil sige tilpasning til den politiske bevillingsstruktur, ændringen af frekvensen og forbedret læsevenlighed.

At administrative opfølgninger fastholdes uændret.

At fagudvalgene orienteres om ny politisk budgetopfølgning på møderne i maj.

Beslutning fra Økonomiudvalget 2022-2025, 18. april 2024, pkt. 76:

Forvaltningens indstilling godkendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Hanne Grangaard (A). Som suppleant deltog Tina Uldum Bruun.

Bilag

• BILAGBilag om forslag til ny politisk budgetopfølgning