Stillingtagen til uddybende oplæg fra administrationen omkring borgerforslagsordning på baggrund af forslag fra medlem af Økonomiudvalget Rune Mikkelsen.
I bilag er detaljeret opgjort det administrative ressourceforbrug og udgifterne til teknisk understøttelse af en 2-årig forsøgsordning med borgerforslag. Nedenfor opsummeres ressourceforbruget og systemudgifterne for de forskellige løsninger.
Portal til borgerinddragelse
Eksisterende blanketsystem
Tilkøb til ny hjemmeside
Der er ikke anvist finansiering af udgifterne til forsøgsordningen.
På mødet i Økonomiudvalget den 9. oktober 2023 blev der behandlet et forslag fra Rune Mikkelsen om indførelse af en ordning med borgerforslag i Hedensted Kommune som et forsøgsprojekt. Det blev på mødet besluttet, at administrationen skulle udarbejde et oplæg om emnet og mulige løsninger.
Til mødet i Økonomiudvalget den 20. november havde administrationen udarbejdet et oplæg om en forsøgsordning med Borgerforslag og mulige løsninger til håndtering af ordningen. På baggrund af drøftelsen af oplægget ønskede Økonomiudvalget en uddybning af udgifterne og beregningerne bag en digital løsning med henblik på fornyet sagsbehandling i Økonomiudvalget. Endvidere ønskedes en belysning af en digital løsning set i sammenhæng med den nye hjemmeside, som planlægges i 2024.
Hensigten med det stillede forslag er, at borgere i Hedensted Kommune skal kunne indsende borgerforslag. Hvis et borgerforslag opnår mindst 400 underskrifter inden for en tidsfrist på for eksempel 6 måneder, skal det behandles af Kommunalbestyrelsen, som eventuelt kan vælge at sende forslaget til behandling i udvalg. Der er i forslaget lagt op til, at indsendelse af og afstemning om borgerforslag skal ske digitalt med anvendelse af Mi-tID via kommunens hjemmeside. Borgere der er fritaget for digital selvbetjening, skal tilbydes et alternativ.
Forslag til rammer for borgerforslagsordning
Såfremt det besluttes at indføre en forsøgsordning med borgerforslag, foreslår admini-strationen på baggrund af erfaringer fra andre kommuner, at de formelle rammer for ordningen er følgende:
Administrativ understøttelse
Den administrative opgave ved håndtering af en ordning med borgerforslag falder i tre hoveddele:
Nye forslag, der indsendes via hjemmesiden med anvendelse af MitID skal screenes for, om forslagene lever op til de fastsatte kriterier for borgerforslag. Det handler dels om krav til forslagsstilleren (alder og bopæl), dels om krav til forslagets indhold (se ovenfor). Denne del af den administrative håndtering vil ikke kunne automatiseres og vil være den samme uanset valg af teknisk løsning. Desuden skal nye forslag lægges på hjemmesiden og der skal gives mulighed for at stemme om dem. Ressourceforbruget til denne del vil være meget afhængig af den valgte tekniske løsning. Ved anvendelse af en skræddersyet løsning til borgerforslag, vil processen til dels være automatisk, mens det ved mere simple løsninger vil kræve manuel opdatering på hjemmesiden og opsætning af en blanket til stemmeafgivning.
2. Stemmeopgørelse
For de aktive borgerforslag vil der løbende skulle ske en opgørelse af stemmetal og holdes øje med, om det enkelte forslag har opnået det tilstrækkelige antal stemmer, og om det er udløbet. Ressourceforbruget til den opgave vil i høj grad være afhængig af den valgte tekniske løsning. De skræddersyede løsninger vil kunne gøre dette helt automatisk og løbende, mens de mere simple løsninger vil kræve en manuel opgørelse af stemmer og opdatering af hjemmesiden én gang om ugen. Endvidere skal der ske en journalisering af de afgivne stemmer.
3. Fremlæggelse af forslag
Såfremt et borgerforslag har opnået det fornødne antal stemmer skal det forelægges Kommunalbestyrelsen. Denne del vil være uafhængig af den valgte tekniske løsning og er ikke medtaget i opgørelsen over ressourceforbruget, da det ud fra erfaringer fra andre kommuner vurderes, at det kun vil være et mindre antal forslag, der kommer til behandling i Kommunalbestyrelsen.
Teknisk understøttelse
Administrationen har undersøgt forskellige tekniske løsninger til håndtering af en ordning med borgerforslag. På den baggrund kan der opstilles følgende scenarier for, hvordan opgaven vil kunne understøttes:
1. Der anskaffes en særlig løsning til håndtering af borgerforslag. Der findes på markedet løsninger, som anvendes af en række kommuner til borgerforslag og andre former for borgerinddragelse. Det er en forholdsvis dyr løsning, men den giver til gengæld den bedste administrative understøttelse og kræver derfor færre administrative ressourcer. Desuden giver løsningen nogle yderligere muligheder for borgerne, der foreksempel kan debattere de offentliggjorte forslag.
2. I forbindelse med udviklingen af ny hjemmeside til lancering i 3. kvartal 2024 undersøges muligheden for tilkøb af modul til håndtering af borgerforslag. Det er dog ikke sikkert, at den valgte leverandør vil kunne tilbyde sådan en løsning. I så fald vil der i stedet skulle implementeres en mere manuel løsning (se nedenfor).
3. Der implementeres en løsning baseret på det eksisterende blanketsystem (Smart-Designer). Det er den mest manuelle løsning, der kræver de fleste administrative ressourcer. Til gengæld er der ikke yderligere systemudgifter forbundet med løsningen, da de allerede er indeholdt i den almindelige drift af blanketsystemet.
Forvaltningen indstiller, 11. december 2023, pkt. 230:
At der tages stilling til:
• Om der skal indføres en forsøgsordning med borgerforslag
Såfremt det besluttes at indføre en forsøgsordning med borgerforslag, at der yderligere tages stilling til:
1. Valg af model for teknisk understøttelse af ordningen
2. Finansiering af teknisk og administrativ understøttelse af ordningen
3. De formelle rammer for ordningen
Beslutning fra Økonomiudvalget 2022-2025, 11. december 2023, pkt. 230:
Forslag nr. 3 indstilles til kommunalbestyrelsens godkendelse. Finansiering til en toårig forsøgsordning anvises i løbet af 2024, mens de varige driftsudgifter indarbejdes i det tekniske budgetgrundlag vedrørende budget 2025 og budgetoverslagsårene 2026-2028.
Uddybende bemærkning til kommunalbestyrelsens behandling af sagen.
I forbindelse med Økonomiudvalgets beslutning præciseres, at der henvises til note 3 i vedhæftede notat (tilkøb af modul til håndtering af borgerforslag i forbindelse med anskaffelse af ny hjemmeside forventet i 3. Kvartal 24.)
Sendes tlbage til fornyet behandling i Økonomiudvalget
Fraværende: Henrik Alleslev (A)
Henrik Alleslev (A) substitueres af Helle Obenhausen Mortensen (A)