Orientering om projektet vedrørende forbedret brevkommunikation - herunder hvordan det undgås at sende digitale afgørelsesskrivelser og opkrævninger op til weekender og helligdage. Orienteringen beskriver igangsatte og planlagte initiativer og lægger op til en drøftelse af disse indenfor det enkelte fagudvalgs område.
Ingen umiddelbare bemærkninger
Byrådet besluttede den 24. februar 2021 under punkt 41:
· at administrationen undersøger, hvordan det kan undgås, at alle afdelinger i Hedensted Kommune udsender digitale afgørelsesskrivelser og opkrævninger om fredagen, i weekender samt dagen før en helligdag.
· at administrationen opfordres til at forbedre kommunikationen, så der skrives tilpas enkelt, letforståeligt og imødekommende.
Administrationen har efterfølgende undersøgt mulighederne for at gennemføre beslutningen inden for de givne tekniske og juridiske rammer.
Baggrunden for byrådsbeslutningen er, at nogle borgere oplever det som ubehageligt at modtage afgørelser og opkrævninger på et tidspunkt, hvor der går flere dage før man kan komme i kontakt med kommunens administration. Det giver mulighed for unødige bekymringer, hvis man har spørgsmål til afgørelsen og dens konsekvenser.
Som borger bliver man gjort opmærksom på ny Digital Post gennem adviseringer, der afsendes af e-Boks. Der er flere muligheder for at tilpasse, hvordan og hvornår man ønsker at få besked om ny post. Man kan vælge om man vil have adviseringer på mail og/eller sms – både generelt og for den enkelte afsender ligesom det også er muligt at fravælge sms’er i aften og nattetimerne.
Kommunens muligheder for at forhindre afsendelsen af digitale breve på bestemte tidspunkter afhænger af, hvorledes det givne brev afsendes.
En stor del af de digitale breve afsendes automatisk af kommunens fagsystemer på faste tidspunkter eller som følge af ændringer i en sags status. Her bestemmer kommunen ikke selv, hvornår brevene sendes, og da systemerne anvendes af et stort antal kommuner kan Hedensted Kommune ikke selvstændigt tilpasse systemerne, så der blokeres for afsendelse på bestemte tidspunkter.
En mindre del af forsendelserne sker ved, at en sagsbehandler manuelt skriver brevet og foretager afsendelsen. Her er der ikke tekniske hindringer for at undgå at sende post på de nævnte tidspunkter. Som det fremgår af bilaget, er det allerede praksis i flere afdelinger, at man ikke sender afgørelser om fredagen eller op til lukkedage med mindre borgeren i forvejen er gjort bekendt med indholdet. Andre steder er lignende initiativer indarbejdet i udviklingsplaner for de enkelte fagområder. Der vil dog være tilfælde, hvor det ikke er muligt helt at undgå at sende afgørelser m.v. på de nævnte tidspunkter på grund af juridiske forhold, fx overholdelse af frister.
Der er generelt stor opmærksomhed på at skrive så imødekommende og letforståeligt som muligt. Som det er beskrevet i bilaget er dette også indarbejdet i aktuelle udviklingsplaner. Det kan dog være en udfordring, at afgørelsesbreve skal leve op til juridiske formalia for at sikre, at kommunens afgørelse ikke senere underkendes af Ankestyrelsen.
Bilaget til punktet indeholder en oversigt over allerede igangsatte og planlagte initiativer på de enkelte fagområder for at løse udfordringen.
Økonomichef Søren Dreiø Carlsen deltager i behandlingen af dette punkt i Udvalget for Politisk Koordination & Økonomi.
Administrationen indstiller, 16. august 2021, pkt. 190:
At redegørelsen i bilaget om mulighederne for at styre udsendelsestidspunktet og de igangsatte og planlagte initiativer tages til efterretning
At de enkelte udvalg drøfter de initiativer der er i gang på de enkelte udvalgsområder for at styrke kommunikationen med borgerne.
Udvalget for Beskæftigelse 9. August 2021, punkt 77;
Indstilling godkendt: Udvalget anmoder forvaltningen om at inddrage borgerkontakt og skriftlig kommunikation i arbejdet med anbefalinger fra Marselisborg.
Udvalget for Læring 9. august 2021, punkt 68;
Redegørelsen er taget til efterretning og sagen drøftet
Udvalget for Social Omsorg 9. august 2021, punkt 76;
Orientering taget til efterretning. Udvalget mener, at handlingerne i udviklingsplanen for handicapundersøgelsen er dækkende for initiativer på udvalgets område. Udvalget ser frem til at følge de enkelte initiativer i udviklingsplanen.
Udvalget for Teknik & Miljø 10. august 2021, punkt 163;
Godkendt.
Udvalget for Fritid & Fællesskab 10. august 2021, punkt 63;
Indstilling godkendt
Beslutning fra Udvalget for Politisk Koordination og Økonomi, 16. august 2021, pkt. 190:
Taget til efterretning.
Fraværende: Lars Bro
Der henvises til fokusområderne i vedhæftede bilag.
Godkendt.
Fraværende: Henrik Alleslev (A), Gitte Andersen (V), Hans Kristian Skibby (O)
Ole Ødmann deltog som suppleant for Gitte Andersen (V)
Jesper Flensted deltog som suppleant for Hans Kristian Skibby (O)