Drøftelse af forslag fra Venstre vedrørende breve, digitale afgørelser og opkrævninger fra kommunen
Venstres Byrådsgruppe har i en mail dateret den 15. februar fremsendt følgende forslag til Byrådets dagsorden.
"Nedenstående ønskes optaget på byrådets dagsorden i medfør af § 11, stk.1 i lov om kommunernes styrelse, hvorefter ethvert byrådsmedlem kan indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender for Byrådet samt fremsætte forslag til beslutninger herom.
Breve, digitale afgørelser og opkrævninger fra kommunen.
En del borgere modtager digitale afgørelser og opkrævninger fra Hedensted kommune, på en fredag, i en weekend eller dagen før en eller flere sammenhængende helligdage.
Det kan være afgørelser og opkrævninger fra Jobcentret, Familieafdelingen, Teknik og Miljø, Borgerservice, Økonomi eller andre afdelinger.
For mange borgere er det ubehageligt at modtage en sådan skrivelse på en dag, hvor det er umuligt at komme i kontakt med afsenderen, og hvor det altså ofte heller ikke er muligt den eller de efterfølgende dage.
Hvis borgeren har spørgsmål eller kommentarer til indholdet i det modtagne brev, kan borgeren ikke få fat i en kommunal medarbejder for at drøfte dette. Derfor kan borgeren gå i flere dage og bekymre sig uden at have mulighed for at stille spørgsmål til forståelsen, rette eventuelle faktuelle fejl, der ligger til grund for en afgørelse eller have mulighed for andre former for dialog med afsenderen; Hedensted kommune.
Vi har en forpligtelse til at ændre denne praksis, hvis vi som kommune mener, at vi er til for borgeren, og hvis vi ønsker at sætte mennesket før systemet. I så fald bør vi tage udgangspunkt i det enkelte menneskes perspektiv frem for at tage hensyn til kommunale arbejdsgange og til, hvordan vi plejer at gøre.
Videre kan der passende fokuseres på selve indholdet i disse afgørelser og opkrævninger fra kommunens side. Skrivelser fra kommunen skal underkastes et ”servicetjek”, så sproget i de kommunale breve bliver så enkelt, forståeligt og imødekommende som muligt.
Dette hænger ligeledes sammen med forståelsen af kommunen som en serviceorganisation, der er til for borgernes skyld og en optagethed af borgerens retssikkerhed. Derudover kan indsatsen forventes at give mindre arbejde for kommunens medarbejdere efterfølgende, når de breve og afgørelser, der bliver sendt afsted, er umiddelbart forståelige for modtageren.
På denne baggrund sætter Venstre hermed denne sag på byrådets dagsorden til behandling.
Det indstilles, at
Beslutning meddeles venstres gruppe.
Byrådets forretningsorden § 3;
"Dersom et medlem senest 8 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter Borgmesteren denne sag på dagsordenen for førstkommende møde"
at administrationen undersøger, hvordan det kan undgås, at alle afdelinger i Hedensted kommune udsender digitale afgørelsesskrivelser og opkrævninger om fredagen, i weekender samt dagen før en helligdag.
at administrationen underkaster breve fra kommunen et servicetjek, så det undersøges, om der skrives tilpas enkelt, letforståeligt og imødekommende.
Godkendt med den tilføjelse at andet punkt i Venstres forslag ændres, så administrationen opfordres til at forbedre kommunikation, så der skrives tilpas enkelt, letforståeligt og imødekommende.
For: 27 A, F I, K, O, V
Imod: 0
Undlader: 0
I alt: 27
Beslutning. Godkendt