Redegørelse og aktuel status
Kvalitetsledelsessystemet skulle have været certificeret inden 1. januar 2010. Det nåede vi ikke, men derudover kører processen nu nogenlunde efter den reviderede plan.
Systemet blev sat i drift juni 2009 – dog uden den formelle godkendelse af de enkelte procedurer, ligesom ikke alle procedurer var helt færdige - herunder bilag, skabeloner og tjeklister. Ved udarbejdelse af såvel tværgående procedurer som fagprocedurer er der taget udgangspunkt i Miljøministeriets startpakke.
Det har siden vist sig, at startpakken hverken var fuldt dækkende eller levede op til lovens krav.
Systemet er nu i store træk færdigt – der mangler lidt (men væsentlige) småting, hvilket fremgår af de fravigelsesrapporter, der blev lavet i forbindelse med præaudit den 5. november 2009, intern audit den 8. december og den ekstern audit den 5. januar 2010.
Det vil fremgå af de enkelte fravigelsesrapporter, hvad der er blevet gjort for at rette op på uoverensstemmelserne.
Udover egentlige fravigelser har der ved alle audits være forslag til forbedring af systemet og dets implementering.
Hertil kommer at brugerne af systemet også løbende finder og indberetter fravigelser fra systembeskrivelserne samt forslag til forbedringer.
Der er planlagt certificeringsaudit den 10-11. marts 2010, og det forventes at systemet her godkendes og at certificeringen opnås.
Kommende indsats
Den kommende indsats fokuseres på at imødekomme de afvigelser, der har direkte indflydelse på certificeringen og som skal være gennemført inden trin 2-audit. Det drejer sig i første omgang om færdiggørelse af opgavekortlægning og kompetencestyring, gennemførelse af brugertilfredshedsundersøgelse og udarbejde oplæg til ny kvalitetspolitik og overordnede kvalitetsmål, revision af en række fagprocedurer samt udarbejdelse af en plan for godkendelse af ikke godkendte virksomheder og ændring af ikke dækkende godkendelser.
Dernæst tages fat på forhold, der kan forbedre systemet med hensyn til blandt andet gennemskuelighed og effekt. Der bliver lavet en handleplan for at sikre, at alle nødvendige og ønskede ændringer gennemføres.
Det bør nævnes at forbedringsforslag fra henholdsvis den eksterne og den interne auditor ikke nødvendigvis behandles efter samme kriterier. Ekstern auditor har fokus på systemet og forholdet til lovgivningen, mens intern auditors forslag til forbedringer mere har fokus på den praktiske anvendelse og implementering af systemet.
Der skal være ledelsesevaluering mindst en gang om året. Fremtidige analyserapporter om systemets funktion vil - i lighed med denne – indeholde et resumé af de interne og eksterne audits, der har været i den mellemliggende tid, men derudover vil der efter hver audit ske en orientering af ledergruppen i TA.
